Σκοπός: Σκοπός αυτής της μελέτης είναι η περιγραφή των βασικών ενεργειών ενός ξενοδοχείου για τη διαχείριση των Χρεώσεων και Πιστώσεών του. Θα εστιάσουμε στη σύνδεση των καθημερινών εργασιών της Reception με το εμπορικό κύκλωμα της εφαρμογής.

Για περισσότερες χειριστικές διευκρινίσεις στις εργασίες της Reception προτείνουμε να παρακολουθήσετε πρώτα τη σχετική Video Παρουσίαση: Pegasus Hotel ERP Start Up

ΧΡΕΩΣΕΙΣ

Σε κάθε κράτηση , στο tab Οικονομικά , ορίζουμε τον τιμολογούμενό της.

Ο τιμολογούμενος της κράτησης είναι ένας Πελάτης.

Από την καρτέλα πελάτη μπορούμε να έχουμε μία πλήρη άποψη των κινήσεων (χρεώσεων και πιστώσεων) , του υπολοίπου του κ.ο.κ. σύμφωνα με τη Video παρουσίαση : Κύκλωμα πελατών

Παραμετροποίηση
Ένα ξενοδοχείο , μπορεί να επιλέξει αν για κάθε κράτηση δημιουργείται ένας νέος πελάτης ή χρεώνεται και πιστώνεται ένας γενικός τιμολογούμενος-πελάτης.

α.Αν επιθυμούμε να δημιουργούμε έναν νέο πελάτη για κάθε κράτηση: από την επιλογή [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Hotel-> Βασικές Παράμετροι Hotel] να αφήσουμε κενό τον πελάτη λιανικής.

β.Αν επιθυμούμε να τιμολογούμε έναν γενικό πελάτη Λιανικής για κάθε κράτηση: Στη λίστα των πελατών μας υπάρχει η καρτέλα «ΠΕΛΑΤΗΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ» ο οποίος δεν έχει ΑΦΜ και λοιπά στοιχεία. Στην επιλογή [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Hotel-> Βασικές Παράμετροι Hotel] θα ορίσουμε τον πελάτη λιανικής.

Για τα τουριστικά Γραφεία
Εάν μία κράτηση έχει γίνει από κάποιο τουριστικό γραφείο, κατά την καταχώρησή της επιλέγουμε ως τιμολογούμενο το τουριστικό γραφείο , τον τιμοκατάλογο και πιθανώς κάποιο συμβόλαιο.

Είναι πιθανό , για μία κράτηση τουριστικού γραφείου να θέλουμε να διαχωρίσουμε τον τιμολογούμενο Λοιπών Χρεώσεων. π.χ. οι χρεώσεις bar θα επιβαρύνουν τον τελικό διαμένοντα και όχι το τουριστικό γραφείο. Ορίζουμε τον τιμολογούμενο λοιπών χρεώσεων στο tab Λοιπά Στοιχεία.

Καταχωρούμε τις λοιπές Χρεώσεις – Πιστώσεις από την επιλογή [Διαμονή / Κράτηση -> ButtonBar:Λοιπές Χρεώσεις - Πιστώσεις] και σύμφωνα με τη βασική παρουσίαση του ξενοδοχείου : Video Παρουσίασης.

Τέλος,
Όταν εκτελέσουμε την ενέργεια «Χρέωση Λοιπών» καταχωρείται το αντίστοιχο παραστατικό και χρεώνεται ο λογαριασμός του τιμολογούμενου λοιπών χρεώσεων.
Όταν εκτελέσουμε την ενέργεια «Χρέωση Διαμονής» καταχωρείται το αντίστοιχο παραστατικό και χρεώνεται ο λογαριασμός του τιμολογούμενου κράτησης.

Καταχωρώντας το παραστατικό μπορούμε να επιλέξουμε τον τρόπο είσπραξης.Προσοχή! Μόνο αν εισπράξουμε όλο το ποσό του παραστατικού τη στιγμή που το εκδίδουμε , επιλέγουμε ως τρόπο Είσπραξης "Μετρητά".Αλλιώς, το παραστατικό εκδίδεται Επί πιστώσει και ενημερώνουμε το Λογιστήριο με τις εισπράξεις μας σύμφωνα με τα παρακάτω.

ΠΙΣΤΩΣΕΙΣ

Α.Όσο δεν έχει γίνει ακόμη αναχώρηση για την κράτηση:
Αν εισπράττουμε χρήματα που αφορούν παραπάνω από μία κρατήσεις κάτω από τον ίδιο τιμολογούμενο, θα μπορούσαμε να κόψουμε μία απόδειξη είσπραξης μέσα από το εμπορικό κύκλωμα σύμφωνα με τη Video Παρουσίασης: Αποδείξεις Είσπραξης. Πιστώνουμε, έτσι, τη λογιστική καρτέλα του.

Σημείωση: Με αυτήν την πρακτική μειώνουμε το υπόλοιπο του πελάτη , αλλά δεν ενημερώνουμε το υπόλοιπο της κάθε κράτησης. Επομένως, ο τιμολογούμενος, για την Main Courante του ξενοδοχείου θεωρείται χρεώστης.Αυτό συμβαίνει κυρίως με τα Τουριστικά γραφεία, στο ΑΦΜ των οποίων τιμολογούνται πολλές κρατήσεις και εισπράττουμε έναντι και όχι για κάθε κράτηση ξεχωριστά.

Αν εισπράττουμε χρήματα που αφορούν μία συγκεκριμένη κράτηση, περνάμε τις εισπράξεις μέσα από την κράτηση, από τις Λοιπές Πιστώσεις. Μια λοιπή πίστωση μπορεί να είναι «Έναντι Διαμονής» ή «Έναντι Λοιπών». Είναι σημαντικό να κάνουμε τον παραπάνω διαχωρισμό για την ορθότητα των στατιστικών μας.

Β.Εφόσον έχει γίνει αναχώρηση για την κράτηση:
Εάν έχουμε κάνει αναχώρηση για μία κράτηση αλλά υπάρχει υπόλοιπο προς είσπραξη καταχωρούμε την είσπραξη ως Απόδειξη είσπραξης  σύμφωνα με τη Video Παρουσίασης: Αποδείξεις Είσπραξης.

Σημείωση: Εφόσον έχει γίνει αναχώρηση για μία κράτηση αλλά παραμένει υπόλοιπο προς είσπραξη,  ο τιμολογούμενος της κράτησης θεωρείται χρεώστης.