Σκοπός:

Στο παρακάτω κείμενο, ακολουθεί η περιγραφή των σημαντικότερων εξειδικευμένων διαδικασιών μιας μεταφορικής εταιρίας καθώς και τα απαραίτητα βήματα που απαιτούνται μέσα από το Pegasus Web App e-Transport.

Προϋποθέσεις:

Θα πρέπει να έχει προηγηθεί το στήσιμο που περιγράφεται στο κείμενο εδώ, καθώς και να έχουν καταχωρηθεί φορτωτικές, σύμφωνα με το κείμενο εδώ.

1. Δελτίο Αποστολής

Eίναι το έγγραφο το οποίο αναγράφει όλες τις φορτωτικές που θα φορτωθούν σε συγκεκριμένο όχημα και θεωρείται το αντίστοιχο του παλιού δηλωτικού.
Επίσης, μπορεί να χρησιμοποιηθεί και ως δελτίο αναφοράς των συσκευασιών που θα παραλάβει μια εταιρία courier που συνεργάζεται με την μεταφορική εταιρία ώστε να τα διανείμει.

1. Στην επιλογή [Μεταφορική->Δελτία Αποστολής Φορτωτικών], δημιουργείτε μια νέα εγγραφή. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγετε τα επιθυμητά κριτήρια. Τα πεδία [Διαδρομή] και [Όχημα] είναι υποχρεωτικά.

2. Κάνοντας κλικ στο button [Ενέργειες->Αυτόματη Εύρεση Φορτωτικών], η εφαρμογή αναζητάει τις φορτωτικές με βάση την ημερομηνία και τα κριτήρια που ορίσατε παραπάνω (και δεν συμμετέχουν σε άλλο δελτίο αποστολής(μη ακυρωμένο) ).

Σημαντική Σημείωση: Εφόσον θέλετε να αναζητήσετε επιπλέον φορτωτικές οι οποίες θα προστεθούν στις ήδη υπάρχουσες, αλλάζετε τα κριτήρια πχ ημερομηνία και κάνετε κλικ στο button [Ενέργειες->Αυτόματη Πρόσθεση Φορτωτικών].

Με το παραπάνω, μπορείτε να ανατρέξετε σε διάφορες ημερομηνίες και να καταλήξετε με μια λίστα όλων των φορτωτικών που θέλετε να καταχωρηθούν στο δελτίο αποστολής για τη συγκεκριμένη διαδρομή και το συγκεκριμένο όχημα.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Το button [Αυτόματη Εύρεση Φορτωτικών] διαγράφει τις προϋπάρχουσες εγγραφές και καταχωρεί μόνον αυτές που ισχύουν τα κριτήρια που ορίσατε. Αν θέλετε να παραμείνουν οι ήδη καταχωρημένες εγγραφές, κάνετε κλικ στο button [Αυτόματη Πρόσθεση Φορτωτικών].

Επιπλέον, υπάρχουν και τα παρακάτω buttons:

• Προσθήκη Φορτωτικής: για προσθήκη μιας φορτωτικής από λίστα.
• Μαζική επιλογή Φορτωτικών από λίστα: για προσθήκης μιας ή περισσότερων φορτωτικών από λίστα. Στη συγκεκριμένη λίστα, μπορείτε να επιλέξετε μαζικά φορτωτικές πχ με χρήση του Shift ή του Ctrl+κλικ.
• Εύρεση από άλλο δελτίο: για προσθήκη φορτωτικών από άλλο δελτίο αποστολής.

3. Μετά την καταχώρηση του δελτίου, μπορείτε να το κλείσετε εφόσον το επιλέξετε από τη λίστα και κάνετε κλικ στο button [Ενέργειες->Κλείσιμο δελτίου]. Το κλείσιμο ενός δελτίου αποστολής δεν επιτρέπει να προστεθούν επιπλέον φορτωτικές. Τέλος, με το κλείσιμο ενημερώνεται αυτόματα και ο αριθμός του.

2. Συγκεντρωτική Φορτωτική

Είναι το έγγραφο με το οποίο γίνεται μαζική τιμολόγηση φορτωτικών. Καλύπτει το σενάριο όπου ο πελάτης μιας μεταφορικής δεν απαιτεί ένα παραστατικό για κάθε μεταφορά ξεχωριστά, αλλά ένα συγκεντρωτικό για τις μεταφορές που έχουν γίνει π.χ. μέσα στο μήνα (μπορεί να παρομοιαστεί με τη διαδικασία έκδοσης ΔΑ για όλο το μήνα και το μαζικό μετασχηματισμό τους σε ΤΠ στο τέλος αυτού του μήνα).

1. Ρυθμίσεις

Στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Μεταφορική->Βασικές Παράμετροι Μεταφορικής->πλαίσιο Συγκεντρωτική Φορτωτική], ορίζετε:

• Παραστατικό: το παραστατικό το οποίο θα επιλέγεται αυτόματα κατά την τιμολόγηση
• Είδος Καθαρού: το είδος που θα εμφανίζεται στο παραστατικό, το οποίο θα αντιπροσωπεύει την αξία των φορτωτικών
• Είδος Τρίτων: το είδος που θα εμφανίζεται στο παραστατικό, το οποίο θα αντιπροσωπεύει την αξία των κομίστρων τρίτων των φορτωτικών

Σημείωση#1: μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας είδη ή να επεξεργαστείτε τα προεπιλεγμένα πχ να αλλάξετε την περιγραφή τους σε [ΑΞΙΑ ΦΟΡΤΩΤΙΚΗΣ] και [ΚΟΜΙΣΤΡΑ ΤΡΙΤΩΝ].

Σημείωση#2: Στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Μεταφορική->Ορισμός Παραστατικών Φορτωτικών], επιλέγετε τον επιθυμητό τύπο παραστατικού και τσεκάρετε το [μετασχηματίζεται σε Συγκεντρωτική], ώστε ο συγκεκριμένος τύπος να μπορεί να συμμετάσχει στη Συγκεντρωτική Φορτωτική. Προεπιλεγμένα, είναι τσεκαρισμένο μόνο στην [Υπεύθυνη Δήλωση Εντολής Φόρτωσης και Παράδοσης].

2. Βήματα Καταχώρησης

α. Στην επιλογή [Μεταφορική->Συγκεντρωτική Φορτωτική] ορίζετε:

• Ημερομηνία Από/Έως: το εύρος ημερομηνιών που θα αναζητήσει τις φορτωτικές
• Από παραστατικό: τον τύπο παραστατικού φορτωτικής που θα αναζητήσει
• Ανά υποκατάστημα/Ανά διαδρομή: μπορείτε να ομαδοποιήσετε τα αποτελέσματα με αυτές τις συνθήκες
• Εύρεση και των κομίστρων τρίτων: υπολογίζει και τα ποσά για τα κόμιστρα τρίτων

Κάνοντας κλικ στο button [Εύρεση], εμφανίζει τις σχετικές εγγραφές, ομαδοποιημένες ανά πελάτη ως προεπιλογή. Eπίσης, εμφανίζει το πλήθος των φορτωτικών που θα τιμολογηθούν καθώς και το άθροισμα της αξίας και των κομίστρων τρίτων που περιλαμβάνουν.

β. Με διπλό κλικ στην επιθυμητή εγγραφή, ανοίγει αυτόματα παράθυρο καταχώρησης του σχετικού παραστατικού(έχει οριστεί στις Ρυθμίσεις παραπάνω).

Στο παραστατικό, έχουν αυτόματα προστεθεί οι σχετικές εγγραφές (μια εγγραφή για την αξία και μια για τα κόμιστρα τρίτων κάθε φορτωτικής -σε περίπτωση που η φορτωτική περιλαμβάνει τέτοια κόμιστρα- ).

Για την κάθε εγγραφή, έχει επιλεχτεί το σχετικό είδος(έχει οριστεί στις Ρυθμίσεις παραπάνω), όπως επίσης και στην περιγραφή, καταχωρείται αυτόματα η ημερομηνία, η σειρά και ο αριθμός παραστατικού της σχετικής φορτωτικής.

Σημείωση: Η ποσότητα στα είδη για την καθαρή αξία και τα κόμιστρα της κάθε φορτωτικής είναι πάντα 1. Στην αξία, αναφέρεται το συνολικό κόστος της φορτωτικής(όλα τα είδη συσκευασίας μαζί).