Σκοπός:

Η παρούσα μελέτη περιγράφει τις απαραίτητες ρυθμίσεις καθώς και τη διαδικασία καταχώρησης αντικαταβολής σε μια φορτωτική.

Λειτουργία:

Η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα διαχείρισης των αντικαταβολών της μεταφορικής εταιρίας(παραλαβή, παράδοση, έλεγχος) μέσω της χρήσης λογαριασμών και ειδικών αναφορών, ώστε να παρακολουθούνται οι σχετικές κινήσεις. Με τα παρακάτω βήματα, η επιχείρηση θα γνωρίζει πόσα χρήματα διαθέτει ως προκαταβολή, πόσα εκκρεμούν για παράδοση κ.ο.κ.

Οι αντικαταβολές αφορούν χρήματα ή αξιόγραφα, τα οποία έχει οριστεί ότι θα παραληφθούν από τον οδηγό κατά την παράδοση της φορτωτικής. Για παράδειγμα, μπορεί να αφορούν την αξία των εμπορευμάτων που παραδίδει η μεταφορική εταιρία. Ο οδηγός παραλαμβάνει τα χρήματα(ή τα αξιόγραφα) και τα παραδίδει στα κεντρικά της μεταφορικής.

Τα σενάρια καταχώρησης προκαταβολής θα μπορούσαν να χωριστούν σε 3 κατηγορίες:

• Αντικαταβολή χωρίς καμία λογιστική κίνηση
  Αφορά καταχώρηση αντικαταβολής απλά για στατιστικούς και ενημερωτικούς λόγους(πχ ο οδηγός καταχωρεί ότι παρέδωσε/παρέλαβε την προκαταβολή κάποια συγκεκριμένη ημερομηνία/ώρα, ώστε τα κεντρικά να γνωρίζουν την παραπάνω εξέλιξη σε realtime επίπεδο). Δεν χρειάζεται να επιλεχθεί κατηγορία παραλαβής/παράδοσης
• Αντικαταβολή με ενημέρωση της οικονομικής καρτέλας Εντολέα
  Αφορά καταχώρηση αντικαταβολής με επιλογή κατηγορίας παραλαβής/παράδοσης, στην οποία έχει οριστεί συγκεκριμένος [Κωδικός Κίνησης Λογιστηρίου]. Ο στόχος είναι να ενημερώνεται πιστωτικά/χρεωστικά η οικονομική καρτέλα του Εντολέα της φορτωτικής
• Αντικαταβολή με ενημέρωση συγκεκριμένου λογαριασμού
  Αφορά καταχώρηση αντικαταβολής με επιλογή κατηγορίας παραλαβής/παράδοσης, στην οποία έχει οριστεί και [Λογαριασμός](εκτός από [ΚΚ Λογιστηρίου]). Ο στόχος είναι η παρακολούθηση πληρωμών και εισπράξεων μέσω των λογαριασμών (πχ σε επιχειρήσεις με βιβλία Γ' κατηγορίας)

Προϋποθέσεις:

Για την καταχώρηση φορτωτικής, δείτε τη μελέτη https://www.tesae.gr/articles/protipes-meletes-i-efarmoges-(pegasus-webapp)/pegasus-web-app-e-transport/diadikasia-katachorisis-fortotikis.html .

Βήματα καταχώρησης:

1. Στην καταχώρηση της φορτωτικής και στο tab [Αντικαταβολή], τσεκάρετε το πεδίο [Έχει Αντικαταβολή] και στη συνέχεια, ενεργοποιούνται αυτόματα τα σχετικά πεδία για εισαγωγή τιμών.

• Μετρητά αντικαταβολής: Καταχωρείτε την αξία της αντικαταβολής, εφόσον αφορά μετρητά.
• Αξιόγραφα αντικαταβολής: Καταχωρείτε την αξία της αντικαταβολής, εφόσον αφορά αξιόγραφα.
• Ημερομηνία/Ώρα παραλαβής Αντικαταβολής: η ημερομηνία/ώρα που παραλαμβάνετε την αντικαταβολή

2. Αντίστοιχα, μπορείτε να ορίσετε παρόμοια στοιχεία και για την παράδοση της αντικαταβολής (πχ όταν ο οδηγός επιστρέψει και παραδόσει την αντικαταβολή στα κεντρικά).

• Ημερομηνία/Ώρα παράδοσης Αντικαταβολής: η ημερομηνία/ώρα που παραδίδετε την αντικαταβολή

Σημείωση: εφόσον η αντικαταβολή παραδοθεί, μπορείτε να τσεκάρετε την επιλογή [Έκλεισε η Αντικαταβολή] ώστε τα σχετικά πεδία να μην είναι επεξεργάσιμα πλέον.

3. Το πεδίο [Ημερομηνία/Ώρα ελέγχου αντικαταβολής] μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως επιπλέον έλεγχος από το χρήστη της εφαρμογής, σχετικά με τις αντικαταβολές.

Ρυθμίσεις για ενημέρωση Οικ. Καρτέλας ή Λογαριασμού:

1. Στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Μεταφορική->Κατηγορίες Παραλαβής/Παράδοσης Αντικαταβολών], δημιουργείτε μια κατηγορία για παραλαβή/παράδοση αντικαταβολής, με την οποία θα είναι δυνατή η ενημέρωση συγκεκριμένου λογαριασμού με στόχο την ακριβή παρακολούθηση των σχετικών ποσών.

Καταχωρείτε μια ενδεικτική περιγραφή πχ [Είσπραξη από Πελάτη(Μετρητά)]. Επίσης, ορίζετε:

• Εμφανίζεται: αν η συγκεκριμένη κατηγορία θα εμφανίζεται στην παραλαβή, στην παράδοση ή και στις 2 περιπτώσεις.
• Κίνηση Λογιστηρίου: επιλέγετε τον ανάλογο ΚΚ ώστε να ενημερώνεται κατάλληλα η καρτέλα εντολέα πχ [1000 - Είσπραξη από Πελάτη(Μετρητά)]
• Λογαριασμός: ο λογαριασμός ο οποίος θα ενημερώνεται με την λογιστική κίνηση (για τη δημιουργία σχετικού λογ/μού, βλ. παρακάτω).

2. Στην καταχώρηση της αντικαταβολής και εφόσον η αξία της θέλετε να ενημερώσει πιστωτικά την οικ.καρτέλα εντολέα ή το σχετικό λογαριασμό, επιλέγετε από το πεδίο [Κατηγορία παραλαβής αντικαταβολών] την κατάλληλη εγγραφή (θα εμφανίσει μόνο τις σχετικές κατηγορίες σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που κάνατε στο βήμα#1).

Ανάλογα με το στήσιμο της κατηγορίας παραλαβής που επιλέξατε, η παραπάνω ενέργεια έχει ως αποτέλεσμα να ενημερωθεί η [Οικονομική Καρτέλα] του εντολέα (=πελάτη) της φορτωτικής με το ποσό της προκαταβολής.

Αντίστοιχα, μπορεί να ενημερωθεί η καρτέλα του λογαριασμού που είναι συνδεδεμένος με τη συγκεκριμένη κατηγορία παραλαβής.

3. Επαναλαμβάνετε το βήμα#2, αν η αξία της αντικαταβολής θέλετε να ενημερώσει χρεωστικά την οικ.καρτέλα εντολέα ή το σχετικό λογαριασμό. Σε αυτή την περίπτωση, επιλέγετε από το πεδίο [Κατηγορία παράδοσης αντικαταβολών] την κατάλληλη εγγραφή (θα εμφανίσει μόνο τις σχετικές κατηγορίες σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που κάνατε στο βήμα#1).

Ελέγχοντας και πάλι την [Οικονομική Καρτέλα] του εντολέα, μπορείτε να παρατηρήσετε ότι καταχωρήθηκε η σχετική λογιστική κίνηση(χρέωση).

Αντίστοιχα, θα καταχωρηθεί η σχετική εγγραφή για την καρτέλα λογαριασμού που είναι συνδεδεμένος με τη συγκεκριμένη κατηγορία παράδοσης.

Αναφορές Αντικαταβολής

Στην επιλογή πάνω δεξιά [Αναφορές->Μεταφορική: Γενικές αναφορές], μπορείτε να δείτε όλες τις αναφορές που αφορούν την παρακολούθηση/διαχείριση των αντικαταβολών:

• Αντικαταβολές Εντολέα
• Αντικαταβολές προς Παραλαβή
• Αντικαταβολές που Παρελήφθησαν
• Αντικαταβολές Παραδόθηκαν
• Αντικαταβολές που Ελέγχθησαν

Δείτε τις οδηγίες της κάθε αναφοράς (με δεξί κλικ->οδηγίες). Κάθε αναφορά ελέγχει και το αντίστοιχο πεδίο ώστε να εμφανίσει τα σχετικά αποτελέσματα πχ η αναφορά [Αντικαταβολές προς Παραλαβή] αναζητάει φορτωτικές για τις οποίες έχει οριστεί αντικαταβολή και ταυτόχρονα:

• Δεν έχουν ακυρωθεί
• Έχουν εκδοθεί
• Δεν έχει οριστεί τιμή στο πεδίο [Ημερομηνία Παραλαβής Αντικαταβολής]

ώστε τα αποτελέσματά της να περιλαμβάνουν τις αντικαταβολές που θα πρέπει να παραλάβει ο οδηγός από τους παραλήπτες των φορτωτικών του.

Δημιουργία Λογαριασμού:

Στην επιλογή [Λογιστήριο->Λογαριασμοί], δημιουργείτε έναν νέο λογαριασμό με περιγραφή πχ [ΑΝΤΙΚΑΤΑΒΟΛΕΣ ΜΕΤΡΗΤΑ]. Αυτός θα είναι ο λογαριασμός που θα χρησιμοποιείτε για τις αντικαταβολές που αφορούν μετρητά.

Σημείωση#1: Αντίστοιχα, αν χρειαστεί, θα δημιουργήσετε και λογαριασμό για τις αντικαταβολές που αφορούν αξιόγραφα.

Σημείωση#2: μπορείτε να ορίσετε και το σχετικό [Ειδικό Ταμείο](ή να δημιουργήσετε ένα καινούριο), ώστε να ελέγχετε τις συγκεκριμένες καταχωρήσεις μαζί με τα υπόλοιπα ταμεία της επιχείρησης(μέσα από τις σχετικές αναφορές για τα ειδικά ταμεία).

Στο παρακάτω screenshot, βλέπετε την καρτέλα του παραπάνω λογαριασμού, μετά από την ενημέρωση μιας φορτωτικής με ποσό αντικαταβολής και με κατηγορία παραλαβής αντικαταβολής, η οποία τον ενημερώνει(τον πιστώνει).

Το αντίστοιχο screenshot, εφόσον καταχωρηθεί και κατηγορία παράδοσης αντικαταβολής, η οποία ενημερώνει και πάλι τον λογαριασμό αυτόν(τον χρεώνει).

Διαχείριση αντικαταβολών από χρήστες με μειωμένα δικαιώματα

Αν ένας χρήστης δεν διαθέτει το δικαίωμα trans_master, δεν επιτρέπεται να επεξεργαστεί την φορτωτική και τις τιμές στο tab [Αντικαταβολή].

Σε αυτή την περίπτωση, στη λίστα φορτωτικών μπορείτε να προσθέσετε στήλες με πεδία από το tab [Αντικαταβολή], μέσω του μενού [Ενέργειες->Διαχείριση στηλών]. 

Οι τιμές των στηλών αυτών μπορούν να τροποποιηθούν ακόμα και με χρήστη χωρίς το trans_master, εφόσον ενεργοποιήσετε την επιλογή [Ενέργειες->Ενεργοποίηση/Απενεργοποίηση της αλλαγής τιμών των κελιών του πίνακα].

Είναι χρήσιμο εαν έχετε χρήστες με λίγα δικαιώματα, αλλά θέλετε να μπορούν να τροποποιήσουν πληροφορίες της αντικαταβολής μιας φορτωτικής.