Σκοπός: Με τη συγκεκριμένη μελέτη, θα δούμε πως μπορούμε να κάνουμε αντικατάσταση των παραστατικών Λιανικής από το εστιατόριο σε τιμολόγιο για πελάτη Δωματίου στο Pegasus e-Hotel Web App.

Χρησιμότητα: Σε περιπτώσεις όπου ο πελάτης θέλει να τιμολογήσει τις Λοιπές Χρεώσεις του, για τις οποίες έχει ήδη λάβει Απόδειξη Λιανικής Πώλησης.

Ένας διαμένοντας μπορεί να καταναλώνει είδη και υπηρεσίες, χρεώνοντάς τα απευθείας στο δωμάτιό του και μάλιστα, χωρίς να απαιτείται να τα εξοφλήσει επιτόπου. 

Όταν έρχεται η ώρα αναχώρησης, ο πελάτης θα χρειαστεί να εξοφλήσει τα παραπάνω έξοδα αλλά μπορεί να θέλει να τιμολογηθούν αλλού π.χ. στην εταιρία του. 

Δημιουργείται ζήτημα, καθώς όπως αναφέραμε παραπάνω, έχουν εκδοθεί αποδείξεις λιανικών συναλλαγών π.χ. Από το εστιατόριο ή το μπαρ του ξενοδοχείου. Συνεπώς, θα πρέπει να γίνει επιστροφή αυτών των αποδείξεων και δημιουργία ενός νέου παραστατικού (τιμολόγιο).

Απαραίτητες Προϋποθέσεις: 

• Εγκατάσταση Pegasus Estiasi Start Up πλήρως αναβαθμισμένη
• Εγκατάσταση Pegasus Web App e-Hotel πλήρως αναβαθμισμένη
• Λήψη Backup της Εφαρμογής από την Επιλογή [Υποστήριξη -> Συντήρηση Κεντρικών Πινάκων -> Backup]
• Η Εφαρμογή να είναι Πλήρως Ενημερωμένη με τις Τελευταίες Αναβαθμίσεις από την Επιλογή: [Υποστήριξη -> Αναβάθμιση Εφαρμογής], μπορείτε να δείτε την σχετική διαδικασία εδώ

Απαραίτητα Βήματα:

Βήμα 1: Εισαγωγή πλήκτρου στη Reception του Estiasis

Στη Reception, επιλέγουμε [Ρυθμίσεις]. Κάνουμε κλικ στο [Τροποποίηση Πλήκτρων] και επιλέγουμε μια από τις διαθέσιμες θέσεις κουμπιών. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, κάνουμε κλικ στο [Ιδιότητες Πλήκτρου].

Στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγουμε το [F2] στη [Μέθοδο Εκτέλεσης].

Από εδώ, επιλέγουμε τη μέθοδο [Μετασχηματισμός Παραστατικών Κράτησης Hotel].

Επανερχόμαστε στο αρχικό παράθυρο [Ορισμός Πλήκτρου οθόνης Reception], όπου εκτός των άλλων, μπορούμε να ορίσουμε:

1. Κείμενο
2. Χρώμα Κειμένου
3. Χρώμα Φόντου

Ολοκληρώνουμε με [Καταχώρηση] για να αποθηκευτούν οι αλλαγές.

Βήμα 2: Σύνδεση Δωματίου με Παραστατικά

Προσοχή: τα παραστατικά που θα εκδίδετε για τραπέζια με χρέωση δωματίου θα πρέπει να είναι επι πιστώσει. 

Στη λίστα με τις παραγγελίες του τραπεζιού, πάμε στη στήλη [Δωμάτιο] και κάνουμε διπλό κλικ σε κάθε εγγραφή. Αυτόματα φέρνει τον αριθμό του δωματίου στο οποίο θα γίνει η χρέωση.

Τώρα, είμαστε έτοιμοι να κάνουμε [Κλείσιμο Τραπεζιού]. Αυτή η ενέργεια έχει ως αποτέλεσμα να έχει δημιουργηθεί μια εγγραφή στο tab [Λοιπές Χρεώσεις-Πιστώσεις] της κράτησης του συγκεκριμένου δωματίου, με το ποσό της παραγγελίας που μόλις καταχωρήθηκε.

Έτσι, η παραπάνω καρτέλα θα περιέχει όλες τις χρεώσεις που ήρθαν από το Pegasus Estiasi καθ’όλη τη διαμονή του πελάτη.

Βήμα 3: Μετασχηματισμός Παραστατικών

Όταν ο πελάτης ζητήσει τιμολόγιο για τις παραπάνω χρεώσεις, θα πρέπει να κάνουμε κλικ στο κουμπί [Μετασχηματισμός Παραστατικών Κράτησης Hotel] που περιγράψαμε στην αρχή.

Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί, θα εισάγουμε τον αριθμό της κράτησης. Έπειτα, θα ανοίξει παράθυρο για να επιλέξουμε τον πελάτη του οποίου τα παραστατικά θα μετασχηματίσουμε.

Κάνουμε διπλό κλικ στην εγγραφή και μας παραπέμπει στα παραστατικά που έχουν κοπεί.

Κάνοντας κλικ στο [Συνέχεια], ανοίγει παράθυρο φόρμας παραστατικού όπου περιέχει όλα τα είδη που χρεώθηκαν.

Για να ολοκληρωθεί ο αντιλογισμός, θα χρειαστεί να επιλέξουμε ως παραστατικό την [Επιστροφή από λιανική πώληση - ΕΑΛΠ].

Προσοχή: Ελέγχουμε ότι το παραστατικό είναι επι πιστώσει.

Πατώντας [Καταχώρηση], ολοκληρώνουμε την επιστροφή των αποδείξεων και αυτόματα εμφανίζεται το παράθυρο της έκδοσης νέου παραστατικού. Και πάλι, περιέχει όλα τα είδη που κατανάλωσε ο πελάτης κατά τη διαμονή του, με τη διαφορά ότι τώρα μπορούν να επιλεχθούν:

1. το τιμολόγιο ως παραστατικό 
2. ο ανάλογος τιμολογούμενος (π.χ. Η εταιρία του διαμένοντα).

Η αλληλουχία των ενεργειών που εκτελέσαμε, αποτυπώνεται ξεκάθαρα στο tab [Λοιπές Χρεώσεις-Πιστώσεις] της κράτησης, καθώς εμφανίζονται όλες οι χρεώσεις ανά ημέρα, η επιστροφή και η έκδοση τιμολογίου σε διαφορετικό όνομα (π.χ. της εταιρίας).