100% Έλεγχος Ταμείου & Διαχείριση Σερβιτόρων μέσα από το Pegasus Estiasi ERP!

Χωρίς Περιορισμό σε Πλήθος Σερβιτόρων - Αναλυτικές Αναφορές Ταμείου

Σκοπός: Στην Συγκεκριμένη Μελέτη παρουσιάζεται Αναλυτικά η Διαδικασία Καταχώρησης και Διαχείρισης Σερβιτόρων με τα σχετικά τους δικαιώματα καθώς και πώς εξασφαλίζεται ο Πλήρης Έλεγχος Ταμείου μέσα από Αναλυτικές Αναφορές. 

Απαραίτητα Εργαλεία: Προϋπόθεση για την Υλοποίηση των Ακόλουθων Βημάτων αποτελούν η Χρήση της Εφαρμογής Pegasus Estiasi ERP και του Pegasus Waiter App την Ολοκληρωμένη Android App για την Ασύρματη Παραγγελιοληψία.

Βήμα 1: Καταχώρηση Νέου Σερβιτόρου

Προκειμένου να καταχωρήσουμε ένα νέο σερβιτόρο αρκεί να μεταβούμε:[ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Estiasi -> Σερβιτόροι -> Νέα Εγγραφή] και ανοίγει η Οθόνη Καταχώρησης Σερβιτόρου όπως φαίνεται ακολούθως. 

Σαν Αρχικές Πληροφορίες ορίζουμε: 

• Ονοματεπώνυμο: Το Όνομα/Αναγνωριστικό του Σερβιτόρου
• Συνθηματικό (PDA): Το Κωδικό Πρόσβασης/Σύνδεσης στο Pegasus Waiter App για την Ασύρματη Παραγγελιοληψία
• Ενεργός: Ορίζουμε ότι ο Σερβιτόρος είναι Ενεργός και Εμφανίζεται στην Λίστα Επιλογών
• Συνδέεται με τον Χρήστη: Σύνδεση Σερβιτόρου με Χρήστη Εφαρμογής για Τήρηση Ενιαίου Ιστορικού Παραγγελιών από τις Διάφορες Συσκευές

Στην συνέχεια, ορίζουμε τα Δικαιώματα που που θα έχει ο Σερβιτόρος επιλέγοντας τις επιθυμητές επιλογές όπως φαίνεται ακολούθως: 

Μπορούμε να επιλέξουμε: 

• Εμφανίζονται οι Εισπράξεις: Για εμφάνιση Εισπράξεων Ημέρας στην Οθόνη του Σερβιτόρου
• Χρέωση Δωματίου: Επιλογή Δωματίου Χρέωσης Τραπεζιού στην Περίπτωση Ξενοδοχείου
• %Έκπτωση Αξίας: Ορισμός % Έκπτωσης σε Είδη Παραγγγελίας 
• Αξιακή Έκπτωση: Ορισμός Έκπτωσης σε Είδη Παραγγελίας βάσει αξίας
• Αλλαγή Τιμοκαταλόγου: Αλλαγή Τιμοκαταλόγου από Σερβιτόρο π.χ. Λειτουργία Happy Hour 
• Έκδοση Απόδειξης
• Κλείσιμο Τραπεζιού
• Ακύρωση Είδους: Αλλαγή Ποσότητας Ακυρωμένων Ειδών σε Καταχωρημένες Παραγγελίες χωρίς Απόδειξη 
• Έκδοση Αναφοράς
• Πληρωμή

Επίσης μπορούμε να ορίσουμε εμείς τα ανοίγματα που θα διαχειρίζεται ο εκάστοτε σερβιτόρος:

• Διαχειρίζεται μόνο δικά του ανοίγματα: Δεν είναι εφικτή η Καταχώρηση Παραγγελιών σε Ανοίγματα Άλλων Σερβιτόρων
• Καταχωρεί Παραγγελίες μόνο σε δικά του ανοίγματα: Ο Σερβιτόρος Τροποποιεί, διαχειρίζεται και Κλείνει Μόνο Δικά του Ανοίγματα

Για περισσότερες διευκρινίσεις ως προς τα πεδία μπορείτε πάντα να συμβουλευτείτε την επιλογή "Οδηγίες". 

Έπειτα, επιλέγουμε τους Χώρους που εξυπηρετεί ο Σερβιτόρος καθώς και τις Ομάδες Ειδών Τιμοκαταλόγου που μπορεί να διαχειριστεί από τον Πράσινο Φάκελο όπως φαίνεται ακολούθως. 

Αυτό είναι πολύ χρήσιμο μιας και κάθε σερβιτόρος  διαχειρίζεται συγκεκριμένα Τραπέζια και Εϊδη. Για παράδειγμα, η Μαρία στην περίπτωση μας εξυπηρετεί μόνο το Εξωτερικό Bar που προσφέρει Καφέδες, Ροφήματα και Μπύρες. Συνεπώς δεν έχει νόημα να βλέπει τους υπόλοιπους χώρους όπως είναι η Σάλα, ή Φαγητά που αντιστοιχούν σε αυτή.  

Εφόσον ολοκληρώσουμε επιλέγουμε "Καταχώρηση" και αυτόματα ενημερώνεται η Εφαρμογή Pegasus Waiter App κατά την Σύνδεση του εκάστοτε Σερβιτόρου βάσει Επιλογών που έχουμε ορίσει. 

Προκειμένου να διαχειριστούμε έναν Σερβιτόρο σε περίπτωση για παράδειγμα που επιθυμούμε να αλλάξουμε τον Κωδικό Πρόσβασης στο Pegasus Waiter App αρκεί να μεταβούμε: [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Estiasi -> Σερβιτόροι ]. Εκεί με διπλό κλικ στην Εγγραφή που επιθυμούμε κάνουμε τις απαραίτητες αλλαγές, εναλλακτικά από [menu -> Διαχείριση Εγγραφής] ανοίγει η Οθόνη Σερβιτόρου για να προχωρήσουμε στις σχετικές ενέργειες. 

Βήμα 2: Άνοιγμα - Κλείσιμο Βάρδιας Σερβιτόρου 

Άνοιγμα Βάρδιας  

Προκειμένου να κάνουμε Άνοιγμα Βάρδιας Σερβιτόρου αρκεί από την Οθόνη Reception να μεταβούμε: [Ρυθμίσεις -> Νέα Βάρδια Σερβιτόρου] όπως φαίνεται ακολούθως: 

Σαν Πληροφορίες ορίζουμε: 

• Σερβιτόρος: Επιλέγουμε από τον Πράσινο Φάκελο τον Σερβιτόρο που Ανοίγει η Βάρδια από τους Καταχωρημένους
• Ποσό Ανοίγματος: Ποσό Έναρξης Βάρδιας Σερβιτόρου για την διαχείριση των Παραγγελιών 

Κλείσιμο Βάρδιας 

Προκειμένου να κάνουμε Κλείσιμο Βάρδιας Σερβιτόρου αρκεί από την Οθόνη Reception να μεταβούμε: [Ρυθμίσεις -> Νέα Βάρδια Σερβιτόρου] όπως φαίνεται ακολούθως: 

Σαν Πληροφορίες ορίζουμε: 

• Σερβιτόρος: Επιλέγουμε από τον Πράσινο Φάκελο τον Σερβιτόρο που Κλείνει η Βάρδια από τους Καταχωρημένους
• Ποσό Κλεισίματος: Τελικό Ποσό με το οποίο ο Σερβιτόρος κλείνει την Βάρδια

Βήμα 3: Αλλαγή Βάρδιας & Διαχείριση Ανοιχτών Τραπεζιών    

Στο βήμα αυτό παρουσιάζεται η Διαδικασία Μεταφοράς των Μη Εξυπηρετημένων Τραπεζιών από έναν Σερβιτόρο σε άλλο λόγω Ολοκλήρωσης Βάρδιας. Η διαδικασία είναι πολύ απλή και αρκεί από την οθόνη Reception να μεταβούμε: [Ρυθμίσεις -> Μαζική Αλλαγή Σερβιτόρου]. Αυτόματα ανοίγει η ακόλουθη Οθόνη. 

Θα πρέπει να ορίσουμε από τον μεγεθυντικό φακό στα αντίστοιχα πεδία:

• Παλιός Σερβιτόρος: Σερβιτόρος που διαχειρίζεται τα ανοίγματα μέχρι στιγμής
• Νέος Σερβιτόρος: Σερβιτόρος στον οποίο επιθυμούμε να γίνει η μεταφορά τραπεζιών 
• Χώρος από - εώς: Για ποιους χώρους εξυπηρέτησης θα γίνει μεταφορά τραπεζιών

Εφόσον Ολοκληρώσουμε επιλέγουμε "Συνέχεια" και τα Τραπέζια μεταφέρονται αυτόματα στον Νέο Σερβιτόρο που ορίσαμε. 

Βήμα 4: Εικόνα Ταμείου     

Προκειμένου να έχουμε ολοκληρωμένη εικόνα του Ταμείου και τον Συνόλων που διαχειρίζονται οι Σερβιτόροι μας μπορούμε να αξιοποίησουμε τις Διαθέσιμες Αναφορές μέσα από την Οθόνη Reception από την επιλογή [Ρυθμίσεις -> Αναφορές]. Εδώ, μας εμφανίζεται Πλήθος Αναφορών για την Οθόνη Reception, τις Βάρδιες Σερβιτόρων και το Λογιστήριο όπως φαίνεται ακολούθως: 

Οι Πιο Συχνές βάσει Αναγκών Ιδιοκτήτη Επιχείρησης είναι: 

• Σύνολα ανά Σερβιτόρο σε Περίοδο
• Σύνολα ανά Σερβιρόρο και Ημέρα
• Σύνολα ανά Βάρδια Σερβιτόρου
• Σύνολα Βάρδιας

Ας εξετάσουμε την Αναφορά Σύνολα ανά Σερβιτόρο σε Περίοδο. Η Λογική Διαχείρισης Αναφορών είναι Ίδια σε όλες τις Αναφορές. Με την επιλογή της Επιθυμητής Αναφοράς ανοίγει η ακόλουθη Οθόνη. 

Σε πρώτο χρόνο ορίζουμε τα σχετικά Φίλτρα Αναζήτησης, στην Περίπτωση μας: 

• Ημερομηνίες Καταχώρησης Παραγγελιών - Ορισμός Χρονικής Περιόδου
• Σερβιτόρο που εξυπηρέτησε τις Παραγγελίες

Σε κάθε αναφορά υπάρχει σχετική περιγραφή της Λειτουργίας της - Των Αποτελεσμάτων που επιστρέφει, στην περίπτωση μας τα σύνολα ανά Σερβιτόρο Ανοίγματος και Παραγγελίας με τα σύνολα είσπραξης από Παραστατικά. 

Μπορούμε να επιλέξουμε είτε Εκτύπωση POS για Απευθείας Εκτύπωση Αναφοράς είτε Διαχείριση. Στην Περίπτωση αυτή ανοίγει η ακόλουθη Οθόνη με τα Αποτέλεσματα της Αναφοράς τα οποία μπορούμε να εξάγουμε σε Μορφή Excel, CSV, XML κ.ά. 

Το Τμήμα Marketing & Πωλήσεων παραμένει στην Διάθεση σας για Οποιαδήποτε Απορία