Αποστολή Περιεχομένου (sms / email)  μέσα από το Pegasus ERP

Σκοπός: Αναλυτική παρουσίαση της διαδικασίας δημιουργίας κειμένου προς αποστολή με sms/email μέσω του Pegasus ERP.

Σημαντική Σημείωση: Βασική προϋπόθεση για την αποστολή κειμένου είναι η δημιουργία του ως αρχείο. Εφόσον το κείμενο σας θα αποσταλεί με email, θα πρέπει να έχει δημιουργήσει ένα html αρχείο. Στη περίπτωση που το κείμενό σας αποσταλεί με sms θα πρέπει να έχετε δημιουργήσει ένα txt αρχείο πχ σε notepad.  Καταχωρείτε το αρχείο στην εφαρμογή μέσα από Αρχειοθέτηση - > Αρχειοθέτηση Περιεχομένου (στο άνω μενού της εφαρμογής). Επιλέγετε Νέο Αρχείο και επιλέγετε το αρχείο από το δίσκο σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ενδεικτικά tags για την ενημέρωση των παραμετρικών πεδίων:

Στα κείμενα που στέλνετε με e-mail ή sms μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα tags
PEGdate : Ημερομηνία
PEGcompany: Διακριτικός Τίτλος
PEGsendto : e-mail ή τηλέφωνο 
PEGlastname: Επώνυμο Προσώπου
PEGfirstname: Ονομα Προσώπου
PEGdeside: Αποφασίζει  Προσώπου
PEGlead: Επηρεάζει Προσώπου
PEGsalute: Προσφώνηση Προσώπου
PEGusercode: Κωδικός Υπεύθυνου Χρήστη
PEGusername: Ονοματεπώνυμο Υπεύθυνου Χρήστη
PEGusermail: e-mail Υπεύθυνου Χρήστη
PEGuserphone: Εσωτερικό Τηλέφωνο Υπεύθυνου Χρήστη
PEGusermobile: Κινητό Υπεύθυνου Χρήστη
PEGnr01: Κωδικός Συναλλασσόμενου
PEGtext: Το κείμενο από την πηγή της εγγραφής (π.χ. από τις επιλογές της εκστρατείας). 

Βήμα 1:  Μέσα από Επικοινωνία -> Περιεχόμενο Επικοινωνίας επιλέγετε (+) για μία νέα εγγραφή. Δίνετε το τίτλο του κειμένου στο πεδίο "Περιγραφή", καταχωρείτε ένα Σκοπό (υπάρχουν ήδη οι επιλογές Ενημέρωση/Πώληση) και στη συνέχεια επιλέγετε το Αρχείο Αποστολής όπως το καταχωρήσατε στην Αρχειοθέτηση. Επιλέγετε το Κανάλι Επικοινωνίας αναλόγως του κειμένου (πχ email ή sms) και Καταχώρηση.  Print Screen

Βήμα 2: H Αποστολή του περιεχομένου γίνεται με 4 τρόπους:

α. Από την καρτέλα ενός προσώπου μεμονωμένα.
β. Με την Μαζική αποστολή, επιλέγετε το μήνυμα και το αποστέλλετε.
γ. Με Αποστολή Περιεχομένου μέσα από Λίστα ή π-Αναφορά.
δ. Με τον Server Επικοινωνίας. 

Αποστολή μέσα από τη καρτέλα ενός προσώπου μεμονωμένα

Βήμα 2α: Για την αποστολή σε ένα πρόσωπο μεμονωμένα θα πρέπει να ισχύουν τα παρακάτω σε ότι αφορά στη καρτέλα του στο CRM ως Συναλλασσόμενος:

• Τα e-mail Print Screen ή τα τηλέφωνα έχουν χαρακτηριστεί ότι λαμβάνουν μέρος σε μαζικές αποστολές Print Screen 

Εφόσον ισχύουν τα παραπάνω, τότε μέσα από τη καρτέλα του ως Συναλλασσόμενος επιλέγω: Μενού -> Δράσεις -> Αποστολή Περιεχομένου όπου διαλέγω το Περιεχόμενο και επιλέγω Αποστολή email ή sms. 

Μαζική Αποστολή περιεχομένου 

Βήμα 2β: Επιλέγουμε Επικοινωνία - > Μαζική Αποστολή. Επιλέγουμε και πάλι το μήνυμα (Περιεχόμενο) που επιθυμούμε να αποστείλουμε. Επιλέγουμε το τρόπο Αποστολής. Θα πρέπει να είναι ο ορθά ορισμένος για το συγκεκριμένο μήνυμα.  Βλ Σημειώσεις παραπάνω.  Στη συνέχεια θα βρείτε τις εγγραφές που θα γίνει η αποστολή. Αυτές μπορεί να είναι :

• Εύρεση Εγγραφών που φέρνει όλες τις επαφές (Συναλλασσόμενους) όπου τα e-mail ή τα τηλέφωνα έχουν χαρακτηριστεί ότι λαμβάνουν μέρος σε μαζικές αποστολές.
• Ελεύθερη Επιλογή οπότε με την διαδικασία της πολλαπλής αναζήτησης επιλέγετε τα πρόσωπα στα οποία θέλετε να γίνει η αποστολή.
  Το πρόγραμμα βρίσκει τα e-mail ή τα τηλέφωνα (ανάλογα με τον τρόπο αποστολής) των Συναλλασσόμενων όπου τα e-mail ή τα τηλέφωνα έχουν χαρακτηριστεί ότι λαμβάνουν μέρος σε μαζικές αποστολές.

Σημ: Στέλνετε ένα δοκιμαστικό e-mail ("Δοκιμή") για να δείτε αν όλα είναι σωστά ρυθμισμένα.

Αποστολή περιεχομένου μέσα από Λίστα ή π-Αναφορά 

Βήμα 2γ: Αυτή η επιλογή μας επιτρέπει να αποστείλουμε ένα κείμενο Επικοινωνίας μέσα από μία Λίστα Επαφών η οποία μπορεί να προκύψει μέσα αποιαδήποτε π-Αναφορά ή Αρχείο δημιουργήσουμε μέσα από το Pegasus ERP, αρκεί η λίστα νά έχει το πεδίο Κωδικός CRM. Στις π-αναφορές υπάρχει δυνατότητα άμεσης δήλωσης ενός πεδίου ότι είναι κωδικός CRM.  μέσα από το οποίο υλοποιείται και όλη η Αποστολή Περιεχομένου. Ας εξετάσουμε ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα: 

Έστω ότι επιθυμούμε να στείλουμε ένα sms σε όλους του πελάτες μας οι οποίοι έχουν σε εκκρεμότητα ένα υπόλοιπο. Η οικονομική οφειλή εμφανίζεται μέσα από το Μενού Πελάτες -> Υπόλοιπα και την εκτύπωση Ενηλικίωσης Υπολοίπων. Print Screen

• Επιλέγετε Εξαγωγή σε Αρχείο - > Αποστολή Περιεχομένου . Η επιλογή αυτή είναι ενεργή όταν η αναφορά σας περιλαμβάνει πεδία που αντιστοιχούν σε κωδικό συναλλασσομένων CRM. 

Print Screen

• Επιλέγετε Εύρεση Εγγραφών - > Αποστολή. 

Σημ: Στέλνετε ένα δοκιμαστικό sms ("Δοκιμή") για να δείτε αν όλα είναι σωστά ρυθμισμένα. 

Το 2ο σενάριο υλοποιείται μέσα από τις π-Αναφορές οι οποίες επιτρέπουν το συνδυασμό Πινάκων ώστε να προκύπτει το αποτέλεσμα με τα πεδία που επιθυμούμε και να γίνει η αποστολή. Συστήνεται να έχετε δει τις σχετικές Video Παρουσιάσεις για την υλοποίηση των π-Αναφορών εδώ  και εδώ. 

Ένα παράδειγμα θα μπορούσε να αποτελεί η κοινοποίηση μίας προσφοράς σε ένα συγκεκριμένο group υφιστάμενων πελατών πχ αυτοί που έχουν αγοράσει ένα συγκεκριμένο είδος από μία ποσότητα x και άνω. Έστω λοιπόν ότι θέλετε να στείλετε μία προσφορά για οικονομικά μελάνια στους πελάτες σας που έχουν αγοράσει εκτυπωτές. Θα επιλέξετε το Βασικό Πίνακα Πελάτες (που σχετίζεται με το CRM ώστε να μπορεί να γίνει η αποστολή περιεχομένου) και τους Συσχετιζόμενους Πίνακες "Αποθήκη" & "Κινήσεις Ειδών". 

Αποστολή με τον Server Επικοινωνίας 

Βήμα 2δ: Αυτή η επιλογή μας επιτρέπει να αποστείλουμε ένα κείμενο Επικοινωνίας μέσα από Χρονοπρογραμματισμένες ή καραχωρημένες Δραστηριότητες (οι οποίες μπορεί να προκύπτουν από Πρότυπη Δραστηριότητα) που δημιουργούνται ανά περίπτωση που έχουμε ορίσει. Αρχικά θα πρέπει να δούμε τον Ορισμό Πρότυπης Δραστηριότητας.

• [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίησης CRM -> Πρότυπες Δραστηριότητες]. Έστω ότι δημιουργούμε μία πρότυπη "Αποστολή email (από Παραγγελία)" Print Screen . Αυτή η πρότυπη εξυπηρετεί στην αποστολή ενός email όταν αλλάζει η κατάσταση της παραγγελίας ενός πελάτη πχ από Σε εκκρεμότητα να αλλάζει σε Προς τιμολόγηση. Καθορίζω το είδος της δραστηριότητας (εάν θέλω να το δημιουργήσω πάω [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίησης CRM -> Είδη Δραστηριοτήτων])και το σκοπό και τη κατάσταση της δραστηριότητας. Για τους Αποστολείς και τους Παραλήπτες δείτε τις Οδηγίες.  Επιλέγετε το Κείμενο Επικοινωνίας, τη Κατάσταση της Δραστηριότητας μετά την Αποστολή και το Κανάλι Επικοινωνίας.  Αυτή τη πρότυπη μπορούμε να τη δέσουμε και σε άλλες καταστάσεις παραγγελιών.  
• Εφόσον φτιάξουμε τη Πρότυπη πάμε να τη "δέσουμε" με τη Κατάσταση Παραγγελιών Πελατών [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Συναλλαγών και Συναλλασσομένων -> Καταστάσεις Παραγγελιών Πελατών]Print Screen. 
• Αλλάζοντας τη κατάσταση της Παραγγελίας Print Screen δημιουργείται μία πρότυπη στο Ημερολόγιο Δραστηριοτήτων Print Screen
• O Server Επικοινωνίας θα εντοπίσει τη πρότυπη Δραστηριότητα της καταχωρημένης Δραστηριότητας και θα προβεί σε Αποστολή. Η ίδια λογική ισχύει και για τις Χρονοπρογραμματισμένες Εργασίες.
• Ο Χρονοπρογραμματισμός αφορά σε Μαζικές Αποστολές και γίνεται μέσα από το εκάστοτε Περιεχόμενο Επικοινωνίας -> Μενού - > Χρονοπρογραμματισμός.  
• Μπορείτε να δείτε το Πλάνο Αποστολών μέσα από Επικοινωνία -> Πλάνο Αποστολών που περιλαμβάνει όλες τις αποστολές που θα γίνουν (Χρονοπρογραμματισμένες και Πρότυπες) 

Για την αποστολή SMS, απαραίτητη είναι η σύμβαση με κάποιον πάροχο SMS.Για τη ρύθμιση του SMS Provider στην εφαρμογή σας, μπορείτε να συμβουλευτείτε τις Οδηγίες: Ρύθμιση SMS Provider στο Pegasus ERP.

Η εμπειρία των Πελατών μας είναι ο πλούτος μας και η Έμπειρία μας είναι πλούτος των Πελατών μας