ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ και ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΕΦΟΡΙΑ

ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ και ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΕΦΟΡΙΑΣ για εφαρμογές εμπορικής διαχείρισης βασισμένες στη MySQL

Σημείωση: Η Μελέτη αφορά στις συγκεντρωτικές τιμολογίων που καταθέταμε μέχρι και την 31/12/2013. Από το 2014 καταθέτουμε τις Μηνιαίες Καταστάσεις Φορολογικών Στοιχείων, οι οποίες συχνά αναφέρονται και σαν Συγκεντρωτικές. Για τις νέες αυτές καταστάσεις θα πρέπει να δείτε την ανάλογη μελέτη.

Με την εμπορική εφαρμογή τεχνολογίας Pegasus που χρησιμοποιείτε, μπορείτε να εξάγετε τη συγκεντρωτική τιμολογίων (ΜΥΦ) σε αρχείο και να το αποστείλετε μέσω internet στο σχετικό portal του υπουργείου οικονομικών.

Αν έχετε εγκατεστημένο το Module Λογιστικής, μπορείτε να εξάγετε τόσο τη ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ όσο και το ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΕΦΟΡΙΑΣ σε δισκέτα, καθώς και να εκτυπώσετε και το συνοδευτικό έντυπο του ισοζυγίου, διαφορετικά εξάγετε μόνο την Συγκεντρωτική Τιμολογίων.

Η συγκεκριμένη μελέτη έχει γίνει πάνω στην εφαρμογή Pegasus ERP Basic

Διαβάστε το παρακάτω κείμενο. Επίσης μπορείτε να παρακολουθήσετε και το σχετικό video.

ΕΚΔΟΣΗ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ

Στην επιλογή Βάσεις Δεδομένων -> Λογιστήριο -> Συγκεντρωτικές Τιμολογίων

μπορείτε να υπολογίσετε τις συγκεντρωτικές πελατών και προμηθευτών και να δημιουργήσετε τα αντίστοιχα αρχεία για την εφορία.

Το αρχείο περιλαμβάνει τα τιμολόγια των πελατών και των προμηθευτών.
Τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για τον υπολογισμό της συγκεντρωτικής τιμολογίων είναι τα εξής:

Βήμα 1 : Υπολογισμός Συγκεντρωτικής

Επιλέγοντας την Δράση "Υπολογισμός Συγκεντρωτικής".

Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη υπολογισμού συγκεντρωτικής όπου συμπληρώνετε τις ημερομηνίες Από και Έως, τα ποσά για το εύρος της συγκεντρωτικής και τα καταστήματα των εγγεγραμμένων στο CRM της εφαρμογής.

Στο παράδειγμά μας έχουμε συμπληρώσει την οθόνη κατάλληλα για να τυπωθεί η συγκεντρωτική τιμολογίων αξίας μεγαλύτερης των 300€ που εκδόθηκαν για το έτος 2010, και για όλα τα καταστήματα πελατών και προμηθευτών.

Τσεκάροντας το πεδίο "Να διαγραφούν οι υπάρχουσες εγγραφές" αποκλείουμε την πιθανότητα διπλοεγγραφής στο αρχείο. ΔΕΝ ΣΥΝΙΣΤΑΤΑΙ σε περίπτωση που έχει γίνει καταχώρηση εγγραφής χειροκίνητα (κι όχι αυτόματα από την εφαρμογή) για το λόγο ότι οι όποιες τέτοιες εγγραφές υπάρχουν στο αρχείο θα χαθούν με αποτέλεσμα την αλλοίωση της συγκεντρωτικής.

Πατάμε το button και αυτόματα το πρόγραμμα υπολογίζει την συγκεντρωτική.

Βήμα 2 : Σε περίπτωση που έχετε καταχωρήσεις στην Γενική Λογιστική της εφαρμογής που ενημερώνουν την συγκεντρωτική, θα πρέπει να κάνετε τον υπολογισμό και από Γενική Λογιστική με τον εξής τρόπο:

Πηγαίνοντας στην επιλογή "Αυτοματισμοί -> Γενικής Λογιστικής -> Υπολογισμός Συγκεντρωτικής από Γ.Λ."

μπορείτε να υπολογίσετε την συγκεντρωτική τιμολογίων από τα άρθρα και να ενημερώσετε το αρχείο.

Συναντούμε τα πεδία

“Να διαγραφούν οι υπάρχουσες εγγραφές” και είναι απαραίτητο να το τσεκάρετε σε περίπτωση που εκτελέσετε τον υπολογισμό από τη Γενική Λογιστική ΠΡΙΝ τον υπολογισμό από το Εμπορικό.

“Να υπολογιστούν οι εγγραφές από γέφυρα” το πρόγραμμα θα χρησιμοποιήσει και αυτές τις εγγραφές για να κάνει τον υπολογισμό των συγκεντρωτικών. Αν υπολογίσετε την συγκεντρωτική από το εμπορικό, και θέλετε από την Λογιστική να υπολογίσετε ΜΟΝΟ για τις εγγραφές που δεν περνάνε στο εμπορικό, δεν θα πρέπει να τσεκάρετε το πεδίο

“Επανυπολογισμό του καθαρού ποσού των άρθρων” πριν τον υπολογισμό των συγκεντρωτικών η εφαρμογή θα ενημερώσει τα άρθρα με το καθαρό ποσό που προκύπτει αν αφαιρεθεί το ΦΠΑ (κινήσεις των 54.00) σε κάθε άρθρο. Βέβαια αν έχετε δώσει σε κάποια άρθρα "Αλλαγή καθαρού ποσού" υπολογίζει αυτό. Η διαδικασία αυτή είναι χρήσιμη αν για κάποιο λόγο δεν έχει γίνει σωστός υπολογισμός των καθαρών ποσών των άρθρων

Συνοπτικά, τα Βήματα 1 και 2 μπορούν να γίνουν με οποιαδήποτε σειρά, αρκεί μόνο στο πρώτο να τσεκάρετε "Να διαγραφούν οι υπάρχουσες εγγραφές".

ΠΡΟΣΟΧΗ
Αν κάποιος πελάτης η προμηθευτής δεν υπάρχει ενώ θα έπρεπε (ή το αντίστροφο) , ελέγξτε
α. Αν έχει τσεκαρισμένο το πεδίο "Συμμετέχει στην συγκεντρωτική" στην καρτέλα του πελάτη / προμηθευτή.
β. Αν ο πελάτης / προμηθευτής έχει στην καρτέλα του συμπληρωμένο το πεδίο του ΑΦΜ (στην περίπτωση αυτή στη συγκεντρωτική εμφανίζονται καρτέλες χωρίς ΑΦΜ).
γ. Αν ο κωδικός κίνησης λογιστηρίου που χρησιμοποιεί το παραστατικό που έχετε εκδώσει έχει οριστεί να συμμετέχει στην συγκεντρωτική (επιλογή Υποστήριξη -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης Λογιστηρίου -> Κωδικοί Κίνησης Λογιστηρίου -> να είναι συμπληρωμένα τα πεδία συντελεστών πλήθους ΜΥΦ και αξίας ΜΥΦ).
δ. Ένα σύνηθες λάθος που κάνουν οι χρήστες της εμπορικής εφαρμογής είναι να καταχωρούν τα ΑΚΥΡΩΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ χρησιμοποιώντας το πλήκτρο "ΝΕΟ" από το μενού των παραστατικών πωλήσεων. Ο χειρισμός αυτός είναι ΛΑΘΟΣ και πρέπει η έκδοση του ΑΚΥΡΩΤΙΚΟΥ ΣΤΟΙΧΕΙΟΥ να γίνεται από το βοηθητικό πλήκτρο F8:ΑΚΥΡΟ στην οθόνη που εμφανίζονται τα παραστατικά πωλήσεων. Σαν αποτέλεσμα του λανθασμένου αυτού χειρισμού είναι ορισμένα ΑΚΥΡΩΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ να μην εμφανίζονται στη ΜΥΦ, ενώ θα έπρεπε. Εάν έχετε "πέσει σε αυτήν την παγίδα", μπορείτε να υπολογίσετε την καθαρή αξία των ακυρωτικών στοιχείων και να τροποποιήσετε απευθείας την συγκεντρωτική τιμολογίων όπως τη βλέπετε στην οθόνη σας, αφαιρώντας από την καθαρή αξία το σύνολο των ΑΚΥΡΩΤΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ και προσθέτοντας το πλήθος ΑΥΤΩΝ στην καρτέλα του πελάτη / προμηθευτή που αφορούν.

Βήμα 3 : Συγχώνευση συγκεντρωτικής ώστε, αν υπάρχουν πελάτες ή προμηθευτές με ίδιο ΑΦΜ (για π.χ. ξεχωριστή παρακολούθηση υποκαταστημάτων) να συγκεντρωθούν τα ποσά ανά ΑΦΜ και αν ενημερώνετε την συγκεντρωτηκή από εμπορικό στην λογιστική. Η διαδικασία επιλέγεται Βάσεις Δεδομένων -> Λογιστήριο -> Συγκεντρωτικές Τιμολογίων -> Δράσεις -> Συγχώνευση Συγκεντρωτικής

Δεν είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθεί αυτό το βήμα σε περίπτωση που θέλετε το αρχείο της συγκεντρωτικής να περιλαμβάνει μόνο τιμολόγια από το εμπορικό ή μόνο από τη γενική λογιστική. Αντίθετα αν σκοπεύετε να τα συγκεντρώσετε όλα σε ένα αρχείο πρέπει να γίνει η συγχώνευση από την παραπάνω οθόνη πατώντας το button .

Βήμα 4 :Έλεγχος (από εκτυπώσεις λογαριασμών μπορείτε να εκτυπώσετε τις συγκεντρωτικές πελατών - προμηθευτών).
Συγκεκριμένα επιλέγετε Αναφορές -> Εκτυπώσεις Λογαριασμών -> Συγκεντρωτική Πελατών

Για να εκτυπώσετε μόνο τη συγκεντρωτική τιμολογίων πελατών, και Αναφορές -> Εκτυπώσεις Λογαριασμών -> Συγκεντρωτική Προμηθευτών για να εκτυπώσετε αντίστοιχα μόνο τη συγκεντρωτική τιμολογίων προμηθευτών.

ΠΡΟΣΟΧΗ
Αν κάποιος προμηθευτής δεν υπάρχει ενώ θα έπρεπε (ή το αντίστροφο) , ελέγξτε
α. Αν έχει τσεκαρισμένο το πεδίο "Συμμετέχει στην συγκεντρωτική" στην καρτέλα λογαριασμού του προμηθευτή.
β. Αν ο προμηθευτής έχει στην καρτέλα του συμπληρωμένο το πεδίο του ΑΦΜ και τα λοιπά στοιχεία (στην περίπτωση αυτή στη συγκεντρωτική εμφανίζονται καρτέλες χωρίς ΑΦΜ).
γ. Αν ο κωδικός κίνησης που χρησιμοποιεί το λογιστικό άρθρο που έχετε καταχωρήσει έχει οριστεί να συμμετέχει στην συγκεντρωτική (επιλογή Toolbox -> Εργαλεία παραμετροποίησης-> παραμετροποίησης εφαρμογής -> κεντρικοί πίνακες παραμετροποίησης->Παραμετροποίησης Λογιστηρίου

-> Κωδικοί Κίνησης -> να είναι συμπληρωμένα τα πεδία συντελεστών πλήθους ΜΥΦ και αξίας ΜΥΦ).

Βήμα 5 : Δημιουργία αρχείου.

Η διαδικασία επιλέγεται Βάσεις Δεδομένων -> Λογιστήριο -> Συγκεντρωτικές Τιμολογίων -> Δράσεις -> Δημιουργία αρχείου Συγκεντρωτικής.

Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη όπου φαίνονται τα στοιχεία της επιχείρησης από τις Βασικές

Παραμέτρους όπου τα έχετε καταχωρήσει και οι ημερομηνίες που επιλέξατε για το εύρος της συγκεντρωτικής.

Πατώντας «Δημιουργία» το πρόγραμμα δημιουργεί 2 αρχεία. Το il01. (με τα στοιχεία των θετικών αξιών) και το il01.pis (με τα στοιχεία των αρνητικών αξιών). Τα αρχεία τα αποθηκεύει στον υποφάκελο output της εφαρμογής.

Στην δημιουργία των αρχείων συμμετέχουν οι εγγραφές με πλήθος παραστατικών διαφορετικό του 0.

Τα αρχεία μπορείτε να τα ελέγξετε για τυχόν λάθη ή διορθώσεις που θέλετε να κάνετε εκ των υστέρων. Ανοίγετε τα αρχεία με το πρόγραμμα Notepad και από την επιλογή Font (γραμματοσειρά) επιλέγετε την γραμματοσειρά Terminal ώστε να μπορείτε να διαβάσετε το περιεχόμενο του αρχείου.

Το il01.pis θα πρέπει να το υποβάλετε ξεχωριστά από το il01. Σε αυτήν την περίπτωση δημιουργείτε 2 ξεχωριστά αρχεία zip (με το winzip) για να τα αποστείλετε.
Μετά την αποστολή της Συγκεντρωτικής καλό είναι να κρατήσετε αντίγραφο της εφαρμογής και των αρχείων που στείλατε στην εφορία σε ένα CD.

ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ

Από την επιλογή Αναφορές -> Εκτυπώσεις Λογιστηρίου -> Ισοζύγια- Καρτέλες -> Ισοζύγιο Λογαριασμών

μπορείτε να τυπώσετε τα σύνολα των λογαριασμών για μια χρονική περίοδο που επιλέγετε εσείς συμπληρώνοντας τα αντίστοιχα πεδία Ημερομηνία Από και Έως.

Θα εκτυπωθούν μόνο οι λογαριασμοί για τους οποίους υπάρχει καταχωρημένη κίνηση (χρέωση ή πίστωση) εντός του χρονικού διαστήματος που δηλώσατε, και όσοι λογαριασμοί έχουν προηγούμενο υπόλοιπο.

Πατώντας το button «Εκτύπωση» εμφανίζετε τη λίστα με τους λογαριασμούς που πληρούν τα παραπάνω κριτήρια εκτύπωσης.

Πατώντας το button «Διαχείριση» στην προηγούμενη οθόνη μπορείτε να κάνετε εξαγωγή της λίστας με τους λογαριασμούς σε αρχείο ή να δημιουργήσετε κάποιο γράφημα με αυτές τις εγγραφές