Στο κείμενο αυτό περιγράφουμε τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους μπορούμε να προγραμματίσουμε και να καταχωρήσουμε μία είσπραξη από τους διαμένοντες μίας κράτησης. 

Προγραμματισμός Προκαταβολών

Μέσα σε μια Κράτηση και στο tab [Οικονομικά] μπορείτε να ορίσετε τις πληροφορίες για την Προκαταβολή που θέλετε να εισπραχθεί στα πεδία [Προγραμματισμός Προκαταβολής]. Δίνετε ποσό Προκαταβολής είτε απευθείας είτε βάση ποσοστού επί της τιμής του δωματίου. Επιπλέον μπορείτε να ορίσετε ημερομηνία μέχρι την οποία θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί η είσπραξη της Προκαταβολής καθώς και τον τρόπο με τον οποίο θα γίνει η είσπραξη (π.χ. με Μετρητά). 

Προγραμματισμός Προκαταβολής Κράτησης

Πληρωμή Κράτησης πριν την τιμολόγησή της

Έστω ότι θέλουμε να εισπράξουμε ένα ποσό για την κράτηση πριν την τιμολόγησή της. Από το tab [Σύνολα Κράτησης], με διπλό κλικ ή από την ενέργεια "Εξόφληση Κράτησης", μπορούμε να προχωρήσουμε σε Είσπραξη. Επιλέγουμε τον Πελάτη για τον οποίο θέλουμε να εισπράξουμε την προκαταβολή και είτε καταχωρούμε μία ελεύθερη κίνηση λογαριασμού π.χ. Μετρητά είτε μία είσπραξη από το συνδεδεμένο EFT/POS με βάση την (Α.1155/09-10-2023).

Είσπραξη Κράτησης από το το tab [Σύνολα Κράτησης]

Έστω ότι θέλουμε να εισπράξουμε π.χ. με Μετρητά. Πατάμε το button "Είσπραξη". Έτσι θα καταχωρήσουμε μία ελεύθερη Κίνηση Λογιστηρίου. Μπορούμε να επιλέξουμε τρόπους είσπραξης με Κωδικό Κίνησης Λογιστηρίου με Συντελεστή Πίστωσης διαφορετικό του μηδενός. Ο προεπιλεγμένος τρόπος είσπραξης ορίζεται στις [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παράμετροι Ηotel->Βασικές Παράμετροι Hotel] -> [Οικονομικά]

Ελεύθερη Κίνηση Λογαριασμού: π.χ. Πληρωμή με μετρητά 

Έστω ότι θέλουμε να εισπράξουμε από το συνδεδεμένο EFT/POS με βάση την (Α.1155/09-10-2023). Επιλέγουμε [Είσπραξη με EFTPOS] και ανοίγει η οθόνη [Εισπράξεις/Επιστροφές EFTPOS] ώστε να εκδοθεί ένα Παραστατικό [Απόδειξη Είσπραξης 8.4]. 

Είσπραξη το συνδεδεμένο EFT/POS με βάση την (Α.1155/09-10-2023)

Με την ολοκλήρωση της πληρωμής, καταχωρείται ένα Παραστατικό [Απόδειξη Είσπραξης 8.4] στην υπηρεσία e-invoicing.pegcloud.io, η οποία με τη σειρά της ενημερώνει το myDATA με το νέο παραστατικό. Προσοχή, το παραστατικό [Απόδειξη Είσπραξης 8.4] θα πρέπει να αντιστοιχιστεί με το παραστατικό Τιμολόγησης της Υπηρεσίας της κράτησης που θα εκδοθεί σε δεύτερο χρόνο. Για αυτό, απαιτείται το Web App Module [Αντιστοίχιση Εισπράξεων/Πληρωμών].

Το παραστατικό Υπηρεσίας εκδίδεται "Επί Πιστώσει" και για την καταχώρησή του επιλέγουμε [Πληρωμή και Έκδοση]. Στην οθόνη που εμφανίζεται, κάνουμε κλικ στο tab [Αντιστοιχίες Εισπράξεων/Πληρωμών] και από τη λίστα στο κάτω μέρος, επιλέγουμε την είσπραξη που αφορά την Απόδειξη 8.4 που καταχωρήθηκε νωρίτερα [Επιλογή για Αντιστοίχιση].

Αντιστοίχιση νέου παραστατικού Υπηρεσίας με την καταχωρημένη Απόδειξη 8.4 

Με την καταχώρηση του Παραστατικού, αυτό αποστέλλεται στην υπηρεσία e-invoicing.pegcloud.io και από εκεί, ενημερώνεται το myDATA με το νέο Παραστατικό καθώς και με τη σύνδεση με την [Απόδειξη Είσπραξης 8.4] που αφορούσε την Προκαταβολή.

Πληρωμή Κράτησης κατά την τιμολόγησή της

Μπορούμε να εισπράξουμε κανονικά το υπόλοιπο της κράτησης από το παραστατικό κατά την τιμολόγησή της. Εφόσον στο παραστατικό, επιλέξουμε τρόπους είσπραξης από το button "Πληρωμή και Έκδοση" ή στον βασικό τρόπο είσπραξης του παραστατικού, οι εισπράξεις αυτές θα ενημερώσουν τόσο το υπόλοιπο της κράτησης όσο και το υπόλοιπο του πελάτη. Προσοχή, δεν μπορούμε να εισπράξουμε ένα παραστατικό που τιμολογεί μαζικά πολλαπλές κρατήσεις. 

Πληρωμή Κράτησης μετά την τιμολόγησή της

Έστω ότι έχουμε εκδώσει Παραστατικά για μια Κράτηση. Μπορούμε να βρούμε και να εισπράξουμε τα Παραστατικά αυτά με δεξί κλικ στην Κράτηση και την επιλογή [Παραστατικά Κράτησης] είτε μέσα από την Κράτηση και τις [Ενέργειες->Παραστατικά Κράτησης]. Μπορούμε να επιλέξουμε ένα ή περισσότερα Παραστατικά και να τα εισπράξουμε με πιστωτική κάρτα από την επιλογή [Ενέργειες->Πληρωμή EFTPOS].

Πληρωμή Καταχωρημένων Παραστατικών

- Αν κάνουμε είσπραξη για ένα μεμονωμένο Παραστατικό, η υπηρεσία e-invoicing.pegcloud.io θα ενημερωθεί για την αλλαγή στο Παραστατικό και με τη σειρά της θα ενημερώσει το myDATA.

- Αν κάνουμε είσπραξη για πολλαπλά Παραστατικά , τότε η υπηρεσία e-invoicing.pegcloud.io θα εκδόσει ένα Παραστατικό [Απόδειξη Είσπραξης 8.4] το οποίο θα συνδεθεί με όλα τα Παραστατικά για τα οποία εισπράττουμε και με τη σειρά της θα ενημερώσει το myDATA

Πληρωμή πολλαπλών παραστατικών με μία είσπραξη από συνδεδεμένο EFT/POS με βάση την (Α.1155/09-10-2023)

Παρακολούθηση Καταχωρημένων Προκαταβολών 

Μέσα στην κράτηση, στο πεδίο [Εισπραγμένη] εμφανίζεται το ποσό που έχει εισπραχθεί για την Προκαταβολή.  Ως εισπραγμένη προκαταβολή υπολογίζονται:

• όλες οι Κινήσεις Λοιπών Πιστώσεων που έχουν καταχωρηθεί για τον Τιμολογούμενο της Διαμονής
• όλες οι Κινήσεις Λογαριασμού που έχουν καταχωρηθεί για τον Τιμολογούμενο της Διαμονής και
• εισπράττουν ένα Παραστατικό που τιμολογεί την Κράτηση
• εισπράττουν μια Απόδειξη που συνδέεται με την Κράτηση
• όλες τις Κινήσεις Λογαριασμού που έχουν καταχωρηθεί για τον Τιμολούμενο της Διαμονής από την οθόνη [Είσπραξη/Εξόφληση Κράτησης]

Παρακολούθηση Καταχωρημένων Λογιστικών Κινήσεων Είσπραξης από το το tab [Σύνολα Κράτησης]

Μπορούμε να παρακολουθούμε τις λογιστικές κινήσεις είσπραξης για την κράτηση από το tab [Σύνολα Κράτησης]. Εδώ εμφανίζονται:

• όλες οι Ελεύθερες Κινήσεις Λογαριασμού που έχουν δημιουργηθεί από την επιλογή [Είσπραξη] την οθόνης [Εξόφληση]
• όλες οι πιστωτικές Κινήσεις που προέκυψαν από Παραστατικό Πελάτη και τιμολογούν την Κράτηση
• όλες οι Κινήσεις που προέκυψαν από είσπραξη με EFT/POS και έχουν δημιουργήσει μια [Απόδειξη Είσπραξης 8.4]
• όλες οι Κινήσεις Λογαριασμού που προέκυψαν από Λοιπές Πιστώσεις που έχουν γίνει για τον Πελάτη στην Κράτηση

Συμβατότητα με τις παλαιότερες εκδόσεις της Εφαρμογής

Πληρωμή Κράτησης από Λοιπές Πιστώσεις

Η λογική για την καταχώρηση Λοιπών Πιστώσεων που εξοφλούν τις χρεώσεις της Κράτησης δεν καταργείται. Μπορείτε να συνεχίσετε να πιστώνετε τα διάφορα Τμήματα της Κράτησης όπως και πριν. Πλέον, όμως, για ένα Τμήμα ορίζετε αν η Λοιπή θα ενημερώνεται με τον Τιμολογούμενο Λοιπών ή Διαμονή. 

Υπόλοιπο Διαμένοντα και Υπόλοιπο Κράτησης
Σε παλαιότερες εκδόσεις της εφαρμογής, υπήρχαν οι έννοιες δύο υπολοίπων, του "Υπολοίπου Διαμονής" και "Υπολοίπου Λοιπών Χρεώσεων". Οι έννοιες αυτές έχουν καταργηθεί και πλέον κάνουμε λόγο για "Υπόλοιπο Διαμένοντα" για κάθε διαμένοντα μέσα στην κράτηση και για συνολικό Υπόλοιπο Κράτησης. Άλλωστε, μπορεί να έχουμε παραπάνω από δύο τιμολογούμενους για μία κράτηση όπως φαίνεται στο κείμενο Πολλαπλοί Τιμολογούμενοι Κράτησης.

Λοιπές Χρεώσεις-Πιστώσεις και Τμήματα: Πλέον ορίζετε αν ένα τμήμα θα αφορά τον Τιμολογούμενο Λοιπων ή Διαμονής. Επίσης δεν ορίζετε αν ένα τμήμα αφορά σε Προκαταβολή (για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις Προκαταβολές μπορείτε να δείτε παραπάνω) καθώς ως εισπραγμένες Προκαταβολές θεωρούνται όλες οι Κινήσεις είσπραξης για τον Τιμολογούμενο Διαμονής.