Σκοπός:

Αναλυτική Παρουσίαση της κλασικής Διαδικασίας για την Απογραφή Αποθήκης στο Pegasus WebApp.

Προαπαιτούμενα: 

PE.00.020 Module Απογραφή Αποθήκης

Σημαντικό:

• Θα πρέπει το Pegasus WebApp να είναι πλήρως ενημερωμένο με τις τελευταίες αναβαθμίσεις.
• Πριν οποιαδήποτε ενημέρωση της αποθήκης σας θα πρέπει να έχετε πάρει ένα πλήρες backup της εφαρμογής σας. Δείτε τη διαδικασία ΕΔΩ
• Μπορείτε πάντα να συμβουλεύεστε τις βοήθειες των οθονών με δεξί κλικ -> Βοήθεια

Λογική Απογραφής:
Στην απογραφή καταχωρείτε τις ποσότητες που έχετε μετρήσει στην αποθήκη σας για κάθε είδος (ποσότητα φυσικής απογραφής).
Το πρόγραμμα συγκρίνει την ποσότητα αυτήν με την ποσότητα που εμφανίζει σαν υπόλοιπο την ημερομηνία που έχετε ορίσει ότι αφορά η απογραφή (υπόλοιπο που δείχνει η εφαρμογή) και υπολογίζει την διαφορά για κάθε είδος. Για να μπορέσει να υπολογιστεί η διαφορά θα πρέπει να έχετε κάνει την ενημέρωση της απογραφής από την αποθήκη με τις ποσότητες που δείχνει η εφαρμογή.
Η διαδικασία της απογραφής βρίσκεται στην επιλογή [Toolbox->Βάσεις Δεδομένων ->Προϊόντα Υπηρεσίες -> Απογραφή] .

Η λίστα της απογραφής για κάθε είδος και αποθηκευτικό χώρο έχει τα εξής σημαντικά πεδία:
-Ποσότητα απογραφής: Τι μετρήσατε στην απογραφή
-Υπόλοιπο Αποθήκης : Τι δείχνει το πρόγραμμα σαν υπόλοιπο την περίοδο που μετρήσατε. Το ενημερώνετε με την Δράση [Εύρεση υπολοίπων από Αποθήκη]
-Διαφορά: Την διαφορά των 2 ποσοτήτων που θα πρέπει να καταχωρηθεί στην αποθήκη ώστε στο τέλος της περιόδου απογραφής να δείχνει σαν υπόλοιπο την [Ποσότητα Απογραφής].

Εκτέλεση: 

Τα βήματα της απογραφής: 

Βήμα 1 

Ενημερώσεις Περιόδου Απογραφής: Ορίζετε την περίοδο για την οποία θα καταχωρήσετε - ενημερώσετε απογραφή (π.χ. 1/1/2020 έως 31/12/2020).
Σημειωση: Η περίοδος της απογραφής χρησιμοποιείται για τους εξής λόγους:
α. Στην εύρεση των υπολοίπων ποσοτήτων, το πρόγραμμα βρίσκει τις ποσότητες μέχρι την ημερομηνία που ορίζει το "έως" της περιόδου.
β. Αν υπολογίσετε το κόστος με Μέση Τιμή, το πρόγραμμα βρίσκει την μέση τιμή κτήσης από τις κινήσεις της περιόδου.
γ. Στην ενημέρωση των διορθωτικών κινήσεων στην αποθήκη, το πρόγραμμα ορίζει σαν ημερομηνία κίνησης την τελ. ημέρα της περιόδου.

Βήμα 2

Εύρεση Υπολοίπων από αποθήκη: Με αυτήν την εργασία ενημερώνετε την λίστα της απογραφής από τα υπόλοιπα των ειδών στην αποθήκη στην ημερομηνία που ορίζει το πεδίο "Υπόλοιπα Αποθήκης έως και".
Την ημερομηνία αυτήν την είχατε ορίσει στο Βήμα 1.
Δίνετε ποιούς αποθηκευτικούς χώρους να ελέγξει.

Κατά την ενημέρωση :

α. Μηδενίζονται στην λίστα της απογραφής οι τιμές στο πεδίο [Υπόλοιπο Αποθήκης] (για τους χώρους που δίνετε).
β. Στην συνέχεια το πρόγραμμα βρίσκει τα είδη που έχουν υπόλοιπο ανά χώρο και ενημερώνει την λίστα της απογραφής ( το πεδίο [Υπόλοιπο Αποθήκης] σε κάθε είδος). Στα είδη που βρίσκει υπόλοιπο ενημερώνει και το κόστος (βάση της μεθόδου που έχετε ορίσει στις παραμέτρους και στο είδος).
γ. Αν έχετε τσεκάρει ότι "οι ποσότητες απογραφής ενημερώνονται με το υπόλοιπο" τότε για κάθε είδος το πεδίο [Ποσότητα Απογραφής] παίρνει τιμή ίδια με το πεδίο [Υπόλοιπο Αποθήκης]. Αυτό είναι χρήσιμο αν δεν έχετε ήδη κάνει την καταχώρηση της απογραφής και η φυσική σας απογραφή δεν έχει πολλές αποκλίσεις με τα υπόλοιπα που δείχνε η εφαρμογή. Με αυτόν τον τρόπο θα χρειαστεί να καταχωρήσετε μόνο τα είδη που έχουν διαφορές.
δ. Αν τσεκάρετε το "Να διαγραφούν οι καταχωρήσεις που υπάρχουν ήδη στην απογραφή", τότε η εφαρμογή διαγράφει όλες τις εγγραφές, από την λίστα απογραφής, που αφορούν στους χώρους που δίνετε. Είναι χρήσιμο αν θέλετε να ξεκινήσετε νέα απογραφή.
ε. Αν τσεκάρετε το "να βρεθεί το υπόλοιπο μόνο των καταχωρημένων στην απογραφή ειδών" η εφαρμογή δεν θα βρει όλα τα υπόλοιπα αλλά μόνο για τα είδη που έχετε καταχωρήσει στην απογραφή. Αυτό είναι χρήσιμο στην περίπτωση που κάνετε μερική απογραφή της αποθήκης σας (π.χ. τα αναλώσιμα του χώρου 1).
στ. Αν τσεκάρετε το "Υπολογισμό Κόστους ανά Χώρο" η εφαρμογή υπολογίζει το κόστος από την κίνηση του κάθε είδους στον χώρο, διαφορετικά βρίσκει το κόστος από την συνολική κίνηση του είδους.
ζ. Αν τσεκάρετε το "Να βρεθούν όλα τα ενεργά είδη χωρίς έλεγχο υπολοίπου", ενημερώνεται η απογραφή με όλα τα είδη που δεν έχουν ενημερωθεί από τα προηγούμενα βήματα. Σε αυτήν την περίπτωση δημιουργεί μία εγγραφή ανά αποθήκη που έχετε επιλέξει. Αν δηλαδή έχετε επιλέξει τις αποθήκες από 0 έως 1 θα δημιουργήσει εγγραφές των ειδών για την αποθήκη 0 και για την αποθήκη 1 στην απογραφή.
Αν παρακολουθείτε την αποθήκη με χρώμα/μέγεθος θα εμφανιστεί η ανάλυση με χρώμα/μέγεθος.
Αν παρακολουθείτε παρτίδες, θα εμφανιστούν όλες οι παρτίδες που δεν είναι κλεισμένες (δείτε το πεδίο "Έκλεισε η Παρακολούθηση" στις παρτίδες).
η. Έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε είδη από συγκεκριμένες ομάδες/υποομάδες, κάνοντας drag/drop τη σχετική εγγραφή από δεξιά προς τα αριστερά.

Αφού δώσετε τα στοιχεία που θέλετε πατάτε το "Εκτέλεση"

ΠΡΟΣΟΧΗ!!!!
Αν η λίστα απογραφής περιέχει τις ποσότητες Απογραφής σωστές (τις έχετε ήδη ενημερώσει) μην τσεκάρετε το πεδίο "οι ποσότητες απογραφής ενημερώνονται με το υπόλοιπο"
Αν η αποθήκη σας παρακολουθεί χρώμα/μέγεθος (το έχετε ορίσει στις βασικές παραμέτρους της εφαρμογής) και επιλέξετε εύρεση υπολοίπου ανά Χρώμα/Μέγεθος, η απογραφή ενημερώνεται με τα χρώματα / μεγέθη των ειδών.
Αν η αποθήκη σας παρακολουθεί παρτίδες (το έχετε ορίσει στις βασικές παραμέτρους της εφαρμογής) και επιλέξετε εύρεση υπολοίπου ανά Παρτίδα η απογραφή ενημερώνεται και με τις παρτίδες ειδών. Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να ελέγξετε τις κινήσεις της αποθήκης ώστε να έχουν όλες σωστές τις παρτίδες σας.
Αν η αποθήκη σας παρακολουθεί S.N. (το έχετε ορίσει στις βασικές παραμέτρους της εφαρμογής) και επιλέξετε εύρεση υπολοίπου ανά S.N. η απογραφή ενημερώνεται και με τα S.N. των ειδών.

Βήμα 3

Εύρεση Τιμής Κόστους: Ενημερώνει την λίστα απογραφής με την τιμή κόστους με τον τρόπο που θέλετε (τελευταία, πρώτη, μέση κ.ο.κ.).

Με αυτήν την διαδικασία το πρόγραμμα βρίσκει την τιμή κόστους για τα είδη που έχετε στην λίστα της απογραφής.

Μπορείτε να ορίσετε άλλη μέθοδο εύρεση του κόστους από αυτήν που έχετε στις παραμέτρους.

π.χ. μπορεί να έχετε ορίσει την Τελευταία τιμή για να βλέπετε τα κόστη, αλλά την απογραφή να την κάνετε με μέση τιμή.

Ο Τρόπος Υπολογισμού της τιμής Κόστους γίνεται όπως περιγράφεται στις οδηγίες

Υπολογίζει την Τιμή Κόστους όπου Υπάρχει: Αν το τσεκάρετε, στα είδη που έχετε συμπληρωμένη τιμή στο το πεδίο [Τιμή Κόστους] φέρνει αυτήν και αγνοεί τον τρόπο υπολογισμού που έχετε επιλέξει.

Αν το είδος έχει παρτίδα βρίσκει την τιμή του πεδίου [Τιμή Κόστους] της παρτίδας.

Αν το είδος έχει S.N. βρίσκει την τιμή του πεδίου [Τιμή Κόστους] του S.N.

Υπολογισμός του Κόστους από τις Κινήσεις

Ορίζετε πως θα ενημερωθεί το κόστος του κάθε είδους από τις κινήσεις του.

Υπολογισμός του Κόστους από τις Κινήσεις -> του Κάθε Χώρου Ξεχωριστά: Αν το τσεκάρετε τότε θα υπολογίσει το κόστος σε κάθε είδος ανά χώρο ξεχωριστά.Με αυτόν τον τρόπο το κάθε είδος μπορεί να έχει διαφορετικό κόστος ανά χώρο ή

συνολικά από τις κινήσεις των Αποθηκών Από - Έως: Αν δεν τσεκάρετε το [του Κάθε Χώρου Ξεχωριστά] τότε ορίζετε τις αποθήκες των οποίων τις κινήσεις θα χρησιμοποιήσει για τον υπολογισμό του κόστους.Για παράδειγμα μπορείτε να υπολογίσετε το κόστος σε όλες τις αποθήκες μόνο από τις κινήσεις της κεντρικής σας αποθήκης, καθώς σε αυτήν αγοράζετε τα είδη.


Στη παραπάνω οθόνη εάν πατήσετε στο button [Συνολικό κόστος] εμφανίζει το συνολικό κόστος της απογραφής για τα είδη που έχουν ποσότητα μεγαλύτερη του 0.

Βήμα 4

Ενημερώνετε τις ποσότητες των ειδών (την πραγματική σας απογραφή). Με διπλό κλικ σε κάθε εγγραφή συμπληρώνετε/διορθώνετε το πεδίο ποσότητα.

Βήμα 5

Ενημέρωση Αποθήκης με Απογραφή: Ενημερώνετε την αποθήκη με τις διαφορές ώστε να δείχνει τις πραγματικές ποσότητες στην ημερομηνία που θέλετε. Αυτή η διαδικασία δημιουργεί στην αποθήκη σας τις διορθωτικές κινήσεις που πρέπει ώστε το υπόλοιπο των ειδών να ταιριάζει με αυτό της απογραφής. Αν για παράδειγμα ένα είδος έχει :
Ποσότητα Φυσικής Απογραφής (αυτό που μετρήσατε και καταχωρήσατε) = 10
Υπόλοιπο που δείχνει η εφαρμογή (όπως ενημερώθηκε κατά το βήμα 2) = 3
Διαφορά = 7
στο βήμα αυτό θα δημιουργηθεί μία κίνηση με ποσότητα 7 ώστε το πρόγραμμα να δείχνει υπόλοιπο 7.

Με την διαδικασία της [ενημέρωσης της αποθήκης με Απογραφή], θα δημιουργηθεί κίνηση στην αποθήκη με την τιμή που έχει το πεδίο [Διαφορά] σε όσα είδη στην λίστα απογραφής έχουν [Διαφορά] διαφορετική του μηδέν.

Σημειώσεις:
1. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το πεδίο [Υπόλοιπο Αποθήκης] σε κάθε είδος της λίστας της απογραφής είναι σωστό. Στην ουσία θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι μετά την [Εύρεση Υπολοίπων από Αποθήκη] που κάνατε στην απογραφή, δεν έχουν γίνει κινήσεις στην αποθήκη στην περίοδο που αφορά στην απογραφή. Αν δεν είναι σίγουρο αυτό, ίσως να πρέπει να επαναλάβετε την [Εύρεση Υπολοίπων από Αποθήκη].

2. Οι κινήσεις που δημιουργούνται στην αποθήκη έχουν στο πεδίο "Παράμετρος 1" την περίοδο που αφορά στην απογραφή. Αν για παράδειγμα η απογραφή αφορά στο διάστημα από 01/01/2014 έως και 31/12/2014 θα έχουμε κινήσεις με :
α. Παράμετρο 1 = 20140101-20141231 (για τις απλές κινήσεις)
β. Παράμετρο 1 = 20140101-20141231_c (για τις κινήσεις με χρώμα - μέγεθος)
γ. Παράμετρο 1 = 20140101-20141231_l (για τις κινήσεις με παρτίδες)
δ. Παράμετρο 1 = 20140101-20141231_s (για τις κινήσεις με S.N.)

3. Αν κάνετε ενημέρωση δεύτερη φορά, τότε δεν διορθώνονται οι κινήσεις που δημιουργήθηκαν την πρώτη φορά, οπότε θα προκύψουν λάθος σύνολα.

4. Αν παρακολουθείτε χρώμα-μέγεθος, παρτίδες ή/και S.N. , το πρόγραμμα δημιουργεί μία κίνηση για κάθε ανάλογο οδηγό ανά κωδικό, αποθήκη και τιμή κόστους, στην οποία κίνηση ενσωματώνει τις επιμέρους κινήσεις των χρωμάτων-μεγεθών, παρτίδων και S.N.

Βήμα 6

Ενημέρωση Ιστορικού Απογραφής: Ενημερώνει το ιστορικό της απογραφής, ώστε να μπορείτε να ανατρέξετε κάθε φορά στις απογραφές προηγούμενων ετών. Το ιστορικό αποθηκεύεται με βάση την ημερομηνία.

Η διαδικασία αυτή χρησιμεύει, για να μπορείτε να δείτε σε μεταγενέστερο χρόνο, την απογραφή που είχατε κάνει (τόσο την υποχρεωτική - τέλος του έτους - όσο και τις ελεγκτικές που μπορεί να κάνετε π.χ. ανά μήνα).

Αν θέλετε να διαγράψετε το ιστορικό της συγκεκριμένης απογραφής, πριν γίνει η ενημέρωση, πατάτε το button "Διαγραφή Ιστορικού".

Τέλος περιγράφονται παρακάτω και οι ενέργειες των υπόλοιπων πλήκτρων της οθόνης: 

• Επιπλέον Ποσότητα από Κινήσεις: Σε αυτήν την επιλογή ενημερώνετε το πεδίο [Επιπλέον Ποσότητα Απογραφής] στα είδη που έχετε καταχωρήσει στην απογραφή σας, από τις κινήσεις που έγιναν στην περίοδο που δίνετε. Η ποσότητα ενημερώνεται με την έκφραση:
  
  [Ποσότητα Πωλήσεων]-[Ποσότητα Αγορών]
  
  Λειτουργία
  
  Έχετε για παράδειγμα ενημερώσει την απογραφή με υπόλοιπα από αποθήκη μέχρι την 31/12.
  Την καταγραφή των ποσοτήτων όμως την κάνετε την 06/01 (εξι ημέρες μετά). Στο διάστημα αυτό έχετε κάνει αγορές και πωλήσεις.
  Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει από την ποσότητα που απογράψατε θα πρέπει να:
  α. Προστεθεί η ποσότητα των πωλήσεων που κάνατε από 01/01 έως 06/01 και να
  β. Αφαιρεθεί η ποσότητα των αγορών που κάνατε από 01/01 έως 06/01
  ώστε η ποσότητα που απογράψατε να ανταποκρίνεται στην πραγματική ποσότητα της 31/12

• Γρήγορη καταχώρηση Απογραφής: Εκτός απο τη κλασική καταχώρηση ποσότητας (βλέπε βήμα 4) , μπορείτε να κάνετε online καταχωρήσεις σε απογραφή ορίζοντας τον αποθηκευτικό χώρο και καταχωρώντας το barcode του είδους η του χρώματος μεγέθους επιλέγοντας την επιθυμητή ποσότητα και πατώντας προσθήκη στην Απογραφή.
  
  Κωδικός: Σε αυτό το πεδίο μπορείτε να πληκτρολογήσετε τον κωδικό που επιθυμείτε για να αναζητήσετε πατήσετε enter. Εναλλακτικά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάποιο μηχάνημα αυτόματης σάρωσης (scanner).
  
  Για πιο σύνθετες αναζητήσεις με βάση την "Περιγραφή" ενός είδους μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τους εξής χαρακτήρες:
  ~ : Αν θέλουμε συμβολοσειρά που πληκτρολογήσαμε να περιέχεται στην Περιγραφή πχ '~DESC'
  ~+ : Αν θέλουμε να περιέχονται όλες οι λέξεις που πληκτρολογήσαμε στην Περιγραφή πχ '~+DESC1 DESC2'
  ~- : Αν θέλουμε να περιέχεται τουλάχιστον μία από τις λέξεις που πληκτρολογήσαμε στην Περιγραφή πχ '~-DESC1 DESC2'
  = : Αν θέλουμε η περιγραφή να είναι ακριβώς ίδια με τη λέξη που πληκτρολογήσαμε πχ '=DESC'

• Διαγραφή Όλων των κινήσεων Απογραφής: Διαγράφει τις κινήσεις που δεν ανήκουν σε παραστατικό και έχουν:
  ημερομηνία = λήξη της περιόδου απογραφής
  Παράμετρο 1 = Το διάστημα της περιόδου (όπως αναφέρεται παραπάνω)
  Σχετικό Πίνακα = i07 

• Διαγραφή Απογραφής: Με αυτήν την διαδικασία διαγράφετε όλες τις εγγραφές που έχετε στην απογραφή.
  Η Διαδικασία είναι χρήσιμη στην περίπτωση που θέλετε να κάνετε νέα απογραφή από την αρχή.

Αναφορά Απογραφής

Με την αναβάθμιση [Απογραφή v1.00 r025], προστέθηκε η αναφορά [Απογραφή Αποθήκης] στις διαθέσιμες αναφορές της εφαρμογής. Η συγκεκριμένη αναφορά εκτυπώνει την κατάσταση της τρέχουσας απογραφής.

Για να εμφανίσει αποτελέσματα, θα πρέπει να έχει προηγηθεί η διαδικασία της απογραφής.

Επιλέγετε τα σχετικά καταστήματα πχ Κεντρικό και εκτελείτε [Αναζήτηση]. Η αναφορά τυπώνει τα είδη από τη λίστα απογραφής, όσα έχουν [ποσοτητα απογραφής] μεγαλύτερη του 0. Σαν τιμή κόστους, χρησιμοποιεί την τιμή κόστους που έχει καταχωρηθεί στην απογραφή.

Σημείωση: η αναφορά εκτυπώνει το σύνολο των ποσοτήτων ανά είδος, δεν κάνει διαχωρισμό ανά κατάστημα.

Μπορείτε να εξάγετε τα αποτελέσματά της σε excel, csv, pdf ή να τα εκτυπώσετε χρησιμοποιώντας την σχετική φόρμα εκτύπωσης.