Σκοπός: 

Η παρούσα μελέτη περιγράφει τα απαραίτητα βήματα που πρέπει να γίνουν από τον χρήστη προκειμένου να πραγματοποιηθεί η σωστή αποστολή και παραλαβή των παραστατικών που απαιτούνται για την ενημέρωση της υπηρεσίας myDATA.

Προϋποθέσεις:

Θα πρέπει να έχουν γίνει οι βασικές ρυθμίσεις όπως περιγράφονται στη μελέτη Εγκατάσταση & Βασική Παραμετροποίηση του module myDATA .

1. Λειτουργία (χειροκίνητη):

Η διαδικασία χωρίζεται σε 4 βασικά βήματα:

1. Δημιουργία Παραστατικών από το ERP
2. Αποστολή Παραστατικών στο myDATA
3. Παραλαβή Παραστατικών από το myDATA
4. Αποστολή Χαρακτηρισμών στο myDATA

1. Δημιουργία Παραστατικών από το ERP
[Αυτοματισμοί -> myDATA -> Δημιουργία Παραστατικών από το ERP]

Με τον συγκεκριμένο αυτοματισμό δημιουργούνται τα παραστατικά τα οποία έχετε ορίσει ότι θα στείλετε στο myDATA ή περιμένετε την παραλαβή τους από το myDATA.

Μεταξύ άλλων, μπορείτε να επιλέξετε δημιουργία παραστατικών από συγκεκριμένα καταστήματα, ημερομηνία τροποποίησης κ.α.

Με την εκτέλεση του αυτοματισμού, δημιουργούνται οι σχετικές εγγραφές στην επιλογή [Βάσεις Δεδομένων -> Λογιστήριο -> Παραστατικά myDATA]

 

Για παράδειγμα, οι σημειωμένες εγγραφές είναι ΑΛΠ καθώς και ένα τιμολόγιο αγοράς με αριθμό 555 και ημ/νία καταχώρησης 8/10/2020.

Σημείωση: Δεν δημιουργεί παραστατικό myDATA για τα Ακυρωμένα παραστατικά και τα Ακυρωτικά τους

2. Αποστολή Παραστατικών στο myDATA
[Αυτοματισμοί -> myDATA -> Αποστολή Παραστατικών]

Με αυτήν την επιλογή γίνεται αποστολή των παραστατικών που είναι καταχωρημένα στην επιλογή [Βάσεις Δεδομένων -> Λογιστήριο -> Παραστατικά myDATA]  και είναι χαρακτηρισμένα σαν [Προς Αποστολή] (στην ουσία, πρόκειται για τα παραστατικά που έχετε εκδώσει).

Σημείωση: Τα παραστατικά που καταχωρείτε είναι αυτόματα χαρακτηρισμένα [Προς Αποστολή].

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, πλέον η εγγραφή έχει πάρει αναγνωριστικό παραστατικού καθώς και μοναδικό αριθμό ΜΑΡΚ.

3. Παραλαβή Παραστατικών από το myDATA
[Αυτοματισμοί -> myDATA -> Παραλαβή Παραστατικών από το MyDATA]

Με αυτήν την επιλογή γίνεται παραλαβή των νέων παραστατικών που έχουν καταχωρήσει για εμάς άλλες επιχειρήσεις στο myDATA.
Η αναζήτηση των παραστατικών γίνεται βάση του πεδίου [Αναγνωριστικό Παραστατικού]. Γίνεται η αίτηση παραστατικών από το τελευταίο ΜΑΡΚ που έχουμε παραλάβει. 

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, έχει παραληφθεί ένα τιμολόγιο πώλησης(έχει χαρακτηριστεί ως τέτοιο από τον αποστολέα). Έχει λάβει ήδη αναγνωριστικό παραστατικού και μοναδικό αριθμό ΜΑΡΚ από την αντίστοιχη διαδικασία αποστολής παραστατικών που έκανε ο αποστολέας.

Σημείωση: τα περισσότερα πεδία εκδότη είναι κενά καθώς ακόμα δεν έχει γίνει η αντιστοίχιση του παραστατικού myDATA με το αντίστοιχο τοπικό της εφαρμογής.

4. Αποστολή Χαρακτηρισμών στο myDATA
[Αυτοματισμοί -> myDATA -> Αποστολή Χαρακτηρισμών στο myDATA]

Με αυτήν την επιλογή γίνεται αποστολή των χαρακτηρισμών των παραστατικών που έχετε παραλάβει από το myDATA.

Σημείωση: Αποστολή των χαρακτηρισμών πρέπει να γίνει στα παραστατικά που έχετε παραλάβει από το myDATA, καθώς αυτά που στέλνετε έχουν αυτόματα χαρακτηριστεί (βλ. Βήμα #2).

Για αυτά τα παραστατικά,  θα πρέπει μετά την παραλαβή τους(βλ. Βήμα #3), να τα χαρακτηρίσετε και στην συνέχεια να κάνετε την αποστολή των χαρακτηρισμών τους.
Στην αποστολή συμμετέχουν τα παραστατικά που έχουν χαρακτηρισμό (Κατηγορία Εξόδου ή Εσόδου) σε όλες τις γραμμές τους.

Για να λάβουν χαρακτηρισμό, θα πρέπει να αντιστοιχιστούν με το αντίστοιχο παραστατικό. 

Επιλέγετε το παραστατικό που έχει παραληφθεί με διπλό κλικ. Στο tab [Γενικά Στοιχεία] και στο πεδίο κάτω αριστερά [Πίνακας] επιλέγετε το σχετικό παραστατικό από την τοπική εγκατάσταση.

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, παρατηρούμε ότι ο αριθμός του παραστατικού που έχει παραληφθεί από το myDATA και ο αριθμός του τοπικού παραστατικού είναι ίδιοι. Κάνουμε τον ίδιο έλεγχο και για τα υπόλοιπα βασικά στοιχεία (ΑΦΜ εκδότη, ημερομηνία, σύνολο και σειρά παραστατικού).

Σημείωση: αν υπάρχει διαφορά μεταξύ των στοιχείων του παραστατικού που παρελήφθη από το myDATA και του τοπικού παραστατικού, εμφανίζει σχετικό μήνυμα. Για παράδειγμα:

Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η αντιστοίχιση, μπορεί να εκτελεστεί ο σχετικός αυτοματισμός για την αποστολή των χαρακτηρισμών στο myDATA.

Με αυτήν την διαδικασία ενημερώνεται το πεδίο [Κωδ.Χαρακτηρισμού] των παραστατικών.

2. Λειτουργία  (αυτόματη):

Δίνεται η δυνατότητα από την εφαρμογή να γίνει αυτόματα η διαδικασία επικοινωνίας - ενημέρωσης με το my data χρησιμοποιώντας τα  Pegasus Services σε συνδιασμό με τον Χρονοδιάγραμμα Εργασιών  των Windows 

Σημείωση : Θα πρέπει να μιλήσετε με τον λογιστή της επιχείρησης για να σας ενημερώσει για το κάθε πότε θα εκτελείται η κάθε δραστηριότητα ενδεχομένως να είναι διαφορετικός ανάλογα με τα παραστατικά που κόβει η επιχείρηση ή το αντικείμενό της.

Εκτέλεση

Ακολουθούμε την παρακάτω  διαδρομή. [ToolBox->Servers] 

Μπαίνουμε στον server που επιθυμούμε πχ στην συγκεκριμένη περίπτωση στον myDATA : Αποστολή Παραστατικών

 

Πατάμε τον γρανάζι και μας βγάζει το παρακάτω

Αυτά είναι τα στοιχεία που θα χρειαστούμε για να φτιάξουμε Μια εργασία στο Χρονοδιάγραμμα Εργασιών  

Ο ορισμός της αυτόματης εκτέλεσης γίνεται από τα Windows.

Επιλέγουμε ‘Start -> All Programs -> Accessories -> System Tools -> Task Scheduler (Χρονοδιάγραμμα Εργασιών )

1. Από το ‘Action’ πατάμε ‘Create Task…
   ’

2. Στο παράθυρο που μας ανοίγει δηλώνουμε

   • Name: Το όνομα με το οποίο θέλουμε να φαίνεται η κάθε λειτουργία προτείνουμε να έχει τον ίδιο τίτλο με τον server πχ myData Aποστολή Παραστατικών 

   • Επιλέγουμε ‘Run whether user is logged on or not’

   • Ενεργοποιούμε το check box ‘Run with highest privileges’

   • Πηγαίνουμε στο tab:Triggers δημιουργούμε ένα νέο και δηλώνουμε κάθε πότε θέλουμε να εκτελείται

   • Πηγαίνουμε στο tab:Actions και δημιουργούμε μια νέα δράση. Πηγαίνουμε στο tab:Actions και δημιουργούμε μια νέα δράση. Τα ορίσματα που πρέπει να έχει η δράση είναι:

                πχ για μια εγκατάσταση στο c:\tesaesa\pegasus_erp_startup και για τον server [ myData Aποστολή Παραστατικών] θα προκύψουν οι παρακάτω ρυθμίσεις 

                Πρόγραμμα: c:\tesaesa\pegasus_erp_startup\pego312.exe
                Εναρξη Στο: c:\tesaesa\pegasus_erp_startup\ca_mydata\_001\
                Ορίσματα: tesae serp01 * -1 1


Σε άλλα προγράμματα ή σε εγκαταστάσεις που έχετε αλλάξει τον φάκελο εγκατάστασης θα είναι διαφορετικά τα παραπάνω.

Πατάμε ‘ΟΚ’ και ελέγχουμε ότι η εκτέλεση του συγκεκριμένου server  λειτουργεί κανονικά

* Όταν εκτελούμε το server από Windows Server 2008 η νεότερη έκδοση η ενεργοποίηση του server πρέπει να είναι (χωρίς εμφάνιση παραθύρου)