Σκοπός: Αποστολή Παραστατικού στον Πελάτη μέσω Email Εύκολα & Γρήγορα

Γιατί να δαπανάτε πολύτιμο χρόνο στην μεμονωμένη αποστολή παραστατικών στους πελάτες σας ενώ μπορείτε τον αντίστοιχο χρόνο να τον επενδύετε στην εξέλιξη της επιχείρησης σας; 
Αξιοποιήστε την δυνατότητα Αυτόματης Αποστολής Παραστατικών μέσω email που σας προσφέρουν τα προγράμματα Pegasus και εξασφαλίστε τόσο την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πελατών σας όσο και την ικανοποίηση τους!

Ο πιό απλός τρόπος είναι να "εκτυπώσετε" το παραστατικό σε PDF και στην συνέχεια να στείλετε με e-mail το αρχείο που δημιουργήσατε.
Στην λίστα των [Παραστατικών ΠΕλατών] επιλέγετε το επιθυμητό Παραστατικό και πατάτε το button [Άποψη(F4)] (δεξιά button bar). Στην Οθόνη του Παραστατικού επιλέγετε: [Δράσεις --> Απλή Εκτύπωση Παραστατικού]. Επιλέγετε σαν εκτυπωτή τον [Microsoft Print to PDF]. Θα αποθηκεύσει το παραστατικό σε pdf αρχείο το οποίο στην συνέχεια θα το στείλετε με e-mail.  

Αν η διαδικασία της αποστολής e-mail θέλετε να γίνεται όσο το δυνατόν πιό αυτόματη, μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες ρυθμίσεις. Η συγκεκριμένη δυνατότητα δεν είναι διαθέσιμη στο μElite και μElite-Retail.

Η διαδικασία είναι πολύ απλή και εκτελείται σε 3 απλά βήματα: 

Βήμα 1. Αναβάθμιση της Εφαρμογήε Pegasus ERP

Θα πρέπει η εφαρμογή να βρίσκεται στην τελευταία έκδοση έχοντας όλες τις διαθέσιμες αναβαθμίσεις. Σε περίπτωση που δεν θυμάστε την διαδικασία αναβάθμισης μπορείτε να την δείτε εδώ. 

Βήμα 2. Εγκατάσταση του PDF Creator (http://www.pdfforge.org)

Αποτελεί Εργαλείο που δημιουργεί PDF αρχεία από οποιοδήποτε εκτυπώσιμο (printable) έγγραφο. Μπορείτε να το κατεβάσετε την έκδοση (με την οποία έχουμε κάνει τις δοκιμές) από εδώ  και να βρείτε άλλες εκδόσεις από το επίσημο site. 

Σε περίπτωση που αντιμετωπίσετε οποιοδήποτε πρόβλημα με την εγκατάσταση μπορείτε να δείτε αναλυτικές οδηγίες εδώ. 

Βήμα 3. Ορισμός Λογαριασμού e-mail 

Για τους διάφορους χρήστες της εφαρμογής θα πρέπει να οριστεί ο λογαριασμός email για τον καθένα. Ο σχετικός ορισμός γίνεται ως εξής: Toolbox .--> Εργαλεία Παραμετροποίησης --> Βασική Παραμετροποίηση --> Χρήστες --> Οθόνη Χρήστη --> Προφίλ 

Εκτέλεση Αποστολής 
Η αποστολή του email μπορεί να είναι:

•  Απλή (Print Screen)

Στην περίπτωση αυτή επιλέγετε το επιθυμητό Παραστατικό και Επιλέγετε "Άποψη(F4)".
Στην Οθόνη του Παραστατικού επιλέγετε: Δράσεις --> Απλή Εκτύπωση Παραστατικού
Στις Επιλογές Εκτύπωσης επιλέγετε PDF & Email σύμφωνα με τη σχετική μελέτη Pegasus και Εκτυπώσεις, ολοκληρώνοντας έτσι την διαδικασία αποστολής του Παραστατικού

• Αυτόματη

Στην περίπτωση αυτή απαιτείται παραμετροποίηση της φόρμας του Παραστατικού σας αλλάζοντας τον κώδικα της φόρμας σας και πιο συγκεκριμένα αντιγράφετε στο tab «Αρχική Μέθοδος» τον παρακάτω κώδικα:  

**Ορίζουμε ποιό αντίγραφο θα σταλεί με e-mail.  Αν π.χ. θέλετε το 2ο αντίγραφο θα ορίσετε στην συνθήκη fhm_copy=2
##IF fhm_copy=2

   *** create pdf file and send with e-mail
   prf_type:=6
   *** no printer dialog box 
   prf_nodlg:=.t.
   *** document and file name
   pr_docname:="Invoice_Code_" + pegtrim( str(nnr01))
   prf_afile:=pr_docname + '.pdf'

   *** customer e-mail
   prf_mail:=odbcprintfld('a01', 'p01', '=nr01={np03}')
   prf_pdfsub:='Παραστατικό Πελάτη'
   prf_pdfbody:='Σας αποστέλουμε το παραστατικό σας'

 ***set .t. to send mail without dialog box (if mail exists)
   prf_auto:=.f.
##ENDIF

Η Προσθήκη του παραπάνω κώδικα έχει σαν αποτέλεσμα την άμεση δημιουργία PDF και την αποστολή του τελευταίου αντίγραφου του παραστατικού μέ e-mail

Σημειώσεις
Σημείωση 1. Αν το παραστατικό σας εκτυπώνεται σε προτυπωμένο, τότε στην δημιουργία PDF μπορείτε να εκτυπώνετε σαν εικόνα το έντυπο στο background. Θα χρησιμοποιήσετε την συνθήκη 
at('PDF', upper(_pr_modeli))>0
για να τυπώνεται το background μόνο στην αποστολή σε PDF. 

Σημείωση 2. Η μεταβλητή prf_type δηλώνει  τον τύπο της εκτύπωσης (6=PDF & e-mail). Αν θέλετε να μην τυπώνει τίποτα αν ο πελάτης δεν έχει e-mail μπορείτε να προσθέσετε στον παραπάνω κώδικα (πριν το ##ENDIF) το 
   if(empty(prf_mail), prf_type:=2, )
   if(empty(prf_mail),   prf_afile:=peg_temp + pr_docname + '.txt', )
με αυτές τις εντολές, αν δεν έχει e-mail ο πελάτης, η εκτύπωση θα γίνει σε αρχείο ascii 

Σημείωση 3. Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το παραστατικό σε PDF άμεσα και να μην το στείλετε σε e-mail, μπορείτε να αλλάξετε τις τιμές των μεταβλητών ως εξής:

   prf_type:=5
   prf_afile:="c:\pdf_from_pegasus\" + pr_docname + '.pdf'
Ο φάκελος c:\pdf_from_pegasus\ πρέπει να υπάρχει

Σημείωση 4. Αν θέλετε να εκτελείτε τα πραπάνω και από την [Απλή Εκτύπωση] παραστατικού, επιλέγοντας το αντίγραφο, όπου γράφουμε fhm_copy στις συνθήκες θα το αντικαταστήσετε με την έκφραση fhm_copy + prf_fhmcopy

Βρίσκετε τη φόρμα του παραστατικού σας σύμφωνα με τις οδηγίες ΕΔΩ: Παραμετροποίηση Φορμών Pegasus

Αυτό ήταν! Πλέον η Αποστολή Παραστατικών δεν αποτελεί χάσιμο χρόνου ή εργασία «Ρουτίνας»!

Ανακαλύψτε ακόμη περισσότερες δυνατότητες εδώ!