Ένα ξενοδοχείο θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα επιλογής μη διάθεσης ενός δωματίου(να τεθεί εκτός λειτουργίας) και παράλληλα, να έχει ενημερωμένες τις αναφορές πληρότητας δωματίων κ.α.

Για παράδειγμα, ο ξενοδόχος μπορεί να μη θέλει να διαθέσει ένα συγκεκριμένο δωμάτιο για τον 1ο μήνα της σεζόν.

Επίσης, ένα δωμάτιο μπορεί να είναι κλειστό για επισκευές ή ανακαίνιση. Συνεπώς, δεν θα πρέπει να επιτρέπεται στη reception να καταχωρήσει κράτηση σε αυτό το δωμάτιο για το χρονικό διάστημα που διαρκούν οι εργασίες.

Διαδικασία κλεισίματος δωματίου

Στο Pegasus WebApp e-Hotel μπορούμε να ορίσουμε περίοδο κλεισίματος με 2 τρόπους:

    1. Μέσα από το [Πλάνο Δωματίων]

Στην επιλογή [Hotel->Πλάνο Δωματίων] μπορούμε να ορίσουμε κατευθείαν την περίοδο κλεισίματος ενός δωματίου, όπως κάνουμε και για μια κράτηση (κρατώντας πατημένο το κουμπί και επιλέγοντας με τον κέρσορα τις σχετικές ημέρες).

Στη συνέχεια, εμφανίζεται παράθυρο όπου επιλέγουμε αν πρόκειται για κλείσιμο δωματίου(εκτός λειτουργίας) ή καταχώρηση νέας κράτησης.

Επιλέγουμε [Κλείσιμο Δωματίου]. Το επόμενο παράθυρο που εμφανίζεται, αναφέρει επιβεβαιωτικά τις ημερομηνίες που ορίσαμε στην αρχή της διαδικασίας.

Με κλικ στη [Δέσμευση], ολοκληρώνουμε την καταχώρηση της παύσης λειτουργίας του συγκεκριμένου δωματίου. Παρατηρούμε ότι πλέον, στο [Πλάνο Δωματίων] οι συγκεκριμένες μέρες για το συγκεκριμένο δωμάτιο είναι γκριζαρισμένες και δεν μας επιτρέπεται η καταχώρηση κράτησης.

Σημείωση: Σαν προεπιλογή, όταν επιλέγουμε μέρες στο [Πλάνο Δωματίων], εμφανίζεται το παράθυρο καταχώρησης παύσης λειτουργίας ή κράτησης.

Αν θέλουμε να καταχωρείται κατευθείαν κράτηση (με επιβεβαιωτικό μήνυμα), στη επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παράμετροι Ηotel->Βασικές Παράμετροι Hotel] τσεκάρουμε το [Δεν επιτρέπεται κλείσιμο Δωματίου (εκτός λειτουργίας) από το πλάνο].

    2. Μέσα από την καρτέλα του δωματίου
Στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παράμετροι Ηotel->Δωμάτια], επιλέγουμε το επιθυμητό δωμάτιο και στο πλαίσιο [Εκτός Λειτουργίας], κάνουμε κλικ στο κουμπί δεξιά με το πράσινο σταυρό. Αυτόματα, εμφανίζεται παράθυρο όπου καταχωρούμε την περίοδο κλεισίματος.

Ολοκληρώνοντας με το κουμπί [Δέσμευση], παρατηρούμε πλέον ότι στο πλαίσιο [Εκτός Λειτουργίας] εμφανίζονται οι ημερομηνίες παύσης λειτουργίας ανά ημέρα.

Επαναλειτουργία δωματίου
Για να ορίσουμε την επαναλειτουργία ενός κλειστού δωματίου(ώστε να είναι και πάλι διαθέσιμο για κράτηση), αρκεί να κάνουμε δεξί κλικ στο γκριζαρισμένο πλαίσιο στο [Πλάνο Δωματίων] και να επιλέξουμε [Αποδέσμευση].

Αντίστοιχα, όπως είδαμε τη διαδικασία κλεισίματος μέσα από την καρτέλα δωματίου, μπορούμε να κάνουμε και αποδέσμευση, πατώντας το σχετικό πλήκτρο με το κόκκινο x. Αυτόματα, εμφανίζεται παράθυρο όπου καταχωρούμε την περίοδο αποδέσμευσης.

Έλεγχος πληρότητας και αναφορές
Όπως αναφέραμε και στην αρχή, η παύση λειτουργίας ενός ή περισσότερων δωματίων επηρεάζει ανάλογα και τα στατιστικά πληρότητας του ξενοδοχείου.

Στην επιλογή [Πλάνο Τύπων Δωματίων], προστίθεται μια νέα εγγραφή [Κλειστά Δωμάτια] όπου εμφανίζεται ο αριθμός των μη διαθέσιμων δωματίων ανά ημέρα και τύπο δωματίου.

Παρατηρούμε ότι στο [Υπόλοιπο] διαθέσιμων δωματίων, έχουν αφαιρεθεί τα κλειστά δωμάτια, ώστε να προκύπτει ο σωστός αριθμός διαθεσιμότητας. Το ίδιο συμβαίνει και στο [Σύνολο] των δωματίων.

Στην αναφορά [Ανάλυση ανά Τύπο Χρέωσης: Σύνολα σε Περίοδο ανά Μήνα/Έτος], βλέπουμε ότι το ποσοστό πληρότητας διαμορφώνεται με βάση τις δυνατές διανυκτερεύσεις για το ορισμένο χρονικό διάστημα. Συνεπώς, εαν έχουμε κλειστά δωμάτια για τη συγκεκριμένη περίοδο, η αναφορά θα μας εμφανίσει διαφορετικό ποσοστό πληρότητας.

Στο παράδειγμά μας, εμφανίζονται οι δυνατές διανυκτερεύσεις στο κατάλυμα για το μήνα Ιανουάριο, υπολογίζοντας ότι έχει δυνατότητα 31 δωματίων συνολικά. Οι συνολικές δυνατές διανυκτερεύσεις είναι 31 ημέρες επί 31 δωμάτια = 961, ορίζοντας το ποσοστό πληρότητας σε 10 διανυκτερεύσεις / 961 δυνατές διανυκτερεύσεις ~ 1.04% .

Όμως, εάν κλείσουμε ένα δωμάτιο π.χ. για 10 ημέρες του μήνα Ιανουαρίου, οι δυνατές διανυκτερεύσεις διαμορφώνονται σε 951, ορίζοντας το ποσοστό πληρότητας σε ~1.05% .

Με βάση τα παραπάνω, ο διαχειριστής έχει πλήρη εποπτεία των πραγματικών διαθέσιμων δωματίων του ξενοδοχείου καθώς και της πραγματικής πληρότητας ανά πάσα στιγμή.

#Hotel