Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα που αναλύουμε για να παραμετροποιήσετε την δική σας εφαρμογή έτσι ώστε να λειτουργεί σύμφωνα με τις τελευταίες διατάξεις της ΠΟΛ.1018/30.01.08

Α) ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ OIL

Από το κεντρικό μενού επιλέγετε διαδοχικά: Toolbox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίησης Oil -> Βασικές Παράμετροι Oil

Θα εμφανιστεί η παρακάτω Οθόνη. Εδώ πατήστε την Καρτέλα ΗΦΑΙΣΤΟΣ για να εμφανιστούν τα παρακάτω πεδία παραμετροποίησης. (Στην βασική εγκατάσταση της εφαρμογής οι παράμετροι είναι ήδη ορισμένοι με τις απαραίτητες προεπιλεγμένες τιμές).

• Κωδικός ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ.: Εδώ ορίζετε τον αριθμό μητρώου ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ. (Συνήθως είναι το ΑΦΜ σας)
• Ενημέρωση συναλλαγών Πετρελαίου Θέρμανσης έως : Στα πεδία αυτά καταχωρείται αυτόματα η τελευταία περίοδος για την οποία κάνατε υπολογισμό στοιχείων προς αποστολή στον Ηφαιστο
• Δημιουργία αρχείου για ΗΦΑΙΣΤΟΣ εώς: Στα πεδία αυτά καταχωρείται αυτόματα η τελευταία περίοδος για την οποία αποστείλλατε στοιχεία στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Ηφαιστου
• Αποστολή Φακέλου Παραστατικών Εως: Είναι η ημερομηνία μέχρι την οποία έχει γίνει αποστολή παραστατικών στην ΔΟΥ (φάκελος παραστατικών).
• Οριο Ημερών για αποστολή Στοιχείων: Οι ημέρες που δίνει δικαίωμα ο ΗΦΑΙΣΤΟΣ για να καταχωρήσετε κινήσεις.
• Τύπος Ειδών Πετρελαίου Θέρμανσης : Επιλέγουμε το τύπο είδους που έχουμε επιλέξει στα είδη που ανήκουν στην κατηγορία  Πετρέλαιο Θέρμανσης.
• Τύπος Ειδών Πετρελαίου Κίνησης : Επιλέγουμε το τύπο είδους που έχουμε επιλέξει στα είδη που ανήκουν στην κατηγορία στο Πετρέλαιο Κίνησης .
• Φάκελος Αποθήκευσης Αρχείου ΗΦΑΙΣΤΟΣ: Είναι ο φάκελος στον οποίο θα αποθηκεύονται τα αρχεία που δημιουργεί η εφαρμογή, για την αποστολή των συναλλαγών πετρελαίου θέρμανσης στον ΗΦΑΙΣΤΟ (π.χ. c:\ifaistos)

Β) Ορισμός των Κωδικών Κίνησης Ηφαίστου ανά Είδος Παραστατικού (Αγορές - Πωλήσεις)

Από το κεντρικό μενού επιλέγετε διαδοχικά: Toolbox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίησης Oil -> Ηφαιστος: ΚΚ ανά Παραστατικό Πελάτη / Προμηθευτή

Για κάθε κίνηση του πετρελαίου θέρμανσης (Εισαγωγές, Εξαγωγές, Επιστροφές, Αυτοπαραδόσεις κτλ) υπάρχει ο αντίστοιχος Κωδικός Κίνησης για την αποστολή στον Ηφαιστο. Σε κάθε είδος παραστατικού (Αγοράς ή Πώλησης) το οποιό διακινεί πετρέλαιο θέρμανσης (δηλαδή διακινείται ποσότητα και όχι αξία) θα πρέπει να οριστεί ο αντίστοιχος Κωδικός Κίνησης (ΚΚ) ΗΦΑΙΣΤΟΥ

Γ) ΟΡΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΕΙΔΟΥΣ ΠΕΤΡΕΛΑΙΟΥ ΘΕΡΜΑΝΣΗΣ

Για την έκδοση των παραστατικών διακίνησης πετρελαίου θέρμανσης θα πρέπει να ορίσετε το είδος Πετρελαίου Θέρμανσης στην αποθήκης σας

Επιλέγετε : Βάσεις Δεδομενων -> Αποθήκες -> Διαχείριση Ειδών

Στην οθόνη διαχείριση των ειδών που εμφανίζεται πατάτε το πλήκτρο INS:NEO για να καταχωρήσετε νέο είδος

Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη καταχώρησης νέου είδους στην αποθήκη:

Εικ4. Καταχώρηση του Είδους Πετρελαίου Θέρμανσης

1) Εδώ δίνετε τα βασικά στοιχεία του είδους (π.χ. τιμή, κατ ΦΠΑ, Μονάδα Μέτρησης)

2) Στην καρτέλα Λογιστικά δίνετε στο πεδίο Επιπλέον Ποσό ΕΦΚ ανά Μονάδα = 0

Δ) ΛΟΙΠΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΡΘΗ ΕΚΔΟΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ ΠΕΤΡΕΛΑΙΟΥ

Για την ορθή έκδοση των παραστατικών διακίνησης πετρελαίου θέρμανσης (Εισαγωγές ή Πωλήσεις) θα πρέπει να ενημερώνετε τα απαραίτητα στοιχεία των πελατών (Τελικοί Καταναλωτές ή Πρατηριούχοι στους οποίους κάνετε μεταπώληση) ή των προμηθευτών σας

Στους τελικούς καταναλωτές (Ιδιώτες, Διαχειριστές Πολυκατοικιών ή Επιχειρήσεις) θα πρέπει να καταχωρήσετε τον Κωδικό Λογαριασμού ΔΕΗ ο οποίος και είναι υποχρεωτικό να αναγράφεται στο Εκδιδόμενο Παραστατικό. Αντίστοιχα σε περίπτωση που κάνετε μεταπώληση σε άλλους πρατηριούχους (Οι οποίοι καταχωρούνται ως πελάτες) θα πρέπει να καταχωρείτε τον Κωδικό ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ. αυτών

Από την Reception πατάτε το Group Πελάτες και πατάτε το πλήκτρο Αρχείο Πελατών (ή εναλλακτικά: Βάσεις Δεδομένων -> Πελάτες)

Παράδειγμα Καταχώρησης Τελικού Καταναλωτή:

Από την Reception επιλέγετε : Νέος Πελάτης

Εικ.5 Καταχώρηση/ Διαχείριση Πελάτη - Τελικός Καταναλωτής

i) Συμπληρώνετε τα στοιχεία του Τελικού Καταναλωτή. Στο πεδίο Κωδικός ΔΕΗ συμπληρώνετε τον σχετικό κωδικό που αναγράφετε στον λογαριασμό της ΔΕΗ του κτηρίου για το οποίο προορίζεται το πετρέλαιο θέρμανσης

ii) Το ονοματεπώνυμο και το πατρώνυμο (Του τελικού καταναλωτή που επιβαρύνεται) . Σε περίπτωση που το πετρέλαιο βαρύνει από κοινού πολλά πρόσωπα (π.χ. Πολυκατοικίες, Διπλοκατοικίες) και υπάρχει Επαγγελματική Διαχείριση τότε θα πρέπει να συμπληρώσετε τον ΑΦΜ , το Ονοματεπώνυμο και το Πατρώνυμο του εκπροσώπου (Διαχειριστή) των ενοίκων/ Συνιδιοκτητών του κτηρίου

*** Μπορείτε να ενημερώσετε τα στοιχεία ενός ήδη καταχωρημένου πελάτη αν από τη διαχείριση των στοιχείων του επιλέξετε το πλήκτρο Δράσεις και στην συνέχεια την επιλογή Στοιχεία Πελάτη για το Ηφαιστος

Ε) Καταχώρηση των οχημάτων διακίνησης Πετρελαίου Θέρμανσης (Βυτιοφόρα - Πλωτά Μέσα)

Κατα την έκδοση παραστατικών για την διακίνηση του πετρελαίου θέρμανσης θα πρέπει να επιλέγετε (Υποχρεωτικά) το μέσο με το οποίο γίνεται η διακίνηση

Αρχικά θα πρέπει να καταχωρήσετε τα μέσα διακίνησης της εταιρείας σας (Βυτία, Πλωτά Μέσα κτλ)

Toolbox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Συναλλασόμενων και Συναλλαγών -> Οχήματα Εταιρείας. Εδώ με το πλήκτρο INS καταχωρείτε τα οχήματά σας

Αφού καταχωρήσετε τα οχήματα στον παραπάνω πίνακα θα πρέπει να ορίσετε την ιδιότητά τους για την αποστολή των στοιχείων στον Ηφαιστο. Αυτό γίνεται από το μενού:

Toolbox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παράμετροι Oil -> Ορισμός Είδους ανά Οχημα Εταιρείας