Μία από τις σπουδαιότερες ανάγκες που καλείται να καλύψει ο σύγχρονος μηχανογράφος, είναι η αυτοματοποίηση της μαζικής επικοινωνίας της κάθε επιχείρησης με τους πελάτες της. Όντως, η ανάγκη αυτή είναι υπαρκτή. Πώς, όμως, θα μπορούσαμε να εκμεταλλευτούμε το εργαλείο της μηχανογράφησης για τον αποδοτικότερο σχεδιασμό της επικοινωνίας μίας επιχείρησης με το κοινό της;

Παραπομπές σε υπάρχουσες Τεχνικές Μελέτες:

• Αποστολή Περιεχομένου – Βασικές Δυνατότητες
• Ρύθμιση SMS Provider

Σκοπός αυτής της μελέτης είναι ο σχεδιασμός της αυτοματοποιημένης αποστολής SMS ή email, με την αλλαγή Κατάστασης μίας Παραγγελίας.

Παράδειγμα:
Έστω ότι η επιχείρησή μας θέλει να στέλνει ένα email στον πελάτη αφού καταχωρηθεί μία παραγγελία του στο εμπορικό πρόγραμμα , μία ημέρα μετά την εκτέλεση μία παραγγελίας.

 
1.Εκτέλεση Παραγγελίας
Η παραγγελία μας έχει τιμολογηθεί. π.χ. με την Αποστολή του δέματος στον πελάτη, ο χρήστης anna άλλαξε την Κατάσταση της παραγγελίας σε «Εκτελέστηκε» στις 14/11/2016

2.Δημιουργία εκκρεμότητας για αποστολή email - sms
Αφού η παραγγελία μας εκτελέστηκε, δημιουργείται αυτόματα μία εκκρεμότητα στο ημερολόγιο Δραστηριοτήτων. Παρατηρούμε ότι η εκκρεμότητα δημιουργήθηκε μία μέρα μετά την εκτέλεση της Παραγγελίας, δηλαδή στις 15/11/2016

3.Αποστολή email – sms  την καθορισμένη ημερομηνία.
Την επομένη (15/11) θα πρέπει να σταλεί το email.Η αποστολή του email γίνεται με τη βοήθεια του εργαλείου Server Επικοινωνίας. To εργαλείο αυτό αναζητά αν υπάρχουν εκκρεμότητες για αποστολή email. Εφόσον βρει μία τέτοια δραστηριότητα, στέλνει το email -sms και την εκτελεί.

Ρυθμίσεις.
1.
α.Αποστολή SMS:  Για την αποστολή SMS , θα πρέπει να έχετε αγοράσει SMS από κάποια εταιρεία SMS Provider.Μπορείτε να δείτε όλες τις συνεργαζόμενες εταιρείες , και τις απαραίτητες ρυθμίσεις στο πρόγραμμα από ΕΔΩ:Ρυθμίσεις SMS Provider

β.Αποστολή email:   Θα πρέπει να ορίσετε τα στοιχεία του e-mail σας στην επιλογή: [Toolbox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Βασικής Παραμετροποίησης -> Χρήστες -> Οθόνη Χρήστη -> button:Προφίλ] .
 π.χ. για το χρήστη anna του παραδείγματός μας: Συνήθως χρειαζόμαστε απλά τα στοιχεία σύνδεσης στο email.Ίσως χρειαστεί να δώσετε κάποιες παραμέτρους στον SMTP Server.Υπάρχουν αναλυτικές πληροφορίες στις Οδηγίες της οθόνης.

2.Φτιάχνουμε το κείμενο προς Αποστολή σύμφωνα με τις Οδηγίες ΕΔΩ:  Αποστολές περιεχομένου από Pegasus

3.Ορίζουμε ότι όταν μία παραγγελία μπαίνει σε κατάσταση «Εκτελέστηκε» , θα δημιουργεί μία εκκρεμότητα στο Ημερολόγιο Δραστηριοτήτων. Στο παράδειγμά μας , η εκκρεμότητα αυτή είναι μία πρότυπη δραστηριότητα με όνομα «Αποστολή email (από Παραγγελία)»

[ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής ->
Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Συναλλαγών και Συναλλασσομένων -> Καταστάσεις Παραγγελιών Πελατών]

4.
Α. Θα πρέπει να ορίσουμε ότι η πρότυπη δραστηριότητα «Αποστολή email (από Παραγγελία)» στέλνει το κείμενο του email-sms  που φτιάξαμε στο βήμα 2.

Β. Ορίζουμε ποιος θα είναι ο χρήστης της δραστηριότητας (αποστολέας του email) στο πεδίο «Παραλήπτης Δραστηριότητας»
Γ. Ορίζουμε ότι η αποστολή του email-sms θα προγραμματίζεται μία ημέρα μετά από την εκτέλεση μίας παραγγελίας, στο πεδίο + Ημέρες.

[ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής ->
Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίησης CRM -> Πρότυπες Δραστηριότητες]

5.Τέλος, εκτελούμε τον Server Επικοινωνίας για να στείλει όλα τα emails - sms που εκκρεμούν για αποστολή.O Server επικοινωνίας μπορεί να εκτελεστεί χειροκίνητα μέσα από το πρόγραμμα.

[Επικοινωνία -> Server Επικοινωνίας]

Αλλιώς , θα μπορούσαμε να προγραμματίσουμε την εκτέλεσή του μέσα από το Χρονοδιάγραμμα διεργασιών των Windows. Αναζητούμε στα Windows τη λειτουργία "Χρονοδιάγραμμα Εργασιών" ή Scheduler και φτιάχνουμε ένα νέο γεγονός.Το γεγονός στο χρονοπρογραμματιστή μας θα εκκινεί ένα πρόγραμμα.Το πρόγραμμα αυτό προφανώς θα είναι ο Πήγασος με συγκεκριμένα ορίσματα.Μπορούμε να γνωρίζουμε τους απαραίτητους ορισμούς από την επιλογή [ToolBox->Servers->Επικοινωνία SMS/Email->Σύνταξη εντολής]