Στην παρούσα μελέτη περιγράφονται αναλυτικά τα βήματα καταχώρησης προκαταβολής ανά κράτηση, ο έλεγχος για αναμενόμενες προκαταβολές σε περίοδο και η καταχώρηση είσπραξης προκαταβολής και ενημέρωσης του συστήματος.

Καταχώρηση Προκαταβολών

1. Καταχώρηση Προκαταβολής σε κράτηση.

Στο tab[Οικονομικά] ορίζω το ποσό προκαταβολής που θέλω να εισπράξω ή το ποσοστό επί της συνολικής τιμής δωματίου. Τέλος, επιλέγω την "ημερομηνία λήξης" της προκαταβολής, δηλαδή οριστική προθεσμία μέχρι την οποία θα πρέπει να εισπράξω προκαταβολή, ώστε να επιβεβαιωθεί η κράτηση. Αφού, ολοκληρώσω και με τα υπόλοιπα στοιχεία της κράτησης επιλέγω [Καταχώρηση].

Έλεγχος για Αναμενόμενες Προκαταβολές

2. Στην επιλογή [Λίστα Αναφορών -> Αναζήτηση] πληκτρολογώ μέρος από το λεκτικό της αναφοράς "Αναμενόμενες Προκαταβολές" και επιλέγω την αναζήτηση.

3. Επιλέγοντας την παραπάνω αναφορά, μπορώ να ορίσω ημερομηνίες για τις οποίες περιμένω την είσπραξη προκαταβολών από τα αντίστοιχα πεδία "Λήξη Προκαταβολής Από - Έως". Για κάθε είσπραξη προκαταβολής που θέλω να καταχωρήσω, με διπλό κλικ επάνω στην εγγραφή, ανοίγει απευθείας η κράτηση που αφορά τον συγκεκριμένο πελάτη.

Καταχώρηση Είσπραξης Προκαταβολής

4. α) Αφού μεταφερθώ στην οθόνη κράτησης, μεταβαίνω στο tab [Λοιπές Χρεώσεις-Πιστώσεις -> Νέα Καταχώρηση] επιλέγω το Τμήμα Προκαταβολών, καταχωρώ το ποσό της προκαταβολής στο πεδίο "Είσπραξη (Πίστωση)", επιλέγω "Καταχώρηση" και έπειτα ξανά "Καταχώρηση" στο γενικό παράθυρο της κράτησης. 

   β) Με την καταχώρηση της πίστωσης, έχω τη δυνατότητα να εκτυπώσω αποδεικτικό είσπραξης και να το προσκομίσω στον πελάτη, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

5. Μετά το βήμα 4 επιστρέφω αυτόματα στην αναφορά "Αναμενόμενες Προκαταβολές", όπου αν εκτελέσω εκ νέου αναζήτηση, αφαιρεί την εγγραφή για την προκαταβολή που μόλις καταχώρησα.

6. Τέλος, εάν επισκεφθώ οποιαδήποτε στιγμή την καρτέλα κράτησης, στο tab [Οικνομικά], στο τμήμα της προκαταβολής, έχει συμπληρωθεί το πεδίο "Εισπραγμένη" με το αντίστοιχο ποσό που πέρασα, όπως στην εικόνα που ακολουθεί.