Καταχώρηση & Διαχείριση Group Κρατήσεων μέσα από το Pegasus e-Hotel Web App!

Χωρίς Περιορισμό σε Δωμάτια, Χρήστες! - Η Ιδανική Επιλογή Κάθε Επιχείρησης Φιλοξενίας!

Σκοπός: Στην Μελέτη αυτή παρουσιάζεται αναλυτικά η Διαδικασία Καταχώρησης Group Κρατήσεων καθώς και ο Τρόπος Διαχείρισής του. 

Τι ορίζουμε ως Group Κράτησεων; Ορίζουμε Κρατήσεις που Εμφανίζουν Κοινά Χαρακτηριστικά μεταξύ τους όπως η Ημερομηνία Άφιξης και υπάγονται κάτω από το ίδιο Ταξιδιωτικό Γραφείο. 

1. Δημιουργία Group Κράτησης

Από την επιλογή [Hotel -> Group Κρατήσεων] εμφανίζονται όλα τα ήδη καταχωρημένα Group. Εάν επιθυμούμε να δημιουργήσουμε κάποιο Group που έχει πολλές Ομοιότητες με κάποιο ήδη καταχωρημένο αρκεί να επιλέξουμε [Ενέργειες -> Αντιγραφή].Εναλλακτικά, από [Ενέργειες -> Νέα Καταχώρηση] ανοίγουμε την Οθόνη Καταχώρησης Group.

[Hotel -> Group Κρατήσεων]

Σαν Βασικές Πληροφορίες Ορίζουμε: 

• Περιγραφή: Το Αναγνωριστικό του Group π.χ. Group Ισπανοί
• Ref Number & Ref Group Code: Αποτελούν τον Κοινό Κωδικό/Αναγνωριστικό με το Ταξιδιωτικό Γραφείο
• Τιμολογούμενος: Επιλέγουμε το Ταξιδιωτικό Γραφείο 
• Τιμοκατάλογος: Επιλέγουμε τον Σωστό Τιμοκατάλογο π.χ. Γραφεία
• Συμβόλαιο: Προαιρετικά, επιλέγουμε κάποιο Συμβόλαιο του Ταξιωτικού Γραφείου

Σημαντική Σημείωση: Τα πεδία Ref Number & Ref Group Code συμμετέχουν στις Φόρμες Εκτύπωσης και μπορούν να χρησιμοποιηθούν σαν Φίλτρο Αναζήτησης

Προσοχή! Είναι πολύ σημαντικό να οριστεί σωστός Τιμοκατάλογος και Συμβόλαιο μιας και βάσει αυτών των επιλογών διαμορφώνονται οι Τιμές των Κρατήσεων

Επιπλέον ορίζουμε: 

• Άφιξη: Η Πιθανή Ημερομηνία Άφιξης Group 
• Αναχώρηση: Η Πιθανή Ημερομηνία Αναχώρησης του Group 
• Κατηγορία: Προαιρετικά, επιλέγουμε αν οι κρατήσεις του group ανήκουν σε κάποια συγκεκριμένη κατηγορία.
• Η πιθανή αναχώρηση μπορεί να μεταβληθεί μετά την άφιξη: Το επιλέγουμε μόνο στην περίπτωση που οι Κρατήσεις του Group δεν αναχωρούν την Ίδια Ημέρα.
• Τυπώνει μαζικό παραστατικό: Με αυτήν την παράμετρο δίνεται η δυνατότητα η αναχώρησης των κρατήσεων χωρίς να έχει προηγηθεί Έκδοση Παραστατικού Διαμονής & Φόρου.
• Ο Φόρος περιέχεται στην Τιμή Διαμονής: Ορίζουμε εάν ο Φόρος περιλαμβάνεται στην Τιμή Διαμονής ή όχι 
• Ο Φόρος χρεώνεται στις λοιπές χρεώσεις: Ορίζουμε εάν ο Φόρος Διαμονής θα τιμολογείται στον Τιμολογούμενο (Ταξιδιωτικό Γραφείο) ή στον Διαμένοντα(Λοιπές Χρεώσεις Κράτησης).

2. Δέσμευση Τύπων Δωματίων 

Εφόσον έχουμε συμπληρώσει τις Πληροφορίες του Group θα πρέπει να ορίσουμε τους Τύπους Δωματίων που επιθυμούμε να δεσμεύσουμε για να δημιουργηθούν οι Κρατήσεις.

Από [Τύποι Δωματίων -> Ενέργειες -> Νέα Καταχώρηση] ανοίγει η Καρτέλα Τύπων Δωματίων ώστε να συμπληρώσουμε τις Απαραίτητες Πληροφορίες

Σαν Βασικές Πληροφορίες Ορίζουμε: 

• Πλήθος: Πόσα Δωμάτια Επιθυμούμε να δεσμεύσουμε
• Τύπος Δωματίων: Για το πλήθος που ορίσαμε τι τύπο δωματίου επιθυμούμε πχ. Δίκλινο, Τρίκλινο κ.ο.κ. 
• Διατροφή: Επιλέγουμε εάν θα περιλαμβάνεται Διατροφή ή όχι 
• Άτομα Διατροφής: Ορίζουμε το Πλήθος Ατόμων που αφορά η Διατροφή εάν έχουμε ορίσει 
• Άτομα: Ενημερώνεται Αυτόματα ως προς το Πλήθος Διαμενόντων εφόσον ορίσουμε πλήθος ενηλίκων και παιδιών 

Ακόμη, δίνονται επιπρόσθετες επιλογές όπως: 

• % Έκπτωση: Ορίζουμε Ποσοστιαία Έκπτωση στη Διαμονή 
• Τιμή Ημέρας: Ορίζουμε συγκεκριμένη τιμή ημέρας διαφορετική του Τιμοκαταλόγου & Συμβολαίου που έχουμε επιλέξει κατά την ενημέρωση πληροφοριών του Group

Εφόσον ολοκληρώσουμε, επιλέγουμε "Έλεγχος Διαθεσιμότητας". Εάν υπάρχουν διαθέσιμα δωμάτια προχωράμε σε "Καταχώρηση" . 

Στην συνέχεια επιλέγουμε "Καταχώρηση" για να δημιουργήσουμε το νέο Group. 

3. Αυτόματη Δημιουργία Κρατήσεων Group

Διαχειριζόμαστε το group από [Ενέργειες -> Διαχείριση] ή με διπλό κλικ. Στο tab "Κρατήσεις" έχουν δημιουργηθεί αυτόματα οι σχετικές κρατήσεις βάσει τύπων δωματίων που δεσμεύσαμε. Στην οθόνη αυτή φαίνονται αναλυτικά τα οικονομικά στοιχεία της κάθε κράτησης.

Στο Πλάνο Δωματίων, οι Κρατήσεις έχουν καταχωρηθεί αυτόματα στην επιλογή "Χωρίς Δωμάτιο". Αρκεί λοιπόν με Drag & Drop να αντιστοιχίσουμε την κάθε Κράτηση με το επιθυμητό δωμάτιο. 

Κάθε κράτηση έχει αντιστοιχιστεί με το δωμάτιό της:

[Group Κρατήσεων -> Επιλογή Επιθυμητού Group -> tab Κρατήσεις]

4. Διαχείριση Group Κρατήσεων

Πλέον, επιλέγουμε πως θα διαχειριστούμε τις κρατήσεις του group, Μαζικά είτε Μεμονωμένα. 

α) Μεμονωμένη Ενημέρωση Άφιξης Κράτησης που ανήκει σε Group 

Προκειμένου να ενημερώσουμε την Πραγματική Άφιξη σε κάποια Κράτηση του Group λειτουργούμε όπως σε όλες τις υπόλοιπες Κρατήσεις που δεν ανήκουν σε κάποιο Group, δηλαδή [Πλάνο Δωματίων -> Δεξί Κλικ στην Επιθυμητή Κράτηση -> Άφιξη] και συμπληρώνουμε την σχετική Ώρα και Ημερομηνία Άφιξης.

β) Μαζική Ενημέρωση Άφιξης Κρατήσεων Group 

Μπορούμε να εκτελέσουμε την άφιξη όλων των κρατήσεων του group μαζικά, μέσα από την Καρτέλα του Group [Ενέργειες -> Μαζική Άφιξη] όπως φαίνεται ακολούθως.Ομοίως, συμπληρώνουμε την σχετική Ώρα και Ημερομηνία Άφιξης. 

Σημαντική Σημείωση 1: Μπορούμε πολύ γρήγορα να μεταβούμε από το Πλάνο Δωματίων στην Καρτέλα του Group κάνοντας δεξί κλικ σε κάποια κράτηση που ανήκει στο επιθυμητό Group και επιλέγοντας "Group Κράτησης". 

Σημαντική Σημείωση 2: Η Ίδια ακριβώς λογική ακολουθείται και για την Ενημέρωση της Αναχώρησης 

5. Αλλαγές & Προσθήκες Group 

Με την Καταχώρηση του Group Κρατήσεων δεν είναι εφικτό να τροποποιήσουμε τους Τύπους Δωματίων που έχουμε δεσμεύσει ή να δημιουργήσουμε νέους. Ωστόσο, μας δίνονται οι παρακάτω επιλογές: 

1. Ενημέρωση Βασικών Πληροφοριών Group:  π.χ. Συμβόλαιο, Κατηγορία 

Μπορούμε να ενημερώσουμε το Group π.χ. ως προς τυχόν Αλλαγή Συμβολαίου.Αυτόματα ενημερώνονται όλες οι κρατήσεις του γροθπ. Προσοχή! Το αντίστροφο δεν είναι εφικτό, δηλαδή δεν μπορεί να γίνει η αλλαγή μέσα από την Καρτέλα Κάθε Κράτησης. Η αλλαγή που επιτρέπεται μέσα από την Καρτέλα Κάθε Κράτησης είναι η Ενημέρωση της Ημερομηνίας Αναχώρησης εφόσον έχουμε επιλέξει "Η πιθανή αναχώρηση μπορεί να μεταβληθεί μετά την άφιξη" κατά την δημιουργία του Group. 

       2. Προσθήκη Νέας Κράτησης στο Group: Μπορούμε να προσθέσουμε μια νέα κράτηση στο Group με τους Ακόλουθους Τρόπους: 

• Δημιουργία Νέας Κράτησης μέσα από το Group από:[Group Κρατήσεων -> Διαχείριση Επιθυμητού Group -> tab Κρατήσεις -> Ενέργειες -> Νέα Καταχώρηση]
• Ενημέρωση Κράτησης με το Group στο οποίο ανήκει: [Hotel -> Κρατήσεις/Διαμονές -> Επιλογή Επιθυμητής Κράτησης με διπλό κλικ -> Group Κράτησης]

6. Αναζήτηση & Μαζική Τιμολόγηση Group Κρατήσεων 

Από [Hotel -> Τιμολόγηση Κρατήσεων/Διαμονών] μπορούμε πολύ εύκολα να αναζητήσουμε άμεσα τις κρατήσεις που επιθυμούμε από την Επιλογή "Εύρεση Διαμονών" ορίζοντας σαν φίλτρα αναζήτησης: 

• Group Κράτησης 
• Ref Number
• Ref Group

Στο παράδειγμα μας έχουμε ορίσει σαν Φίλτρο Αναζήτησης το Ref Number του Group όπως φαίνεται ακολούθως. 

Έχουμε απευθείας εικόνα ως προς τις οικονομικές εκκρεμότητες, αφού παρουσιάζονται αναλυτικά το Ατιμολόγητο Ποσό Διαμονής και Φόρου. Προκειμένου να προχωρήσουμε στην Τιμολόγησή τους Μαζικάαρκεί να επιλέξουμε: 

1. Επιλογή όλων για μαζική - Απαραίτητη Προυπόθεση να έχουμε επιλέξει "Τυπώνει Μαζικό Παραστατικό" κατά την Δημιουργία του Group
2. Μαζική Τιμολόγηση Διαμονών ή Μαζική Τιμολόγηση Φόρου για την Τιμολόγηση της Διαμονής ή Φόρου αντίστοιχα

Το Τμήμα Marketing & Πωλήσεων Παραμένει στην Διάθεση σας για Οποιαδήποτε Απορία!