Σκοπός: 

Στο συγκεκριμένο κείμενο περιγράφονται οι δυνατότητες μιας εφαρμογής Pegasus Web App όσον αφορά τη διαχείριση αξιόγραφων με βάση καθημερινές λειτουργίες μιας επιχείρησης, όπως η είσπραξη από έναν πελάτη, η δυνατότητα εξόφλησης ενός προμηθευτή καθώς και η κατάθεση του ποσού μιας επιταγής στο ταμείο.

Προϋποθέσεις: 

Απαιτείται το module [PE.00.064 Web App Module Αξιόγραφα] καθώς και το κύκλωμα αποδείξεων [πελατών/προμηθευτών].

Βήματα:

1. Είσπραξη επιταγής από πελάτη

1. Στην επιλογή [Πελάτες->Αποδείξεις], καταχωρείτε μια νέα εγγραφή. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγετε:

• Παραστατικό: Απόδειξη Είσπραξης
• Πελάτης: επιλέγετε το σχετικό πελάτη
• Αιτιολογία(προαιρετικό): καταχωρείτε μια σχετική αιτιολογία πχ [ΕΞΟΦΛΗΣΗ ΤΠ-ΔΑ 123]

2. Στις [Γραμμές απόδειξης], καταχωρείτε μια νέα εγγραφή. Στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται και στο πεδίο [Αιτιολογία], επιλέγετε [Επιταγή πελάτη]. Αυτόματα το πεδίο [Περιγραφή] συμπληρώνεται σχετικά και εμφανίζεται το πεδίο [Αξιόγραφο].

3. Στο πεδίο [Αξιόγραφο] επιλέγετε ήδη καταχωρημένο αξιόγραφο ή δημιουργείτε επιτόπου νέο, κλικάροντας το εικονίδιο με το μολυβάκι δεξιά.

Στην δεύτερη περίπτωση, αυτόματα ανοίγει παράθυρο καταχώρησης νέου αξιόγραφου. Στο παράθυρο αυτό καταχωρείτε μεταξύ άλλων:

• Είδος αξιόγραφου: Επιταγές Εισπρακτέες(αυτόματα φέρνει ως [λογ.εκχωρητή] τον πελάτη της απόδειξης και ως [λογ.παραλήπτη] την εγγραφή [ΕΤΑΙΡΙΑ], που αφορά την δική σας επιχείρηση)
• Ημ/νία λήξης: η λήξη της επιταγής
• Ποσό
• Αριθμός αξιόγραφου
• Τράπεζα

4. Με την καταχώρηση, η εφαρμογή επιστρέφει στην οθόνη της [Αιτιολογίας], όπου και παρατηρείτε ότι η νέα επιταγή επιλέχθηκε αυτόματα, καθώς επίσης ότι συμπληρώθηκε και το ποσό της στο ομώνυμο πεδίο.

5. Με την καταχώρηση της απόδειξης, το υπόλοιπο πελάτη ενημερώνεται σχετικά(μπορείτε να το δείτε και μέσα από την [Οικονομική καρτέλα πελάτη]).

 

6. Στην επιλογή [Λογιστήριο->Αξιόγραφα], μπορείτε να εντοπίσετε το αξιόγραφο που καταχωρήσατε προηγουμένως. Ανοίγοντας την καρτέλα του, στο κάτω μέρος υπάρχει το πλαίσιο [κινήσεις αξιόγραφου]. Εδώ παρατηρείτε ότι προς το παρόν, υπάρχουν 2 κινήσεις:

• Καταχώρηση αξιόγραφου: προέκυψε από την καταχώρηση του αξιόγραφου
• Παραλαβή από πελάτη(στο Χαρτοφυλάκιο): προέκυψε από την καταχώρηση της απόδειξης είσπραξης

2. Πληρωμή προμηθευτή με επιταγή

1. Ακολουθείτε τα ίδια βήματα με το 1.1, με τη διαφορά ότι κάνετε την καταχώρηση της απόδειξης από την επιλογή [Προμηθευτές->Αποδείξεις] και επιλέγετε ως [Παραστατικό] την τιμή [Απόδειξη πληρωμής(προμηθευτή)].

2. Όπως και στο 1.2, καταχωρείτε μια νέα [γραμμή απόδειξης] με [αιτιολογία] την [επιταγή πελάτη].

3. Ακολουθείτε τα ίδια βήματα με το 1.3 για την περίπτωση δημιουργίας νέου αξιόγραφου, με τη διαφορά ότι στην οθόνη του αξιόγραφου και στο πεδίο [Είδος αξιόγραφου], θα επιλέξετε [Επιταγές πληρωτέες](αυτόματα φέρνει ως [λογ.εκχωρητή] την εγγραφή [ΕΤΑΙΡΙΑ], που αφορά την δική σας επιχείρηση και ως [λογ.παραλήπτη] τον προμηθευτή της απόδειξης)

4. Όπως και στο 1.4, το ποσό της επιταγής που καταχωρήσατε, εμφανίζεται αυτόματα στην [γραμμή απόδειξης].

5. Αντίστοιχα με το 1.5, το υπόλοιπο προμηθευτή ενημερώνεται ανάλογα.

6. Όπως και στο 1.6, μπορείτε να ανοίξετε την καρτέλα του σχετικού αξιόγραφου και να δείτε τις εγγραφές που εμφανίζονται στο πλαίσιο [Κινήσεις αξιόγραφου]:

• Καταχώρηση αξιόγραφου: προέκυψε από την καταχώρηση του αξιόγραφου
• Δικό μας Αξ. σε προμηθευτή: προέκυψε από την καταχώρηση της απόδειξης πληρωμής

Σημαντική σημείωση#1: Εξυπακούεται ότι στο βήμα 2.3, μπορείτε να επιλέξετε και κάποιο υφιστάμενο αξιόγραφο που παραλάβατε από πελάτη σας(όπως αυτό που καταχωρήσαμε στο βήμα 1), ώστε να εξοφλήσετε με αυτό τον προμηθευτή σας.

Σημαντική σημείωση#2: Τυπικά, τα βήματα που περιγράφονται στην παράγραφο αυτή, εφαρμόζονται στην περίπτωση που έχετε μπλοκάκι επιταγών(εκδίδετε δικές σας επιταγές). Εναλλακτικά, μπορείτε να καταχωρήσετε απευθείας τις επιταγές σας από την επιλογή [Λογιστήριο->Αξιόγραφα], κάνοντας κλικ στο button [Ενέργειες->Νέα καταχώρηση].

3. Λοιπές διαδικασίες αξιόγραφων

• Εξόφληση αξιόγραφου

1. Στην επιλογή [Λογιστήριο->Αποδείξεις], καταχωρείτε μια νέα εγγραφή. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγετε:

• Παραστατικό: Κατάθεση Χρημάτων - Εξόφληση Επιταγής
• Πελάτης: Επιλέγετε τον λογαριασμό του ταμείου σας(προεπιλεγμένα, σας επιτρέπει να επιλέξετε μόνο λογαριασμούς που ξεκινούν με το 38. Συνήθως οι λογαριασμοί που αφορούν το ταμείο έχουν κωδικό 38ΧΧΧΧΧΧΧ)

2. Όπως στα 1.2 και 2.2, καταχωρείτε μια νέα [γραμμή απόδειξης] με [αιτιολογία] την [επιταγή πελάτη].

3. Στην οθόνη που εμφανίζεται στα 1.3 και 2.3, επιλέγετε την επιταγή πελάτη που θέλετε να εξοφλήσετε.

4. Όπως και στα 1.4 και 2.4, το ποσό της επιταγής που καταχωρήσατε, εμφανίζεται αυτόματα στην [γραμμή απόδειξης].

5. Μετά την καταχώρηση της απόδειξης, ουσιαστικά έχει ενημερωθεί ο λογαριασμός του ταμείου σας.

6. Αν ελέγξετε την καρτέλα του αξιόγραφου όπως στα 1.6 και 2.6, παρατηρείτε ότι πλέον η κατάστασή του έχει οριστεί ως [εξοφλημένο]. Επίσης, έχει προστεθεί και η ανάλογη κίνηση στο ομώνυμο πλαίσιο.

• Κατάθεση σε Πινάκιο

Η διαδικασία είναι παρόμοια με αυτή της [εξόφλησης αξιόγραφου], με τη διαφορά ότι στον [τύπο παραστατικού] για την απόδειξη επιλέγετε [Κατάθεση Πινακίου].

Η συγκεκριμένη ενέργεια θα ενημερώσει ανάλογα και το ταμείο της επιχείρησης.

• Επιστροφή από Πινάκιο

Όπως και πριν, η διαδικασία είναι παρόμοια με αυτή της [εξόφλησης αξιόγραφου], με τη διαφορά ότι στον [τύπο παραστατικού] για την απόδειξη επιλέγετε [Επιστροφή επιταγής από Πινάκιο].

Η συγκεκριμένη ενέργεια θα ενημερώσει ανάλογα και το ταμείο της επιχείρησης.

4. Αναφορές αξιόγραφων

Στην επιλογή [Λίστα αναφορών], υπάρχει η αναφορά [Ληξιάριο αξιόγραφων], η οποία σας εμφανίζει αξιόγραφα που λήγουν με βάση τα κριτήρια αναζήτησης που δίνετε:

• Είδος αξιόγραφου(πληρωτέες/εισπρακτέες/και τα 2)
• Πελατών/Προμηθευτών
• Λήξη από/έως

Με διπλό κλικ στην κάθε εγγραφή, ανοίγει η καρτέλα του σχετικού αξιόγραφου.

5. Έλεγχος επιλογής αξιόγραφων στις αποδείξεις

Στον ορισμό μιας απόδειξης (μενού [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Λογιστηρίου->Ορισμός Αποδείξεων]) και στο πεδίο [Κωδικός Κατάστασης Αξιογράφων], μπορείτε να ορίσετε την κατάσταση που θα πρέπει να έχουν τα αξιόγραφα για να τα επιλέξει ο χρήστης.

Είναι χρήσιμο για τις περιπτώσεις όπου θέλετε να ελέγξετε αν θα επιλεχθεί για κάποια πληρωμή ένα αξιόγραφο που έχετε ήδη διαχειριστεί (πχ ένα αξιόγραφο που έχετε ήδη μεταβιβάσει σε κάποιον).

Για παράδειγμα:

• έστω ότι για τον standard τύπο απόδειξης [21 - Απόδειξη Πληρωμής (Προμηθευτή)], ορίζετε στο παραπάνω πεδίο την τιμή [Αξ.Πελάτη Στο Χαρτοφυλάκιο Προς Είσπραξη]
• Eφόσον καταχωρήσετε μια εισπρακτέα επιταγή και τη συνδέσετε με μια [Απόδειξη Είσπραξης] πελάτη, αυτόματα η κατάστασή της γυρνάει σε [Αξ.Πελάτη Στο Χαρτοφυλάκιο Προς Είσπραξη]
• Ως αποτέλεσμα, αν καταχωρήσετε μια [Απόδειξη Πληρωμής (Προμηθευτή)] και ως γραμμή απόδειξης βάλετε [επιταγή], στη λίστα των διαθέσιμων αξιόγραφων θα σας εμφανίσει μόνο αυτές που έχουν τη συγκεκριμένη κατάσταση
• Σε συνέχεια του παραδείγματος, θα σας εμφανίσει την συγκεκριμένη εισπρακτέα επιταγή. Αυτόματα με την καταχώρηση, αλλάζει η κατάστασή της σε [Αξ. Δικό μας Σε Προμηθευτή]

Αν επιχειρήσετε να καταχωρήσετε νέα [Απόδειξη Πληρωμής (Προμηθευτή)] με γραμμή απόδειξης [επιταγή], πλέον δεν θα σας την εμφανίζει στη λίστα(καθώς η τωρινή της κατάσταση δεν της επιτρέπει να επιλεχθεί σε αυτό τον τύπο απόδειξης).

Υπενθυμίζεται ότι η κατάσταση που λαμβάνει το αξιόγραφο εξαρτάται από τον ΚΚ αξιογράφου(βλ μενού [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Αξιογράφων->Κωδικοί Κίνησης Αξιογράφων] και το πεδίο [Κατάσταση μετά την κίνηση]).