Σκοπός: Η παρούσα μελέτη περιγράφει τα απαραίτητα βήματα που πρέπει να γίνουν από τον χρήστη προκειμένου να πραγματοποιηθεί η σωστή αποστολή και παραλαβή των παραστατικών που απαιτούνται για την ενημέρωση της υπηρεσίας myDATA.

Προϋποθέσεις:

Θα πρέπει να έχουν γίνει οι βασικές ρυθμίσεις όπως περιγράφονται στη μελέτη Παραμετροποίηση του module myDATA μέσα από το Pegasus Web App ERP .
Επίσης να κάνετε όλες τις διαθέσιμες αναβαθμίσεις στην εφαρμογή σας.

1. on-line Ενημέρωση
Στην on-line ενημέρωση η εφαρμογή όταν καταχωρείτε/τροποποιείτε/διαγράφετε ένα παραστατικό, ενημερώνει αυτόματα το myDATA.
Για να ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε την on-line ενημέρωση στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση myDATA->Βασικές Παράμετροι myDATA],  δείτε το πεδίο [Αυτόματη ενημέρωση myDATA μετά την καταχώρηση παραστατικού].

2. Λειτουργία (χειροκίνητη):

Η διαδικασία χωρίζεται σε 3 βασικά βήματα:

1. Δημιουργία Παραστατικών από το ERP
2. Αποστολή Παραστατικών στο myDATA
3. Παραλαβή Παραστατικών από το myDATA

2.1. Δημιουργία Παραστατικών από το ERP
[Λογιστήριο -> myDATA: Dashboard -> Δημιουργία Παραστατικών από το ERP]

Στις εφαρμογές Pegasus Web App, η σχετική εγγραφή από τα πρωτογενή παραστατικά (τα παραστατικά τα οποία έχετε ορίσει ότι θα στείλετε στο myDATA ή περιμένετε την παραλαβή τους από το myDATA) δημιουργείται αυτόματα με την καταχώρηση του παραστατικού. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την συγκεκριμένη επιλογή σε περίπτωση που θέλετε να δημιουργήσετε παραστατικά αναδρομικά πχ ανά μήνα.

Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία στο πεδίο [Τροποποίηση από] είναι τουλάχιστον ίση με την τιμή στο πεδίο [Ημερομηνία από] ή απλά κενή.

Με κλικ στο button [Δημιουργία Παραστατικών], δημιουργούνται οι σχετικές εγγραφές στο πλαίσιο [Παραστατικά myDATA].

Σημείωση#1: Δεν δημιουργεί παραστατικό myDATA για τα Ακυρωμένα παραστατικά και τα Ακυρωτικά τους

2.2. Αποστολή Παραστατικών στο myDATA
[Λογιστήριο -> myDATA: Dashboard -> Ενέργειες myDATA -> Αποστολή Επιλεγμένων στην ΑΑΔΕ]

Με αυτήν την επιλογή γίνεται αποστολή των επιλεγμένων παραστατικών που είναι καταχωρημένα στο πλαίσιο [Παραστατικά myDATA]  και είναι χαρακτηρισμένα σαν [Προς Αποστολή] (στην ουσία, πρόκειται για τα παραστατικά που έχετε εκδώσει). 

Για να επιλέξετε τις σχετικές εγγραφές, μπορείτε να κάνετε κλικ με το ποντίκι σε κάθε εγγραφή είτε να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο Ctrl(για μεμονωμένες εγγραφές) ή το Shift (για επιλογή από/έως).

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα διαθέσιμα φίλτρα στο πλαίσιο [Φίλτρα Αναζήτησης] ώστε να περιορίσετε τις εγγραφές που εμφανίζονται στο πλαίσιο [Παραστατικά myDATA].

Σημείωση: Τα παραστατικά που καταχωρείτε είναι αυτόματα χαρακτηρισμένα [Προς Αποστολή].

Για την αποστολή, κάνετε κλικ στο button [Αποστολή Επιλεγμένων στην ΑΑΔΕ]. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, εμφανίζει popup με το σχετικό μήνυμα περί επιτυχούς ή όχι αποστολής. 

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, πλέον οι εγγραφες έχουν πάρει αναγνωριστικό παραστατικού καθώς και μοναδικό αριθμό ΜΑΡΚ.

2.3. Παραλαβή Παραστατικών από το myDATA
[Λογιστήριο -> myDATA: Dashboard -> Παραλαβή Δεδομένων από την ΑΑΔΕ -> Παραλαβή από την ΑΑΔΕ]

Με αυτήν την επιλογή γίνεται παραλαβή των νέων παραστατικών που έχουν καταχωρήσει για εμάς άλλες επιχειρήσεις στο myDATA.
Η αναζήτηση των παραστατικών γίνεται βάση του πεδίου [Αναγνωριστικό Παραστατικού]. Γίνεται η αίτηση παραστατικών από το τελευταίο ΜΑΡΚ που έχουμε παραλάβει. 

Eλέγχοντας μια από αυτές τις εγγραφές, παρατηρούμε πως έχει παραληφθεί ένα τιμολόγιο πώλησης(έχει χαρακτηριστεί ως τέτοιο από τον αποστολέα). Έχει λάβει ήδη αναγνωριστικό παραστατικού και μοναδικό αριθμό ΜΑΡΚ από την αντίστοιχη διαδικασία αποστολής παραστατικών που έκανε ο αποστολέας.

Σημείωση: τα περισσότερα πεδία εκδότη είναι κενά καθώς ακόμα δεν έχει γίνει η αντιστοίχιση του παραστατικού myDATA με το αντίστοιχο τοπικό της εφαρμογής.

2.4. Αποστολή Χαρακτηρισμών στο myDATA
[Λογιστήριο -> myDATA: Dashboard -> Ενέργειες myDATA -> Αποστολή Επιλεγμένων στην ΑΑΔΕ]

Με αυτήν την επιλογή γίνεται αποστολή των χαρακτηρισμών των παραστατικών που έχετε παραλάβει από το myDATA.

Σημείωση: Αποστολή των χαρακτηρισμών πρέπει να γίνει στα παραστατικά που έχετε παραλάβει από το myDATA, καθώς αυτά που στέλνετε έχουν αυτόματα χαρακτηριστεί (βλ. Βήμα #2.2).

Για αυτά τα παραστατικά,  θα πρέπει μετά την παραλαβή τους(βλ. Βήμα #2.3), να τα χαρακτηρίσετε και στην συνέχεια να κάνετε την αποστολή των χαρακτηρισμών τους.
Στην αποστολή συμμετέχουν τα παραστατικά που έχουν χαρακτηρισμό (Κατηγορία Εξόδου) σε όλες τις γραμμές τους.

Σημαντική σημείωση: Για να λάβουν χαρακτηρισμό, θα πρέπει να αντιστοιχιστούν με το αντίστοιχο παραστατικό. Ως εκ τούτου, οι χαρακτηρισμοί που είναι δεμένοι με το παραστατικό αγοράς που έχετε καταχωρήσει, προέρχονται από τις ρυθμίσεις των [τύπων ειδών] ή αντίστοιχα τις [βασ.παραμέτρους myDATA]. Και στις 2 περιπτώσεις, οι χαρακτηρισμοί εξόδων είναι αυτοί που θα δώσουν και τον επιθυμητό χαρακτηρισμό.

Ο χαρακτηρισμός ειδών που έχει δώσει ο εκδότης του παραστατικού(δηλαδή ο προμηθευτής σας) δεν παίζει κάποιο ρόλο στην παραπάνω διαδικασία. Εσείς καλείστε να χαρακτηρίσετε κατά βούληση τα σύνολα που παραλάβατε.

Για παράδειγμα, αν ένα παραστατικό που παραλάβατε έχει καθ.αξία 100€ για ΦΠΑ 13% και έχει έρθει σε μια γραμμή, εσείς μπορείτε να το χαρακτηρίσετε με 2 διαφορετικά Ε3 εξόδων(πχ 50€ [Ε3_101_001 - εμπορεύματα] και 50€ [Ε3_202_001 - προιόντα]), σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που έχετε κάνει στα είδη που καταχωρήσατε στο παραστατικό Pegasus(στους [τύπους ειδών] και στα Ε3 έξοδα).

Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η αντιστοίχιση, μπορείτε να επιλέξετε τα παραστατικά αυτά από τη λίστα [Παραστατικών myDATA] και να κάνετε κλικ στο button [Ενέργειες myDATA -> Αποστολή Επιλεγμένων στην ΑΑΔΕ]

Για να αποστείλετε χαρακτηρισμούς, θα πρέπει να απευθυνθείτε στο λογιστή σας ώστε να δημιουργήσει στοιχεία πρόσβασης στο myDATA API, με τους οποίους να δίνεται η δυνατότητα αποστολής χαρακτηρισμών παραστατικών. Καταχωρείτε αυτούς τους κωδικούς στο μενού [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση myDATA->Βασικές Παράμετροι myDATA] και στα πεδία:

• (Λογιστή) User ID στο myDATA
• (Λογιστή) Subscription ID στο myDATA

Διαδικασία αντιστοίχισης:

a. Αυτόματη αντιστοίχιση

H διαδικασία της αντιστοίχισης μπορεί να γίνει αυτόματα με τη χρήση της οθόνης [Παραλαβή Δεδομένων από την ΑΑΔΕ -> Προβολή μη Αντιστοιχισμένων Παραστατικών].

Σε αυτήν την οθόνη παρουσιάζονται τα παραστατικά που έχετε κατεβάσει από την πλατφόρμα myDATA και δεν έχουν αντιστοιχισθεί με παραστατικά που εκδόθηκαν από την εφαρμογή.
Αφού ορίσετε το εύρος ημερομηνίας από/έως, η εφαρμογή προσπαθεί να τα αντιστοιχήσει αυτόματα ψάχνοντας εγγραφές που έχουν ίδια τιμή στα πεδία:

α. ΑΦΜ εκδότη-Λήπτη
β. Ημερομηνίας Παραστατικού
γ. Αριθμό Παραστατικού
δ. Συνόλου Παραστατικού

και εφόσον βρει αντιστοιχία, "δένει" το σχετικό παραστατικό Pegasus. Επίσης, το τσεκ [Βρέθηκε Αντιστοίχιση] γίνεται ΝΑΙ.

Με διπλό κλικ στη στήλη [ΜΚ Παραστατικού] ανοίγει η εγγραφή που δημιουργήθηκε από το myDATA. Αντίστοιχα, με κλικ στη στήλη [Pegasus: ΜΚ Παραστατικού] ανοίγει η εγγραφή που δημιουργήθηκε από το Pegasus Web App.

Για να ολοκληρωθεί η αντιστοίχιση, επιλέγετε τις επιθυμητές εγγραφές(πχ μπορείτε να ταξινομήσετε με όσες έχουν [Βρέθηκε αντιστοίχιση->ΝΑΙ] και να τις επιλέξετε με [ενέργειες->ενεργοποίηση πολλαπλής επιλογής]) και στη συνέχεια, κλικ στο button [Αντιστοίχιση Επιλεγμένων Παραστατικών].

b. Χειροκίνητη αντιστοίχιση

Από την επιλογή [Λογιστήριο -> myDATA: Dashboard->Παραστατικά myDATA], επιλέγετε το επιθυμητό παραστατικό και το ανοίγετε με διπλό κλικ.

Σημείωση: μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα με βάση τη στήλη [Δημιουργήθηκε από] ώστε να σας φέρει στην αρχή όσα δημιουργήθηκαν [Από myDATA].

Στο tab [Γενικά Στοιχεία] και στο υποπλαίσιο [Pegasus Fields] υπάρχουν 3 επιλογές για αντιστοίχιση:

• Αντιστοίχιση Εγγραφής: Επιλογή αντιστοίχισης από όλα τα παραστατικά (ανοίγει λίστα με όλες τις εγγραφές Pegasus που είναι έξοδα και χαρακτηρισμένα για Παραλαβή, ανεξαιρέτως εκδότη, ημερομηνίας έκδοσης κτλ)
• Αντιστοίχιση Εγγραφής(με ίδιο ΑΦΜ/Ημερομηνία): Επιλογή αντιστοίχισης από τα παραστατικά βάση ΑΦΜ και ημερομηνίας (ανοίγει λίστα όπου εμφανίζει μόνο τις εγγραφές που έχουν ίδιο ΑΦΜ εκδότη και ίδια ημερομηνία)
• Αντιστοίχιση Εγγραφής(με ίδιο ΑΦΜ): Επιλογή αντιστοίχισης από τα παραστατικά βάση ΑΦΜ (ανοίγει λίστα όπου εμφανίζει μόνο τις εγγραφές που έχουν ίδιο ΑΦΜ εκδότη)

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, εκτελέστηκε [Αντιστοίχιση Εγγραφής(με ίδιο ΑΦΜ/Ημερομηνία) και αυτόματα η εφαρμογή βρήκε το παραστατικό από το Pegasus Web App με ίδιο ΑΦΜ εκδότη και ημερομηνία.

Σημείωση: αν υπάρχει διαφορά μεταξύ των στοιχείων του παραστατικού που παρελήφθη από το myDATA και του παραστατικού Pegasus Web App, εμφανίζει σχετικό μήνυμα. 

c. Απευθείας καταχώρηση παραστατικού αγοράς από myDATA

Για τις περιπτώσεις όπου δεν έχετε καταχωρήσει παραστατικό αγοράς στο Pegasus Web App, μπορείτε να δημιουργήσετε απευθείας την αντίστοιχη εγγραφή και να αποστείλετε το χαρακτηρισμό της μέσα από τα βήματα της μελέτης Καταχώρηση Παραστατικού Αγοράς από myDATA.

Διαγραφή ΜΑΡΚ χαρακτηρισμού μετά από αλλαγή πρωτογενούς παραστατικού

Το Pegasus Web App σας καλύπτει και στην περίπτωση που ο προμηθευτής σας κάνει κάποια αλλαγή σε παραστατικό που ήδη έχετε παραλάβει και χαρακτηρίσει.

• Έστω οτι παραλάβατε ένα παραστατικό προμηθευτή χτες, το αντιστοιχίσατε και αποστείλατε τους χαρακτηρισμούς όπως περιγράφεται παραπάνω
• Ο προμηθευτής αυτός μπήκε σήμερα στο ίδιο παραστατικό (από τη δική του μηχανογράφηση) και έκανε κάποια αλλαγή. Ως αποτέλεσμα, μόλις το επανακαταχωρήσει, θα στείλει νέο ΜΑΡΚ.
• Όταν κάνετε ξανά παραλαβή σήμερα στο Pegasus Web App σας (βλ. παράγραφο 2.3), αυτό το νέο ΜΑΡΚ θα κατέβει.

Το Pegasus Web App θα εντοπίσει ότι το ΜΑΡΚ αυτό αφορά παραστατικό που ήδη έχει χαρακτηριστεί, και τότε θα διαγράψει αυτόματα το ΜΑΡΚ που έλαβε κατά την αρχική αποστολή χαρακτηρισμών. 

Το αποτέλεσμα θα είναι ότι το παραστατικό αυτό θα φανεί ξανά οτι "εκκρεμεί για χαρακτηρισμό"(ουσιαστικά, σαν να μην το είχατε χαρακτηρίσει ποτέ). Ως εκ τούτου, θα μπορέσετε να το ξανα-χαρακτηρίσετε και να του ξανα-στείλετε τους -νέους πια μετά την αλλαγή του προμηθευτή σας- χαρακτηρισμούς.