Σκοπός:

Στην παρούσα μελέτη, θα παρουσιαστεί η χρήση της π-αναφοράς [Παραστατικά Πελάτη για Bavel], για τη δημιουργία του κατάλληλου αρχείου .csv που απαιτείται ώστε να ενημερωθεί η υπηρεσία Bavel με τα παραστατικά συγκεκριμένων πελατών που έχουν καταχωρηθεί στο Pegasus Web App e-Hotel. 

Η Bavel είναι η ενδιάμεση υπηρεσία μεταξύ των ξενοδόχων και κάποιων ταξιδιωτικών γραφείων. Ο ξενοδόχος μπορεί να καταχωρήσει στην πλατφόρμα της Bavel τα παραστατικά για το ταξιδιωτικό γραφείο και η Bavel, αναλαμβάνει την απευθειας ενσωμάτωση των παραστατικών αυτών, στο Λογιστικό πρόγραμμα του γραφείου. 

Με τη χρήση της π-αναφοράς [Παραστατικά Πελάτη για Bavel], η διαδικασία δημιουργίας του απαραίτητου αρχείου γίνεται αυτόματα.

Ρυθμίσεις:

- Η εγκατάσταση Pegasus Web App e-Hotel πρέπει να έχει όλες τις τελευταίες αναβαθμίσεις.

Βήματα:

1. Επιλέγουμε την αναφορά [Παραστατικά Πελάτη για Bavel] από την επιλογή πάνω αριστερά [Λίστα Αναφορών->Αναφορές Ξενοδοχείου(Κρατήσεις)].

Σημείωση: μπορούμε να εκτελέσουμε τη συγκεκριμένη αναφορά απευθείας από την καρτέλα του σχετικού πελάτη [Ενέργειες->π-Αναφορές], ώστε να επιλεχθεί αυτόματα ο συγκεκριμένος.

Πεδία π-Αναφοράς

Πελάτης: Για να γίνει η εκτέλεση της π-Αναφοράς απαραίτητο είναι να επιλέξετε κάποιον πελάτη στο αντίστοιχο πεδίο. Σε περίπτωση που δεν γίνει κάποια επιλογή το πεδίο θα μείνει κενό(θα πάρει την τιμή 0) και δεν θα επιστραφούν αποτελέσματα π-Αναφοράς.

Τύποι Παραστατικών: Στο πεδίο Τύποι Παραστατικών μπορείτε να επιλέξετε έναν ή και περισσότερους τύπους παραστατικών. Ανάλογα με τις επιλογές σας, διαμορφώνονται και τα αποτελέσματα της π-Αναφοράς. Στη λίστα των αποτελεσμάτων θα υπάρχουν γραμμές που αφορούν το σύνολο των τύπων που επιλέξατε.

Παραμετρικό Πεδίο Πελάτη: Είναι πιθανό ο πελάτης του παραστατικού μας να έχει κάποιο Vendor ID στην πλατφόρμα της Bavel. Εφόσον γνωρίζουμε αυτό το στοιχείο, θα πρέπει να το συμπληρώσουμε μέσα την καρτέλα του πελάτη στο Pegasus Web App. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε κάποιο από τα παραμετρικά-αριθμητικά πεδία του πελάτη, για να συμπληρώνουμε αυτό το Vendor ID. Αν π.χ. συμπληρώνουμε το Vendor ID στο πρώτο αριθμητικό πεδίο, τότε, θα πρέπει να επιλέξουμε το "Παραμετρικό Αριθμητικό 1" εδώ.

Ημερομηνία Από-Έως: Μπορείτε να ορίσετε το διάστημα μεταξύ ημερομηνιών για το οποίο θα γίνει η αναζήτηση κινήσεων παραστατικών. Επομένως, εισάγετε διαστήματα που αποσκοπούν ημερομηνίες παραστατικών.

Εξαγωγή

Εφόσον έγινε ορθή αναζήτηση, από [Ενέργειες-> Εξαγωγή σε CSV] μπορείτε να δημιουργήσετε το αρχείο CSV με τα αποτελέσματα της π-Αναφοράς. Στη συνέχεια μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο που κατέβηκε. Σε αυτό το σημείο είναι απαραίτητο να διαγράψετε την 1η γραμμή του αρχείου και να αποθηκεύσετε την αλλαγή. Επομένως, πρέπει να σιγουρευτείτε ότι το αρχείο ξεκινάει απευθείας με τα αποτελέσματα της π-Αναφοράς.

Στη συνέχεια, το αρχείο αυτό μπορείτε να το εισάγετε στο σύστημα Bavel.

Είναι σημαντικό να αναφέρουμε ορισμένα χαρακτηριστικά του αρχείου CSV που παράχθηκε.

1. Κάθε γραμμή του αρχείου αντιστοιχεί σε μία κίνηση μέσα σε κάποιο παραστατικό. Μέσα σε ένα αρχείο είναι δυνατό να έχουμε ένα η περισσότερα παραστατικά και πολλές κινήσεις να αφορούν το ίδιο παραστατικό.

2. Τα *πεδία/στήλες csv διαχωρίζονται μεταξύ τους με το σύμβολο ";"

3. Τα διάφορα ποσά της αναφοράς συμπεριλαμβάνουν το ΦΠΑ

*πεδία/στήλες csv

1. Vendor ID: Η τιμή προκύπτει από αυτό που εισάγατε στο πεδίο "Παραμετρικό Πεδίο Πελάτη" στα πεδία της π-Αναφοράς κατά την αναζήτηση.

2. Invoice Type: Κάθε τύπος παραστατικού (π.χ. ΑΠΥ, ΤΠΥ) έχει Κωδικό Κίνησης (ΚΚ). Ανάλογα με τον ΚΚ, δηλαδή αν αφορά Χρέωση ή Πίστωση, το πεδίο παίρνει την τιμή "D" ή "C" αντίστοιχα.

3. Αριθμός: Ο αριθμός του παραστατικού.

4. Credited invoice: Δεν συμπληρώνεται.

5. Ημερομηνία: Ημερομηνία έκδοσης παραστατικού.

6. Κωδικός: Ο κωδικός κράτησης του πελάτη.

7. Περιγραφή: Περιγραφή του τιμολογούμενου είδους(π.χ. διαμονή).

8. Pax leader: Ονοματεπώνυμο βασικού διαμένοντα.

9. Άφιξη: Πιθανή ημέρα άφιξης.

10. Ημέρες Διαμονής: Διάρκεια διαμονής (ημέρες).

11. Ποσότητα: Η ποσότητα του είδους/υπηρεσίας της κίνησης.

12. Τιμή Μονάδας: Η τιμή ανα μονάδα (είδους/υπηρεσίας). Περιέχει Φ.Π.Α.

13. Κωδ. Ξένου Νομίσματος: Κωδικός νομίσματος που χρησιμοποιείται στο παραστατικό (π.χ. EUR, USD, κτλπ). Εάν είναι κενό παίρνει την τιμή "EUR".

14. Έκπτωση στο σύνολο: Δεν συμπληρώνεται.

15. Καθαρή Αξία + Φ.Π.Α.: Σε αυτό το πεδίο υπολογίζεται η καθαρή αξία των ειδών της κίνησης μαζί με το αντίστοιχο Φ.Π.Α.

16. %Φ.Π.Α.: Φορολογικός συντελεστής.

17. Σύνολο: Συνολική αξία παραστατικού που ανήκει η κίνηση. Περιέχει Φ.Π.Α.

2. Εισαγωγή του αρχείου .csv στην Bavel

- Στο site https://identityserver.voxelgroup.net/, κάνουμε login με τα στοιχεία λογαριασμού της Bavel.

- Στη σελίδα ρυθμίσεων του λογαριασμού, θα πρέπει να ελέγξουμε ότι το format των πεδίων:

• Decimal separator
• Field separator
• Date format

είναι ίδιο με αυτό που έχει το .csv που δημιουργήσαμε από την π-αναφορά.

Σημείωση: Οι ρυθμίσεις των παραπάνω πεδίων για το .csv που δημιουργεί η εφαρμογή είναι:

• Decimal separator: .
• Field separator: ;
• Date format: Y-m-d 

- Eπιλέγουμε το όνομα του ταξιδιωτικού γραφείου στο πεδίο [Recipient].

- Επιλέγουμε το αρχείο .csv που δημιουργήθηκε στο Βήμα#1 από την π-αναφορά (κλικ στο button [Browse]).

- Kάνουμε κλικ στο button [Ιmport]. Μετά από αυτό, το αρχείο ανεβαίνει στους server της Bavel και πλέον τα παραστατικά είναι καταχωρημένα.