Διαχείριση Τραπεζικών Λογαριασμών
Σκοπός:
Στο κείμενο αυτό περιγράφεται η λειτουργία και οι δυνατότητες του Web App Module Διαχείριση Τραπεζικών Λογαριασμών καθώς και απαραίτητες ρυθμίσεις που απαιτούνται.
Δείτε τη video παρουσίαση:
Προϋποθέσεις:
- PE.00.134 - Web App Module Διαχείριση Τραπεζικών Λογαριασμών
- Ενεργός λογαριασμός στην Εθνική Τράπεζα καθώς και οι σχετικοί κωδικοί πρόσβασης στο e-banking
- ΠΡΟΣΟΧΗ: Προκειμένου να ενεργοποιηθεί η σύνδεση με το API της Εθνικής τράπεζας, θα πρέπει να δοθεί ειδική άδεια για το URL της εφαρμογής σας. Για τον σκοπό αυτό, θα πρέπει να καταχωρήσετε μία ΠΠΥ (Αίτημα Υποστήριξης) από τον λογαριασμό σας στο tesae.gr, ζητώντας να ενεργοποιηθεί το URL της εφαρμογής σας για τη διασύνδεση στο API της Εθνικής. Με το ΟΚ από το τεχνικό τμήμα της ΤΕΣΑΕ, μπορείτε να προχωρήσετε στις ρυθμίσεις.
Λειτουργία:
Με το συγκεκριμένο module, ο χρήστης του Pegasus Web App μπορεί να διαχειρίζεται τις κινήσεις των τραπεζικών του λογαριασμών, συνδεόντάς τες με κινήσεις χρέωσης/πίστωσης ώστε να διαμορφώνει κατάλληλα τα υπόλοιπα των λογαριασμών του(πελατών/προμηθευτών/εταιρίας κ.ο.κ.).
Dashboard
Αρχικά, στο dashboard της εφαρμογής μπορούν να εμφανιστούν 2 νέα στοιχεία:
- Μη αντιστοιχισμένες Εισπράξεις Ημέρας: Εμφανίζει το σύνολο των εισπράξεων που δεν έχουν αντιστοιχιστεί με κάποια κίνηση στην εφαρμογή
- Μη αντιστοιχισμένες Πληρωμές Ημέρας: Εμφανίζει το σύνολο των πληρωμών που δεν έχουν αντιστοιχιστεί με κάποια κίνηση στην εφαρμογή
Σημείωση: αυτά τα στοιχεία δεν εμφανίζονται αυτόματα μετά την προσθήκη του module, θα πρέπει να τα προσθέσετε σύμφωνα με τα βήματα του κειμένου https://www.tesae.gr/docs/text/10000437/basiki-parametropiisi-ke-leitourgia.html?module=dashboard00
Προβολή Κινήσεων Λογαριασμών
Στην επιλογή [Λογιστήριο->Τραπεζικές Κινήσεις:Dashboard] μπορείτε να δείτε όλες τις κινήσεις των τραπεζικών λογαριασμών που έχετε συνδέσει με την εφαρμογή.
Με κλικ στο button [Εύρεση Κινήσεων], το σύστημα παραλαμβάνει όλες τις νέες Τραπεζικές Κινήσεις από όλους τους ενεργούς Τραπεζικούς Λογαριασμούς των ενεργών Τραπεζικών Συνδέσεων απο μια δεδομένη ημερομηνία και μετά.
Ως δεδομένη ημερομηνία θεωρείται η ημερομηνία της τελευταίας κίνησης που έχει καταχωρηθεί για τον κάθε Τραπεζικό λογαριασμό εκτός αν εχει γινει check το [Ευρεση για Διάστημα] που τότε ως δεδομένη ημερομηνία θεωρείται η ημερομηνία που έχει καταχωρηθεί στο πεδίο [Ημερομηνία Από].
Οι εγγραφές που έχουν τιμή [Ναι] στη στήλη [Εκκρεμεί] είναι αυτές που δεν έχουν αντιστοιχιστεί ακόμα με κάποια κίνηση Πήγασου.
Επιλέγοντας μια εγγραφή, δεξιά και πάνω εμφανίζονται 4 buttons:
- + Κίνηση Πελάτη/Προμηθευτή
Ανοίγει νέο παράθυρο όπου μπορείτε να καταχωρήσετε μια νέα κίνηση λογαριασμού στο Pegasus Web App, η οποία θα συνδέεται με τη συγκεκριμένη κίνηση του τραπεζικού σας λογαριασμού.
Ανάλογα με το ποιο button έχετε επιλέξει, μπορείτε να αναζητήσετε το σχετικό λογαριασμό πελάτη/προμηθευτή στο ομώνυμο πεδίο, όπως επίσης θα σας φέρει και τον σχετικό κωδικό κίνησης(εφόσον τον έχετε ορίσει στα [Στοιχεία Σύνδεσης] της τράπεζάς σας ή στις [Βασικές Παραμέτρους Διαχείρισης Τραπεζικών Λογαριασμών](βλ. παρακάτω).
Επιπλέον, αν κάνετε κλικ στην επιλογή [Ενέργειες->Εύρεση Λογαριασμού από Υπόλοιπο], η εφαρμογή θα αναζητήσει τον πελάτη/προμηθευτή που έχει υπόλοιπο ίσο με το ποσό της συγκεκριμένης τραπεζικής κίνησης. Η λογική είναι ότι εφόσον υπάρχει ταύτιση, ο συγκεκριμένος λογαριασμός πελάτη/προμηθευτή θα επιλεχθεί αυτόματα.
Η ολοκλήρωση της παραπάνω ενέργειας θα έχει ως αποτέλεσμα την άμεση τροποποίηση του υπολοίπου του συνδεδεμένου λογαριασμού(χρήσιμο ώστε να ενημερώνετε τα υπόλοιπα των πελατών/προμηθευτών σας με βάση τις τραπεζικές σας κινήσεις).
- Αναζήτηση-Συσχέτιση Κινήσεων Πελάτη/Προμηθευτή
Έχοντας επιλέξει την επιθυμητή εγγραφή από τη λίστα, σας ανοίγει νέο παράθυρο όπου η εφαρμογή αναζητάει μια κίνηση λογαριασμού όπου τα παρακάτω κριτήρια είναι ίδια με αυτά της επιλεγμένης εγγραφής:
- Ημερομηνία
- Ποσό
- Χρέωση/Πίστωση
Εφόσον βρεθεί μια τέτοια εγγραφή, με διπλό κλικ μπορείτε να τη συνδέσετε με την επιλεγμένη τραπεζική κίνηση. Η δυνατότητα αυτή είναι χρήσιμη σε περίπτωση πχ που έχετε καταχωρήσει μια απόδειξη είσπραξης από πελάτη είτε ένα παραστατικό που εξοφλήθηκε με τραπεζική μεταφορά και θέλετε να συνδέσετε τη σχετική τραπεζική κίνηση εύκολα με την κίνηση λογαριασμού που δημιουργήθηκε στην εφαρμογή.
Σημείωση: Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα κριτήρια αναζήτησης της συγκεκριμένης οθόνης κάνοντας κλικ στο ομώνυμο υποπλαίσιο, ώστε να αναζητήσετε κινήσεις λογαριασμών με διαφορετικά κριτήρια.
Ειδικό Δικαίωμα
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε το ειδικό δικαίωμα [bnk_master] στους επιθυμητούς χρήστες ώστε να βλέπουν μόνο εισπράξεις και όχι πληρωμές (για τον ορισμό δικαιωμάτων στους χρήστες δείτε το σχετικό κείμενο). Με το δικαίωμα αυτό μπορείτε να ορίσετε π.χ. στους χρήστες της γραμματείας που να αναλάβουν να αντιστοιχίσουν τις εισπράξεις, να μη βλέπουν τις πληρωμές σας σε προμηθευτές.
Σημείωση: ο χρήστης που έχει ενεργό αυτό το δικαίωμα μπορεί να δει τιμές και στα 2 νέα στοιχεία που αναφέρθηκαν στην παράγραφο [Λειτουργία->Dashboard]. Σε διαφορετική περίπτωση, εμφανίζεται τιμή μόνο στο στοιχείο των [Μη αντιστοιχισμένων Εισπράξεων Ημέρας].
Ρυθμίσεις:
Όσον αφορά τις συνεργαζόμενες τράπεζες, μπορείτε να συνδεθείτε με την Εθνική Τράπεζα καθώς και με όλες τις τράπεζες που ενοποιούνται κάτω από το API της Εθνικής Τράπεζας. Αυτές είναι οι άλλες 3 συστημικές(Eurobank, AlphaBank, Πειραιώς) καθώς και:
- η Τράπεζα Κύπρου(BANK OF CYPRUS)
- η Συνεταιριστική Τράπεζα Χανίων (COOPERATIVE BANK OF CHANIA)
ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Πρέπει οπωσδήποτε να έχετε λογαριασμό(και στοιχεία σύνδεσης e-banking) στην Εθνική Τράπεζα προκειμένου να προχωρήσετε σε διασύνδεση με οποιαδήποτε από τις υπόλοιπες τράπεζες.
Όπως ήδη έχει αναφερθεί στην αρχή της μελέτης και προκειμένου να ενεργοποιηθεί η σύνδεση με το API της Εθνικής τράπεζας, θα πρέπει να δοθεί ειδική άδεια για το URL της εφαρμογής σας. Για τον σκοπό αυτό, θα πρέπει να καταχωρήσετε μία ΠΠΥ (Αίτημα Υποστήριξης) από τον λογαριασμό σας στο tesae.gr, ζητώντας να ενεργοποιηθεί το URL της εφαρμογής σας για τη διασύνδεση στο API της Εθνικής. Με το ΟΚ από το τεχνικό τμήμα της ΤΕΣΑΕ, μπορείτε να προχωρήσετε στις επόμενες ρυθμίσεις.
Ορισμός διαστήματος για Παραλαβή Κινήσεων
Στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Διαχείριση Τραπεζικών Λογαριασμών (banks)->Βασικές Παράμετροι] και στο υποπλαίσιο [Εύρεση Κινήσεων], ορίζετε την ημερομηνία/ώρα από την οποία θέλετε να έρθουν οι τραπεζικές κινήσεις και μετά.
Ιδιαίτερη προσοχή στον ορισμό αυτόν, καθώς αν τον αφήσετε κενό, θα σας φέρει όλες τις κινήσεις των λογαριασμών σας(χωρίς τον ετήσιο/εξαμηνιαίο περιορισμό που διαθέτουν τα περιβάλλοντα e-banking των εκάστοτε τραπεζών).
Σύνδεση στις Τράπεζες
Στη επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Διαχείριση Τραπεζικών Λογαριασμών (banks)->Στοιχεία Σύνδεσης], δημιουργείτε μια νέα εγγραφή για κάθε τράπεζα που θέλετε να συνδέσετε τους λογαριασμούς της. Η διαδικασία διαφοροποιείται ως εξής:
- Σύνδεση με Εθνική Τράπεζα
- Στο πεδίο [Τύπος Σύνδεσης], επιλέγετε [Εθνική Τράπεζα]
- Στο πεδίο [Εθνική Τράπεζα e-banking username], καταχωρείτε το username που έχετε για τη σύνδεση στην Εθνική Τράπεζα
- Κάνετε κλικ στο button [Σύνδεση στην Εθνική Τράπεζα]. Αυτόματα σας ανοίγει νέο παράθυρο browser για σύνδεση στην Εθνική Τράπεζα, προκειμένου να εγκριθεί η πρόσβαση της εφαρμογής στο API.
- Καταχωρείτε τα στοιχεία σύνδεσης στο e-banking της Εθνικής Τράπεζας. Μόλις ολοκληρωθεί το login επιτυχώς, πίσω στην οθόνη [Στοιχεία Σύνδεσης] και στο πλαίσιο [Τραπεζικοί Λογαριασμοί Σύνδεσης], κάνετε κλικ στην επιλογή [Ενέργειες->Ενημέρωση Λογαριασμών].
Η συγκεκριμένη ενέργεια θα εμφανίσει όλους τους λογαριασμούς της Εθνικής Τράπεζας, στους οποίους έχετε πρόσβαση από το αντίστοιχο περιβάλλον e-banking.
- Σύνδεση σε άλλες τράπεζες
- Στο πεδίο [Τύπος Σύνδεσης], επιλέγετε [Σύνδεση σε τρίτη Τράπεζα μέσω της Εθνικής Τράπεζας]
- Εκτελείτε τα βήματα σύνδεσης με την Εθνική Τράπεζα, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη παράγραφο [Σύνδεση με Εθνική Τράπεζα] και συγκεκριμένα από το βήμα ii και μετά. Στο βήμα iv δεν χρειάζεται να εκτελέσετε [Ενημέρωση Λογαριασμών]
- Στο πλαίσιο [Στοιχεία Τρίτης Τράπεζας] και στο πεδίο [Τρίτη Τράπεζα], επιλέγετε την επιθυμητή εγγραφή ανάλογα με την τράπεζα που θέλετε να συνδέσετε.
Σημαντική σημείωση: σε περίπτωση που δεν εμφανίζονται εγγραφές, επικοινωνήστε με το Τεχνικό Τμήμα της ΤΕΣΑΕ, καταχωρώντας ΠΠΥ μέσα από το extranet σας. - Στο πεδίο [Τρίτη Τράπεζα e-banking username], καταχωρείτε το username που έχετε για τη σύνδεση στην Τράπεζα σας
ΠΡΟΣΟΧΗ: το API της Εθνικής Τράπεζας δεν δέχεται usernames τρίτων τραπεζών που περιέχουν ειδικούς χαρακτήρες πχ $,#,% κ.ο.κ. επομένως, δεν θα σας επιτρέψει να καταχωρήσετε τέτοιο username κατά το στήσιμο. - Κάνετε κλικ στο button [Δημιουργία Σύνδεσης με Τρίτη Τράπεζα]. Αυτόματα σας ανοίγει νέο παράθυρο browser για σύνδεση στην τράπεζά σας, προκειμένου να εγκριθεί η πρόσβαση της εφαρμογής στο API. Για παράδειγμα:
- Καταχωρείτε τα στοιχεία σύνδεσης στο e-banking της τράπεζάς σας. Μόλις ολοκληρωθεί το login επιτυχώς, πίσω στην οθόνη [Στοιχεία Σύνδεσης] και στο πλαίσιο [Τραπεζικοί Λογαριασμοί Σύνδεσης], κάνετε κλικ στην επιλογή [Ενέργειες->Ενημέρωση Λογαριασμών]. Η συγκεκριμένη ενέργεια θα εμφανίσει όλους τους λογαριασμούς της τράπεζάς σας, στους οποίους έχετε πρόσβαση από το αντίστοιχο περιβάλλον e-banking.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μετά από διάστημα 30-40 ημερών, το κλικ στο button [Εύρεση Κινήσεων] ενδέχεται να σας επιστρέψει μήνυμα λάθους περί λήξης της σύνδεσης των τραπεζικών σας λογαριασμών.
Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να ξανακάνετε τη διαδικασία σύνδεσης στις τράπεζές σας όπως περιγράφεται στην ενότητα [Ρυθμίσεις->Σύνδεση στις Τράπεζες] (δεν δημιουργείτε νέες εγγραφές, κάνετε απλώς τη διαδικασία σύνδεσης με τους κωδικούς των τραπεζών σας).
Ορισμός Κωδικών Κίνησης Λογαριασμών για τις κινήσεις Πελάτη/Προμηθευτή
Στο Dashboard, όταν χρησιμοποιείτε το button [+ Κίνηση Πελάτη/Προμηθευτή], σας ανοίγει μια οθόνη καταχώρησης κίνησης λογαριασμού, στην οποία καλείστε -μεταξύ άλλων- να επιλέξετε και [Κωδικό Κίνησης]. Μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένους κωδικούς κίνησης ανάλογα με τον τύπο κίνησης:
- Είσπραξη από Πελάτη
- Πληρωμή σε Πελάτη
- Επιστροφή από Προμηθευτή
- Πληρωμή Προμηθευτή
ώστε να συμπληρώνονται αυτόματα.
Για να τους ορίσετε, δείτε την επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Διαχείριση Τραπεζικών Λογαριασμών (banks)->Βασικές Παράμετροι] και τα υποπλαίσια [Κινήσεις Πελάτη] και [Κινήσεις Προμηθευτή].
Σημαντική σημείωση: η παραπάνω ρύθμιση θα φέρει τους ίδιους Κωδικούς Κίνησης για όλες τις τράπεζες που έχετε ορίσει στο Pegasus Web App. Μπορείτε να ορίσετε διαφορετικούς Κωδικούς Κίνησης για κάθε τράπεζα, μέσα από την επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Διαχείριση Τραπεζικών Λογαριασμών (banks)->Στοιχεία Σύνδεσης] και αφού επιλέξετε την επιθυμητή τράπεζα, στα υποπλαίσια [Κινήσεις Πελάτη] και [Κινήσεις Προμηθευτή].
Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιγράψετε τον κωδικό κίνησης [1000 - Είσπραξη από Πελάτη(Μετρητά)] και να τον μετονομάσετε σε [Είσπραξη από Πελάτη(ALPHABANK)], ώστε να τον ορίσετε στις [Κινήσεις Πελάτη->Είσπραξη από Πελάτη] στα [Στοιχεία Σύνδεσης] που αφορούν την ALPHABANK σας. Ως εκ τούτου, επιλέγοντας μια τραπεζική κίνηση αυτής της τράπεζας που αφορά πίστωση, το κλικ στο [+ Κίνηση Πελάτη] θα φέρει αυτόματα το νέο Κωδικό Κίνησης.
Τέλος, μπορείτε να εκτελέσετε [Έλεγχο Εφαρμογής] για να ελέγξετε αν έχετε ορίσει Κωδικούς Κίνησης ώστε να λειτουργούν σωστά για όλες τις τράπεζες που έχετε καταχωρήσει.
Σε περίπτωση που δεν έχετε συμπληρώσει κάποια εγγραφή(είτε στις [Βασικές Παραμέτρους Τραπ.Κινήσεων] είτε σε κάθε τράπεζα ξεχωριστά), θα εμφανιστεί σχετικό μήνυμα.