Σκοπός: Η παρούσα μελέτη αναφέρεται στα βήματα παραμετροποίησης του module [Γέφυρες Λογιστικής] για βιβλία Β' κατηγορίας (Εσόδων-Εξόδων). Για να γίνουν πιο κατανοητά τα βήματα, θα χρησιμοποιήσουμε ένα παράδειγμα όπου ο λογιστής θέλει να ενημερώνονται οι παρακάτω λογαριασμοί:

Λογαριασμοί Πώλησης
Εμπορεύματα Χονδρική 24% = 70.00.0086
Λιπαντικά Χονδρική 24% = 70.00.0096
Παροχές Χονδρική 24% = 73.00.0086
Εμπορεύματα Λιανική 24% = 70.01.0086
Λιπαντικά Λιανική 24% = 70.01.0096
Παροχές Λιανική 24% = 73.01.0086
Περιβαλλοντικό Τέλος 24% = 54.09.0024

Λογαριασμοί Αγορών
Εμπορεύματα 24% = 20.01.0086
Λιπαντικά 24% = 20.01.0096

Δαπάνες
Φορτωτικές = 64.00.0024
Διάφορα 24% = 64.98.0024

Στην μελέτη Εγκατάσταση & Βασική Παραμετροποίηση του module [Γέφυρες Λογιστικής] μπορείτε να δείτε γενικές πληροφορίες για τις Γέφυρες. 

1. Ρυθμίσεις:

Με βάση τα στοιχεία του παραδείγματος, παρατηρούμε ότι ΔΕΝ ενημερώνεται διαφορετικός λογαριασμός στις Επιστροφές και τις Εκπτώσεις. Γι' αυτό το λόγο, για να εγκαταστήσετε τις Ρυθμίσεις Εσόδων/Εξόδων θα πρέπει να κάνετε restore το αρχείο genlogef\data\genlogef.sql και στην συνέχεια το genlogef\data\gef_esex_no_pist.sql .

Σημείωση: Σε περίπτωση που χρειάζεται να ενημερώνεται διαφορετικός λογαριασμός στις παραπάνω περιπτώσεις, κάνετε restore το αρχείο genlogef\data\genlogef.sql και στην συνέχεια το genlogef\data\gef_esex.sql .

Η βασική επιλογή της μεθόδου για το εκάστοτε λογιστικό πρόγραμμα γίνεται μέσα από την επιλογή [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Λογιστικής -> Βασικές Παράμετροι Λογιστικής] και επιλέγετε τη μέθοδο από το σχετικό button. Στο button με το help (?) αποτυπώνονται αναλυτικά οι οδηγίες και οι απαραίτητες ρυθμίσεις.

Σημείωση: οι περισσότερες ρυθμίσεις καλύπτονται με τις παρακάτω οδηγίες.

2. Ορισμός τύπων ειδών:
Θα πρέπει να ορίσετε τους τύπους ειδών που έχετε, ανάλογα με τους λογαριασμούς πωλήσεων/αγορών που θέλετε να ενημερώνετε (επιλογή [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Αποθήκης-> Τύποι Ειδών Αποθήκης]).

Στους τύπους ειδών στο πεδίο Λογαριασμός Γέφυρας [Ε] δίνετε κωδικό της μορφής:
ΠΠ-ΑΑ-ΚΚ
ΠΠ=Πρωτοβάθμιος λογαριασμού πωλήσεων
ΑΑ=Πρωτοβάθμιος λογαριασμού αγορών
ΚΚ=Κατηγορία είδους. Ενημερώνει το πρώτο μέρος του 4ου βαθμού στον λογαριασμό πωλήσεων/αγορών.

Παράδειγμα [Ε]=70-20-01.
Αν το είδος έχει ΦΠΑ 24% ενημερώνει, από τα παραστατικά, τους λογαριασμούς:
Χονδρικές Πωλήσεις = 70.00.00.0124
Λιανικές Πωλήσεις = 70.00.01.0124
Αγορές = 20.01.00.9924

Οι λογαριασμοί ΦΠΑ που ενημερώνει είναι για τις πωλήσεις τον 54.00.70.0024 και για τις αγορές τον 54.00.20.0024.

Στο παράδειγμά μας, από τους τίτλους των λογαριασμών προκύπτει ότι ο λογιστής θέλει να παρακολουθεί 4 διαφορετικούς τύπους ειδών στις πωλήσεις και στις αγορές του:

- Εμπορεύματα

- Λιπαντικά

- Παροχή υπηρεσιών

- Περιβαλλοντικό τέλος

Σύμφωνα με τα παραπάνω, ορίζετε 3 διαφορετικούς τύπους ειδών(Εμπορεύματα, Λιπαντικά, Περιβαλλοντικό Τέλος), οι οποίοι πρακτικά θεωρούνται εμπορεύματα (γι’ αυτό και όλοι ενημερώνουν τον πρωτοβάθμιο πωλήσεων 70 και τον πρωτοβάθμιο αγορών 20).

Οι παροχές υπηρεσιών συνήθως ενημερώνουν τον πρωτοβάθμιο πωλήσεων 73.

Τέλος, ορίζετε στα είδη σας τον κατάλληλο τύπο.

3. Ορισμός αιτιολογιών αποδείξεων

Όπως ορίσατε τύπους ειδών, μπορείτε να ορίσετε και αιτιολογίες αποδείξεων για τις δαπάνες στην επιλογή [ToolBox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης ->Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Λογιστηρίου -> Αιτιολογίες Αποδείξεων] ώστε να συμμετέχουν στη δημιουργία λογαριασμών.

Μεταξύ άλλων, για τη δημιουργία λογαριασμού από την αιτιολογία, ορίζετε:

Αρχικός Λογαριασμός Καθαρών [Κ]: Ο Λογαριασμός Γενικής Λογιστικής που θα δώσει αρχική τιμή στον Λογαριαμσό Καθαρών.
Αρχικός Λογαριασμός ΦΠΑ [Φ]: Ο Λογαριασμός Γενικής Λογιστικής που θα δώσει αρχική τιμή στον Λογαριασμό ΦΠΑ.

Στο παράδειγμά μας, οι αιτιολογίες που θέλει να παρακολουθεί ο λογιστής καλύπτονται ήδη από τα [Έξοδα Μεταφοράς] και από τα [Υλικά - Αναλώσιμα (24%)].

4. Έλεγχος λογαριασμών γέφυρας:

4.1.Καταχώρηση παραστατικών με όλα τα είδη
Καταχωρείτε παραστατικό όπου επιλέγετε ένα είδος από κάθε τύπο, ώστε να ελέγξετε αν έρχονται οι σωστοί λογαριασμοί στην εκτέλεση της γέφυρας. Δημιουργείτε παραστατικό για πωλήσεις λιανικής, χονδρικής καθώς και για αγορές.
Προτείνουμε να καταχωρείτε ευκρινείς τιμές στα είδη (π.χ. Πολλαπλάσιες του 5,00 ή του 10,00) ώστε να εντοπίσετε με μια ματιά τον σχετικό λογαριασμό κάθε είδους.
Στο παράδειγμά μας, καταχωρείτε μια απόδειξη λιανικής πώλησης.

Εκτελείτε τη γέφυρα από τη λίστα των παραστατικών με κλικ στο κουμπί [Λοιπές Δράσεις->Γέφυρα Παραστατικού].

Ως αποτέλεσμα, εμφανίζεται πίνακας με τους λογαριασμούς που δημιουργεί η γέφυρα για το παραστατικό.

Οι λογαριασμοί δημιουργούνται σωστά(ξεχωρίζουν μεταξύ τους από τα 2 πρώτα ψηφία του 4βάθμιου, όπως τα ορίσατε στους [Τύπους Ειδών]).
Κάνετε τα ίδια βήματα με ένα τιμολόγιο πώλησης:

Το ίδιο με ένα τιμολόγιο αγοράς:

4.2.Καταχώρηση δαπανών
Όπως είδαμε παραπάνω για τα είδη, το ίδιο κάνετε και με μια καταχώρηση απόδειξης δαπανών, δηλαδή δημιουργείτε μια απόδειξη όπου χρησιμοποιείτε τις δαπάνες που θέλει να περνάει σε γέφυρα ο λογιστής.

Εκτελείτε με παρόμοιο τρόπο τη γέφυρα και ελέγχετε τους λογαριασμούς που προκύπτουν.

5. Καταχώρηση εναλλακτικών λογαριασμών:
Αν ο λογιστής ενημερώνει διαφορετικούς λογαριασμούς από αυτούς που φέρνει το standard στήσιμο της γέφυρας, μπορείτε να τους ορίσετε επιλέγοντας τον σχετικό λογαριασμό από το μενού [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Λογιστικής -> Λογιστικό Σχέδιο] και καταχωρώντας τον στο πεδίο [Εναλλακτικός Λογαριασμός].

Όπως είδαμε στην αρχή, έστω ότι ο λογιστής θέλει να ενημερώνει τους παρακάτω λογαριασμούς:
Λογαριασμοί Πώλησης
Εμπορεύματα Χονδρική 24% = 70.00.0086
Λιπαντικά Χονδρική 24% = 70.00.0096
Παροχές Χονδρική 24% = 73.00.0086
Εμπορεύματα Λιανική 24% = 70.01.0086
Λιπαντικά Λιανική 24% = 70.01.0096
Παροχές Λιανική 24% = 73.01.0086
Περιβαλλοντικό Τέλος 24% = 54.09.0024

Λογαριασμοί Αγορών
Εμπορεύματα 24% = 20.01.0086
Λιπαντικά 24% = 20.01.0096

Δαπάνες
Φορτωτικές = 64.00.0024
Διάφορα 24% = 64.98.0024

Για παράδειγμα, για τον λογαριασμό 70.00.01.0024, ορίζετε ως εναλλακτικό τον 70.01.0086.

Καταχωρείτε όλους τους εναλλακτικούς λογαριασμούς στο λογιστικό σχέδιο.

Για να ελέγξετε ότι οι ρυθμίσεις είναι εντάξει, εκτελείτε και πάλι γέφυρα, όπως κάνατε στο προηγούμενο βήμα.

6. Εκτέλεση γέφυρας:

Από την επιλογή [Αυτοματισμοί -> Γενικής Λογιστικής -> Γέφυρα από Κινήσεις Εμπορικού] εκτελείτε την γέφυρα για την λογιστική.
Οταν δημιουργηθούν οι εγγραφές για την περίοδο που επιθυμείτε, ([Εύρεση Εγγραφών -> Εύρεση Από Λογιστικές Κινήσεις]), με την επιλογή [Αρχείο -> Εξαγωγή σε αρχείο (προκαθορισμένο)] δημιουργείτε τα απαραίτητα αρχεία για τον λογιστή σας.