Web App module Μαζική Εισαγωγή Δεδομένων

Σε αυτόν τον οδηγό θα δείξουμε βήμα προς βήμα το πώς εισάγουμε δεδομένα στους πίνακες της εφαρμογής μέσω του module Μαζική Εισαγωγή (PE.00.061).

ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Το πρώτο βήμα για να εισάγουμε τα δεδομένα είναι να έχουμε διαμορφώσει ένα αρχείο xls ή xlsx. Κάθε στήλη του αρχείου λογίζεται ως ένα πεδίο, και κάθε γραμμή ως εγγραφή, στον πίνακα που θέλουμε να εισάγουμε. Π.χ. Αν έχουμε μία στήλη με Ονοματεπώνυμο αυτό θα μπορεί να εισαχθεί στον πίνακα των συναλλασσομένων μόνο ως Διακριτικός Τίτλος και δεν θα μπορεί να γίνει διαχωρισμός του Ονόματος με το Επώνυμο. Αντιστοίχως, αν έχουμε δύο στήλες Όνομα και Επώνυμο δεν θα μπορούμε να εισάγουμε τα δεδομένα μαζί ως Διακριτικό Τίτλο παρά μόνο στα αντίστοιχα πεδία Ονόματος και Επωνύμου. Άρα είναι σημαντικό να έχουμε από την αρχή ένα σωστά διαμορφωμένο αρχείο για να έχουμε το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα. Στην προκειμένη περίπτωση δεν θα παίξει ρόλο αν η πρώτη γραμμή είναι οι τίτλοι των πεδίων ή περιέχει τα πρώτα δεδομένα. Επιπλέον καλό θα είναι αν έχουμε παραπάνω από ένα φύλλα μέσα στο προς εισαγωγή excel αρχείο, είτε να τα σώσουμε σε διαφορετικά αρχεία, ένα για κάθε φύλλο, είτε να σώσουμε το αρχείο, αφού επιλέξουμε το φύλλο που μας ενδιαφέρει να εισάγουμε, ώστε να είναι αυτό το πρώτο φύλλο που θα ανοίξει όταν ανοίξουμε το αρχείο. Η μαζική εισαγωγή δεν μπορεί να εισάγει πολλαπλά φύλλα εργασίας από το excel διότι κάθε φύλλο λογίζεται ως ένας πίνακας δεδομένων και κάθε φορά εισάγουμε μόνο σε έναν πίνακα.

Το δεύτερο βήμα είναι να εισάγουμε το αρχείο στον προσωρινό πίνακα. Από την διαδρομή Toolbox --> Μαζική εισαγωγή --> Εισαγωγή Temporary πίνακα όπως  μπορείτε να δείτε παρακάτω:

Στη συνέχεια θα μεταφερθείτε στην παρακάτω οθόνη:

Το πρώτο πεδίο (Temporary Πίνακας) μας επιτρέπει να ανοίξουμε έναν από τους υπάρχοντες temporary πίνακα σε περίπτωση που θέλουμε να περάσουμε πάλι τα δεδομένα ή έχουμε κάνει κάποιο λάθος ή δεν θέλουμε να γεμίσουμε την βάση με νέα δεδομένα. Στην περίπτωση που κάνουμε μια νέα εισαγωγή, σε νέο πίνακα ή κάνουμε για πρώτη φορά εισαγωγή, το πεδίο θα πρέπει να παραμείνει κενό. Προσοχή: αν συμπληρώσουμε το εν λόγω πεδίο με δεδομένα τα οποία δεν είναι σωστά δεν θα γίνει σωστή εισαγωγή δεδομένων στην συνέχεια.

Το δεύτερο πεδίο (Περιγραφή πίνακα) είναι το αναγνωριστικό του πίνακα. Μια μικρή περιγραφή η οποία θα μας βοηθάει στο να αναγνωρίζουμε ποιος είναι ο πίνακας στην συνέχεια.

Το 3^ο πεδίο είναι ένα checkbox το οποίο υποδηλώνει ότι στο αρχείο από το οποίο θα κάνουμε εισαγωγή δεδομένων στον temporary πίνακα στην πρώτη του γραμμή έχει τους τίτλους των πεδίων ώστε να μην εισαχθούν ως δεδομένα.

Τέλος ακολουθούν τα κουμπία «Ανέβασμα Αρχείου» και «Ενημέρωση Temporary Πίνακα»

Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξουμε το αρχείο που έχουμε διαμορφώσει ώστε να το ανεβάσουμε. Πατάμε το κουμπί «Ανέβασμα Αρχείου» και μας εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη:

Επιλέγουμε “Browse…” και βρίσκουμε το αρχείο μας από το παράθυρο διαλόγου του explorer λειτουργικού συστήματος.

Αφού πατήσουμε καταχώρηση και ολοκληρωθεί το upload θα πατήσουμε «Ενημέρωση Temporary Πίνακα». Θα πρέπει εκτός από το αρχείο που έχουμε ανεβάσει να έχουμε συμπληρώσει και το πεδίο «Περιγραφή Πίνακα» για την δική μας διευκόλυνση.

Αν το αρχείο είναι πολύ μεγάλο θα χρειαστεί κάποια ώρα για να γίνει η εισαγωγή, αλλά σε κάθε περίπτωση θα μας επιστρέψει ένα μήνυμα για την επιτυχή εισαγωγή ή όχι.

Σε περίπτωση που εισάγουμε τα δεδομένα του αρχείου σε υπάρχον προσωρινό πίνακα θα μας εμφανιστεί μήνυμα επιβεβαίωσης για να διαγραφούν τα δεδομένα που υπάρχουν ήδη γραμμένα.

Αφού εμφανιστεί και το μήνυμα επιτυχούς καταχώρησης, μπορούμε να φύγουμε από αυτή την οθόνη και είμαστε έτοιμοι να δούμε τα δεδομένα που έχουμε εισάγει.

Θα πρέπει να δοθεί προσοχή στα παρακάτω, ώστε το ανέβασμα αρχείου να γίνει με επιτυχία:

• Το αρχείο που θα ανεβάσετε δεν πρέπει να έχει πολλαπλά φύλλα δεδομένων. Αν συμβαίνει αυτό, θα πρέπει να τα διαχωρίσετε το καθένα σε ξεχωριστά αρχεία και στη συνέχεια να τα ανεβάσετε ένα-ένα
• Δεν θα πρέπει να υπάρχουν "κενές" στήλες. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου φαινομενικά, μετά το τέλος της τελευταίας στήλης με δεδομένα, οι επόμενες στήλες φαίνονται κενές αλλά δεν είναι(στην ουσία, το excel θεωρεί ότι "καταλαμβάνουν χώρο" παρ'ότι κενές. Θα πρέπει να το διαμορφώσετε κατάλληλα ώστε να μην υπάρχουν στήλες τέτοιου τύπου.

 

ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΗ ΠΙΝΑΚΩΝ ΚΑΙ ΠΕΔΙΩΝ

Με κάθε εισαγωγή αρχείου σε temporary πίνακα δημιουργείται μια νέα εγγραφή στη λίστα των temporary πινάκων. Για να δούμε όλες αυτές τις εγγραφές και κατ’ επέκταση να κάνουμε αντιστοίχιση πεδίων πάμε από:  Toolbox --> Μαζική εισαγωγή --> Λίστα temporary πινάκων και θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη:

Η περιγραφή που ορίσαμε στον temporary πίνακα μπορούμε να δούμε ότι είναι στην στήλη «Τίτλος Πίνακα» δίπλα στον μοναδικό κωδικό. Το όνομα του πίνακα ορίζεται αυτόματα από την εφαρμογή. Επιλέγουμε την εγγραφή που θέλουμε και θα μεταφερθούμε στη παρακάτω οθόνη:

Εκτός από τα στοιχεία του πίνακα βλέπουμε και 2 καρτέλες. Στη μία είναι τα στοιχεία του πίνακα, όλα τα δεδομένα που είχαμε και στο excel δηλαδή, και στην άλλη θα κάνουμε την αντιστοίχιση. Επιλέγοντας την καρτέλα με όνομα «Αντιστοίχιση πεδίων» θα δούμε την παρακάτω οθόνη που περιέχει πεδίο για να επιλέξουμε τον πίνακα στον οποίο θα γίνει η μεταφορά και τα πεδία του προσωρινού μαζί με τις αντιστοιχίες που θα κάνουμε. 

Αρχικά επιλέγουμε τον πίνακα στον οποίο θα γίνει η μεταφορά από την αναζήτηση των πινάκων. Στην αναζήτηση θα υπάρχουν όλοι οι πίνακες της εφαρμογής οπότε ο πίνακας που ψάχνουμε μπορεί να μην είναι στη πρώτη σελίδα των αποτελεσμάτων και να χρειαστεί να τον αναζητήσουμε και στις άλλες σελίδες.

Όταν επιλέξουμε τον πίνακα θα είμαστε έτοιμοι να κάνουμε τις αντιστοιχίσεις των πεδίων. Στο παράδειγμα που θα σας παρουσιάσουμε θα κάνουμε εισαγωγή στον d00.

Με διπλό κλικ στο πεδίο (fld0) εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: 

 

Επιλέγουμε το πεδίου του κύριου πίνακα ότι θα είναι το πεδίο p2 – Επώνυμο και στη συνέχεια επιλέγουμε αν θέλουμε να συμμετέχει στη αναζήτησης της εγγραφής, δηλαδή αν το Επώνυμο του προσωρινού πίνακα θα είναι κριτήριο για να βρεθούν εγγραφές με το ίδιο Επώνυμο, ούτως ώστε να μην περαστεί ως νέα εγγραφή αλλά να γίνει update. Το checkbox «Ενημερώνει μόνο νέες εγγραφές» μας δίνει την δυνατότητα, σε περίπτωση που βρεθεί αντίστοιχη εγγραφή στον κύριο πίνακα να μην ενημερώσει την υπάρχουσα εγγραφή το εν λόγω πεδίο, αλλά μόνο όσα δεν έχουν τσεκαρισμένη αυτή την επιλογή. Παρακάτω εμφανίζεται η οθόνη μετά από την αντιστοίχιση  όλων των πεδίων.

Επιλέξαμε να συμμετέχει στην αναζήτηση το όνομα και το επώνυμο (ώστε να βρούμε όσες εγγραφές υπάρχουν με ίδιο ονοματεπώνυμο) και το τηλέφωνο να ενημερώνει μόνο νέες εγγραφές (ώστε όπου βρεθούν ίδια δεδομένα να μην γίνει ενημέρωση του τηλεφώνου). Τέλος το e-mail θα γίνει update σε περίπτωση που βρεθεί παλιά εγγραφή και θα ενημερώσει και νέες εγγραφές. Αξίζει να σημειώσουμε ότι μόνο για τον πίνακα των συναλλασσομένων η ενημέρωση των πεδίων των τηλεφώνων και των e-mail ενημερώνει τους αντίστοιχους σχετικούς πίνακες. Τέλος μπορούμε να πατήσουμε το κουμπί στο κάτω μέρος της οθόνης «Εύρεση Αντιστοιχιών Δεδομένων» ούτως ώστε να δούμε αν υπάρχουν εγγραφές στον προσωρινό μας πίνακα που θα ενημερώσουν εγγραφές στον βασικό πίνακα, σύμφωνα με τα κριτήρια που έχουμε ορίσει. Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί με επιτυχία θα πρέπει να ελέγξουμε την πρώτη καρτέλα και να δούμε την δεύτερη στήλη με όνομα «Ενημερώνει εγγραφές» για να δούμε αν βρέθηκαν και πόσες εγγραφές του κύριου πίνακα που αντιστοιχούν με την εκάστοτε εγγραφή του προσωρινού.

Τέλος πατάμε το κουμπί καταχώρηση για να ολοκληρωθεί η επεξεργασία.

ΑΥΤΟΜΑΤΗ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΠΕΔΙΩΝ

Κατά την εισαγωγή δεδομένων - εγγραφών υπάρχει η περίπτωση πεδία τα οποία εισάγουμε να εμπίπτουν σε ένα γενικό κανονισμό (όπως για παράδειγμα ο ΦΠΑ) σε αυτήν την περίπτωση όλες οι εγγραφές που θα εισάγουμε και Δεν θα έχουν ορισμένο το ανάλογο πεδίο (πχ δεν θα ορίζουν το καθεστώς ΦΠΑ για μια εισαγωγή προϊόντων) το σύστημα αναλαμβάνει να συμπληρώσει αυτήν την μεταβλητή (πχ ο ΦΠΑ) με βάση την προεπιλογή που έχουμε ορίσει εμείς αρχικά.

Για να ορίσουμε ποιες θα είναι οι προεπιλογές που θα έχει το σύστημα για τα πεδία αυτόματης συμπλήρωσης θα πρέπει να ανατρέξουμε στο αντίστοιχο μενού για να τα ορίσουμε. Αυτό γίνεται από το μενού Βασικές Παράμετροι για την κάθε εισαγωγή (για το παράδειγμα μας θα πρέπει Πριν ξεκινήσουμε την όλη διαδικασία να έχουμε καταχωρήσει την επιλογή για το Προνόμιο Καταχωρησεων Χρήστη το οποίο βρίσκετε Διαχείριση Χρήστη-> CRM -> Προνόμιο Καταχωρίσεων Χρήστη.

Ένα δεύτερο παράδειγμα είναι αν αναφερόμαστε σε προϊόντα τα οποία θέλουμε να προσθέσουμε στην αποθήκη μας. Για να ορίσουμε την κατηγορία ΦΠΑ ή την βασική μονάδα μέτρησης που θα έχουν τα προϊόντα που θα εισάγουμε από το αρχείο xls και Δεν θα έχει οριστεί σε αυτό ο ΦΠΑ ή μονάδα μέτρησης τότε: Αρχικά και πριν εισάγουμε τα προϊόντα ορίζουμε την αρχική τιμή ΦΠΑ και Βασικής Μονάδας Μέτρησης, αυτό πορευμένα το κάνουμε από το μενού Toolbox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης-> Παραμετροποίηση Αποθήκης -> Βασικές Παράμετροι Αποθήκη (Ομάδα Αρχικές Τιμές).

Με βάση την παραπάνω διαδικασία μπορούμε να ορίσουμε βασικές τιμές για τις μαζικές εισαγωγές σε Πελάτες και Προμηθευτές. Την αρχικοποίηση για αυτές τις τιμές μπορούμε να την κάνουμε στα ανάλογα μενού:

• Πελάτες : Toolbox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Πελατών ->Βασικές Παράμετροι Πελατών (ομάδα Αρχικές Τιμές Πελατών)
• Προμηθευτές : Toolbox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Προμηθευτών ->Βασικές παράμετροι Προμηθευτών (ομάδα Αρχικές Τιμές Προμηθευτών)

ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Για να ολοκληρωθεί η μεταφορά των δεδομένων από τον προσωρινό στον κύριο πίνακα θα πρέπει να πάμε Toolbox -> Μαζική εισαγωγή -> Εκτέλεση μεταφοράς δεδομένων και να επιλέξουμε τον προσωρινό πίνακα που επεξεργαζόμασταν προηγουμένως

Τέλος αρκεί να πατήσουμε «Εκτέλεση» για να εισαχθούν τα δεδομένα στον που έχουμε ορίσει σύμφωνα με τα παραπάνω βήματα. Μετά την εκτέλεση τα δεδομένα του προσωρινού πίνακα καθώς και οι αντιστοιχίες δεν χάνονται και μπορούμε ανά πάσα στιγμή να δούμε ανά εγγραφή του temporary αν έχει γίνει νέα εγγραφή στον βασικό πίνακα ή ενημέρωση παλιάς εγγραφής και σε ποιον μοναδικό κωδικό.

Θα πρέπει να δοθεί προσοχή και στα παρακάτω, πριν την εκτέλεση της μεταφοράς δεδομένων:

• Στην περίπτωση που η μεταφορά αφορά είδη αποθήκης, εκτός από τις αρχικές τιμές που περιγράφηκε προηγουμένως, θα πρέπει να έχει οριστεί και η αυτόματη αρίθμηση κωδικού(ώστε τα νέα είδη που θα δημιουργηθούν να λάβουν αυτόματα κωδικούς)

Επιπλέον όταν ενημερώνονται οι συσχετισμένοι πίνακες με το d00 των συναλλασσομένων (d65 για τα e-mails και d64 για τα τηλέφωνα) καταγράφεται και αυτή η πληροφορία. Για να δούμε αυτό το log αρκεί να πάμε πίσω στη λίστα των temporary πινάκων (Toolbox --> Μαζική εισαγωγή --> Λίστα temporary) να επιλέξουμε τον προσωρινό πίνακα τον οποίο κάναμε εισαγωγή και με διπλό κλικ ανά εγγραφή θα μπορείτε να δείτε αν είναι τσεκαρισμένο το πεδίο «υπήρξαν errors» καθώς και το πεδίο log όπως παρακάτω:

Τέλος αν έχει γίνει ενημέρωση εγγραφών θα υπάρχουν στη λίστα κάτω από το Log όλες οι εγγραφές (ο μοναδικός τους κωδικός) του κύριο πίνακα που ενημερώθηκαν καθώς και τα στοιχεία της εγγραφής που τον ενημέρωσε από τον προσωρινό (o μοναδικός της κωδικός).