Εργαλεία
Pegasus Web App e-hotel
Module Προγραμματισμένες Εργασίες PE.00.088 (προστίθεται)

Λειτουργία
Με την αποστολή email μετά το check in ή το check out , μπορούμε να στέλνουμε αυτόματα email για την κράτηση με τη χρήση κάποιου τυποποιημένου πρότυπου κειμένου όταν θα αλλάζει η κατάσταση πχ από κράτηση σε άφιξη(Διαμονή). Το πρότυπο κείμενο που θα γίνεται αποστολή στο email μπορεί να παίρνει διάφορες πληροφορίες όπως στοιχεία κράτησης , ημερομηνία άφιξης/αναχώρησης ,κτλπ. 

Υπάρχει η δυνατότητα επιλογής του πρότυπου κειμένου που αποστέλλεται ανάλογα με τη [γλώσσα επικοινωνίας] που έχει καταχωρηθεί στην καρτέλα του συναλλασσόμενου της κράτησης.

Σημαντική σημείωση: για να γίνει ο παραπάνω διαχωρισμός, θα πρέπει οπωσδήποτε να οριστεί η κατάλληλη τιμή στο πεδίο [Γλώσσα επικοινωνίας] κατά την καταχώρηση ρυθμίσεων για την ενέργεια [Αποστολή email μετά το checkin/checkout]. Σε διαφορετική περίπτωση (αν δεν οριστεί γλώσσα), η ενέργεια θα αποστέλλει email σε όλους τους συναλλασσόμενους (ανεξαρτήτου γλώσσας επικοινωνίας).

Πως επιλέγουν οι προγραμματισμένες εργασίες σε ποιό mail της κράτησης θα στείλουν;

• Αν είναι συμπληρωμένο το mail της κράτησης, στέλνουν σε αυτό.
• Αλλιώς αν είναι συμπληρωμένο το mail του Συναλλασσόμενου που συνδέεται με τον Τιμολογούμενο της κράτησης, τότε στέλνουν σε αυτό. 
• Αλλιώς αν είναι συμπληρωμένο το mail του Συναλλασσόμενου που συνδέεται με τον Τιμολογούμενο Λοιπών Χρεώσεων της κράτησης, τότε στέλνουν σε αυτό. 
• Αλλιώς αν είναι συμπληρωμένο το mail του Συναλλασσόμενου του διαμένοντα της κράτησης, τότε στέλνουν σε αυτό.

Τα πρότυπα κείμενα email μπορείτε να τα ορίσετε από την επιλογή [toolbox->Εργαλεία παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση αποστολής email->Πρότυπα κείμενα e-mail]

Ρυθμίσεις :

Από την επιλογή [Toolbox->Προγραμματισμένες Εργασίες->Εργασίες->Ενέργειες].
Κάνουμε μία νέα Καταχώρηση. Επιλέγουμε το είδος της ενέργειας που θα εκτελεστεί. Στη προκειμένη περίπτωση επιλέγουμε το Αποστολή email μετά από check in/check out

Επιλέγοντας αυτό το είδος ενέργειας πρέπει να συμπληρώσετε τα ακόλουθα πεδία:

• Καταστάσεις Κρατήσεων/ Διαμονών: Ορίζουμε την κατάσταση των κρατήσεων που μας ενδιαφέρει να παρακολουθεί αυτή η ενέργεια. 

• Πρότυπα Κειµένα e-mail: Το πρότυπο κείμενο που θα γίνεται αποστολή.

• Γλώσσα Επικοινωνίας: Το email θα στέλνεται μόνο σε πελάτες που έχουν αυτή τη γλώσσα επικοινωνίας στην καρτέλα του συναλλασσόμενού τους. Αν την αφήσουμε κενή θα στέλνεται σε όλους - ανεξαρτήτως γλώσσας επικοινωνίας. 

• Από ημερομηνία: Από ποιά ημερομηνία και έπειτα ο αυτοματισμός θα στέλνει με e-mail στις κρατήσεις / διαμονές
• Ώρες μετά την αλλαγή που θα γίνεται αποστολή: Στο πεδίο αυτό μπορούμε να ορίσουμε πόσες ώρες μετά την αλλαγή κατάστασης θα στέλνεται το email. Οι ώρες μπορούν να μην είναι ακέραιος αριθμός. πχ αν θέλουμε να στέλνεται το email μετά από 1 ώρα και 30 λεπτά θα πρέπει να συμπληρώσουμε 1.5 στο πεδίο αυτό
• Αποστολή e-mail Ελέγχου: Στο τύπο ορίζουμε 'ταυτόχρονη αποστολή email' έτσι ώστε να γίνεται αποστολή email και στο πελάτη αλλά και σε δικό μας email. Αν επιλέξουμε αποστολή e-mail μόνο στο email ελέγχου τότε θα γίνεται αποστολή στο δικό μας email που θα έχουμε ορίσει στο πεδίο 'Email Ελέγχου' .

Μπορέιτε να δείτε το τρόπο που ορίζεται η αυτόματη αποστολή βλέποντας τη μελέτη Χρονοπρογραμματισμός Ενεργειών στο Pegasus Web App https://www.tesae.gr/articles/protipes-meletes-i-efarmoges-(pegasus-hermes)/pegasus-hermes-ke-technika-themata/chronoprogrammatismos-energeion-sto-pegasus-web-app.html και εκεί στο είδος εργασίας θα επιλέγετε  Αποστολή email μετά από check in/check out.

Αφού ολοκληρωθούν οι παραπάνω ενέργειες, το e-mail  που θα λαμβάνουν οι πελάτες πχ μετά την αναχώρηση, θα είναι της παρακάτω μορφής .