Στην απογραφή καταχωρείτε τις ποσότητες που έχετε μετρήσει στην αποθήκη σας για κάθε είδος (ποσότητα φυσικής απογραφής). Το πρόγραμμα συγκρίνει την ποσότητα αυτήν με την ποσότητα που εμφανίζει σαν υπόλοιπο την ημερομηνία που έχετε ορίσει ότι αφορά η απογραφή (υπόλοιπο που δείχνει η εφαρμογή) και υπολογίζει την διαφορά για κάθε είδος. Για να μπορέσει να υπολογιστεί η διαφορά θα πρέπει να έχετε κάνει την ενημέρωση της απογραφής από την αποθήκη με τις ποσότητες που δείχνει η εφαρμογή. Η λίστα της απογραφής για κάθε είδος και αποθηκευτικό χώρο έχει τα εξής σημαντικά πεδία: Ποσότητα Απογραφής: Τι μετρήσατε στην απογραφή Υπόλοιπο Αποθήκης : Τι δείχνει το πρόγραμμα σαν υπόλοιπο την περίοδο που μετρήσατε. Το ενημερώνετε με την Δράση [Εύρεση υπολοίπων από Αποθήκη] Διαφορά: Την διαφορά των 2 ποσοτήτων που θα πρέπει να καταχωρηθεί στην αποθήκη ώστε στο τέλος της περιόδου απογραφής να δείχνει σαν υπόλοιπο την [Ποσότητα Απογραφής]. Με την γρήγορη καταχώρηση δίνετε τον κωδικό (ή το barcode) του είδους και η εφαρμογή βρίσκει αν είναι ήδη καταχωρημένο ή όχι. Κάνετε έτσι την ανάλογη καταχώρηση ή διαχείριση της εγγραφής. Τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε είναι: Αν είναι σωστή η αποθήκη σας και δεν χρειάζεται διορθώσεις δεν θα εκτελέσετε τα βήματα 4 και 5. Βήμα 1 Ενημερώσεις Περιόδου Απογραφής: Ορίζετε την περίοδο για την οποία θα καταχωρήσετε - ενημερώσετε απογραφή (π.χ. 1/1/2008 έως 31/12/2008). Βήμα 2 Εύρεση Υπολοίπων από αποθήκη: Φέρνει όλα τα είδη από την αποθήκη σας που έχουν υπόλοιπο την τελευταία ημέρα της περιόδου απογραφής (αν π.χ. έχετε ορίσει περίοδο από 01/01/2008 εώς και 31/12/2008 εμφανίζει τα υπόλοιπα της 31/12/2008) Βήμα 3 Εύρεση Τιμής Κόστους : Ενημερώνει την λίστα απογραφής με την τιμή κόστους με τον τρόπο που θέλετε (τελευταία, πρώτη, μέση κ.ο.κ.) Βήμα 4 Ενημερώνετε τις ποσότητες των ειδών (την πραγματική σας απογραφή). Βήμα 5 Ενημέρωση Αποθήκης : Ενημερώνετε την αποθήκη με τις διαφορές ώστε να δείχνει τις πραγματικές ποσότητες στην ημερομηνία που θέλετε. Αυτή η διαδικασία δημιουργεί στην αποθήκη σας τις διορθωτικές κινήσεις που πρέπει ώστε το υπόλοιπο των ειδών να ταιριάζει με αυτό της απογραφής. Αν για παράδειγμα ένα είδος έχει : Ποσότητα Φυσικής Απογραφής (αυτό που μετρήσατε και καταχωρήσατε) = 10 Υπόλοιπο που δείχνει η εφαρμογή (όπως ενημερώθηκε κατά το βήμα 2) = 3 Διαφορά = 7 στο βήμα αυτό θα δημιουργηθεί μία κίνηση με ποσότητα 7 ώστε το πρόγραμμα να δείχνει υπόλοιπο 7. Βήμα 6 Ενημέρωση Ιστορικού Απογραφής : Ενημερώνει το ιστορικό της απογραφής, ώστε να μπορείτε να ανατρέξετε κάθε φορά στις απογραφές προηγούμενων ετών. Το ιστορικό αποθηκεύεται με βάση την ημερομηνία.