Σκοπός: 

Η παρούσα μελέτη περιγράφει τις βασικές ενέργειες που πρέπει να γίνουν ώστε η εγκατάσταση να είναι έτοιμη να αποστείλει/παραλάβει τις απαραίτητες εγγραφές που απαιτούνται για το myDATA.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι απαιτούμενες αντιστοιχίσεις μεταξύ των πινάκων που ήδη περιέχονται στην εφαρμογή και των πινάκων του myDATA προκύπτουν αυτοματοποιημένα, καθιστώντας την όλη διαδικασία ιδιαίτερα απλή για μια συνηθισμένη εγκατάσταση.

Λειτουργία:

H κύρια λειτουργία του myDATA συνοψίζεται στα εξής βήματα:

1. Αποστολή των παραστατικών που εκδίδει η επιχείρηση (ΑΛΠ, τιμολόγια κ.ο.κ.) καθώς και των Συγκεντρωτικών Δαπανών.

2. Παραλαβή και χαρακτηρισμός των παραστατικών που έχουν εκδώσει άλλες επιχειρήσεις για εμάς (τιμολόγια προμηθευτών κ.ο.κ.). Αυτό γίνεται στα εξής βήματα: 
    α. Παραλαβή των εγγραφών των παραστατικών που έχουν εκδώσει άλλες επιχειρήσεις για εμάς (τιμολόγια προμηθευτών κ.ο.κ.)

    β. Αντιστοίχιση (αντίκριση) των παραπάνω με τις σχετικές καταχωρήσεις παραστατικών αγορών που έχουμε στον Πήγασο (καθεμία εγγραφή που παραλάβαμε θα πρέπει να αντικριστεί με το αντίστοιχο παραστατικό (πχ τιμολόγιο προμηθευτή) που καταχωρήθηκε από εμάς, εφόσον βέβαια η επιχείρηση καταχωρεί παραστατικά αγορών γενικώς). Με την αντίκριση γίνεται αυτόματα και ο χαρακτηρισμός τους

       Σημείωση: μετά την αναβάθμιση MyDATA R0001.0014, η διαδικασία της αντιστοίχισης γίνεται αυτόματα με τη χρήση της αναφοράς [Αναφορές -> Εκτυπώσεις MyData -> Αναφορές MyData -> Αντιστοίχιση Παραστατικών Από MyDATA]. 

   γ. Αποστολή των χαρακτηρισμών των παραληφθέντων παραστατικών στο myDATA

Μέσω των αυτοματισμών που περιγράφονται παρακάτω, ο χρήστης θα έχει στη διάθεσή του το βασικό στήσιμο που απαιτείται (χαρακτηρισμοί εγγραφών κ.ο.κ.) ώστε να αποστείλει και να παραλάβει σωστά τις απαιτούμενες εγγραφές.

Σημείωση: Το πεδίο [Κωδικός Taxisnet] μέσα στις εφαρμογές μας μετονομάστηκε σε [Αρ.Εγκατάστασης]

Βασικές Ρυθμίσεις:

1. Εκτέλεση όλων των αναβαθμίσεων. Εφόσον το σχετικό module εγκατασταθεί, θα χρειαστεί να δώσετε και τα απαραίτητα δικαιώματα στους επιθυμητούς χρήστες (αν δεν τα έχουν).

2. Εκτελείτε τους αυτοματισμούς [m-620001 - MyData: Ενημέρωση Βασικών Ρυθμίσεων] και [m-27 - Elite: Ενημέρωση Βασικών Ρυθμίσεων] από το μενού [Αυτοματισμοί->Λοιποί Αυτοματισμοί/Μέθοδοι]. Μετά τη συγκεκριμένη ενέργεια, δημιουργούνται αυτόματα οι βασικές αντιστοιχίσεις myDATA με τα παραστατικά πελατών & προμηθευτών, τις κατηγορίες ΦΠΑ, τους τρόπους είσπραξης και πληρωμής, τους χαρακηρισμούς των ειδών, τις διατάξεις απαλλαγής ΦΠΑ κ.ο.κ. Εν ολίγοις, παραλαμβάνονται τα δεδομένα των βασικών πινάκων από το myDATA, ώστε να έχουμε το αρχικό στήσιμο στην εφαρμογή μας.

Σημείωση: Σε περίπτωση που οι παραπάνω αυτοματισμοί δεν εμφανίζονται:

• Ελέγξτε εαν το module myDATA υπάρχει στο μενού [Υποστήριξη->Εγκατεστημένα Modules]
• Αν το module είναι εγκατεστημένο, εκτελέστε [Επαναδημιουργία Πινάκων] από το μενού [Υποστήριξη -> Συντήρηση Κεντρικών Πινάκων -> Επαναδημιουργία Πινάκων]

3. Στο μενού [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Συναλλαγών και Συναλλασσομένων -> Βασικές Παράμετροι Εφαρμογής], θα χρειαστεί να καταχωρήσετε τα πλήρη στοιχεία της επιχείρησης. Βασικό πεδίο που πρέπει να συμπληρωθεί είναι το ΑΦΜ.

4. Στο μενού [Toolbox-> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση myDATA -> Βασικές Παράμετροι myDATA], καταχωρείτε τα στοιχεία σύνδεσης στο myDATA (User ID, Subcription ID). Tα παραπάνω στοιχεία τα παραλαμβάνετε από το taxisnet. Για περισσότερες λεπτομέρειες, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το λογιστή σας, ενώ υπάρχει και σχετική μελέτη εδώ αναφορικά με τη διαδικασία. Επίσης, κάνετε τσεκ στην επιλογή [Αυτόματη Διόρθωση Βασικών Τιμών myDATA].

Στην παραπάνω εικονα απεικονίζονται οι συνηθέστερες επιλογές. Αν εκτελέσετε τους αυτοματισμούς του βήματος#2 στο τέλος(αφού κάνετε αναβαθμίσεις/καταχωρήσετε ΑΦΜ/καταχωρήσετε τα στοιχεία σύνδεσης), τότε οι τιμές στα 4 πρώτα πεδία των [Αρχικών Τιμών] θα συμπληρωθούν αυτόματα.

Αρχικές Τιμές
Χρησιμοποιούνται στις καταχωρήσεις των γραμμών παραστατικών στην περίπτωση που η συγκεκριμένη γραμμή δεν έχει αντιστοίχιση με Χαρακτηρισμό. Είναι χρήσιμο για να αποφύγετε την λεπτομερή αντιστοίχιση Τύπων Ειδών και Ειδών Αποθήκης.
Αν για παράδειγμα τα είδης σας αφορούν σε Εμπορεύματα ορίζετε ανάλογους χαρακτηρισμούς.
Εξαίρεση ΦΠΑ: Αν την ορίσετε, χρησιμοποιείται στις εγγραφές που το ΦΠΑ είναι 0 (κατηγορία 7) και δεν έχει προκύψει Κωδικός Εξαίρεσης ΦΠΑ.

Επίσης μπορείτε στις επιλογές [Toolbox-> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση myDATA ->Ορισμός Ε3 Εσόδων] και [Toolbox-> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση myDATA ->Ορισμός Ε3 Εξόδων], να ορίσετε το πως τροποποιούνται οι ανάλογες αντιστοιχίσεις ανάλογα με τα στοιχεία των παραστα;τικών. Για παράδειγμα Τα Εσοδα Εμπορευμάτων από Χονδρική Πώληση, στα παραστατικά Λιανικής μετατρέπεται σε Εσοδα Από Λιανικές Πωλήσεις.

Κρατήσεις Παραστατικών Πελατών/Προμηθευτών
Στα παραστατικά πελατών/προμηθευτών μπορούμε και καταχωρούμε %Κρατήσεων και %Φόρου τα οποία αντιστοιχούν σε Κρατήσεις που εφαρμόζονται στο καθαρό ποσό του Παραστατικού.
Οι Κρατήσεις αυτές αποστέλλονται στο myDATA σαν συνολικές [Κρατήσεις].
Υπάρχει δυνατότητα να συνδέσετε το κάθε ποσό μέ μία Αντίστοιχη Επιπλεόν Κράτηση, ώστε να αποσταλεί σαν εξειδικευμένη Κράτηση.
Αν τα ποσά είναι Αρνητικά θα πρέπει να αποσταλούν σαν Φόροι.

Αυτόματη Διόρθωση Βασικών Τιμών myDATA. Αν το τσεκάρετε η εφαρμογή κάνει βασικές διορθώσεις: 
      α. Βρίσκει Τον πρώτο επιτρεπτό Συνδυασμό Χαρακτηριστικών Ε3, αν αυτός που προκύπτει από τις ρυθμίσεις δεν είναι επιτρεπτός. 

Ξεχωριστή Γραμμή για ΕΦΚ, Εισφορά, Δ.Φ.: Αν το τσεκάρετε, στα παραστατικά που προκύπτουν από παραστατικά πελάτη/προμηθευτή, τα ποσά που αφορούν σε: 
    α. Εισφορά Ανακύκλωσης  των ειδών. 
    β. Ειδικό Φόρο Κατανάλωσης (ΕΦΚ) των ειδών.
    γ. Δημοτικό Φόρο (από τον τύπο των ειδών)
Προστίθενται σε νέα Συνοπτική Γραμμή με Χαρακτηριστικό category1_95 για τα έσοδα και category2_95 για τα έξοδα.

on-line Ενημέρωση - Αποστολή Παραστατικών: Αν το τσεκάρετε τότε με την καταχώρηση - τροποποιίηση παραστατικών θα ενημερώνεται αυτόματα η λίστα των παραστατικών myDATA και θα γίνεται η αποστολή στο myDATA.

Στην Σειρά προστίθεται το Λεκτικό του Παραστατικού: Αν το τσεκάρετε τότε στην σειρά του παραστατικού του myDATA θα προστίθεται και το λεκτικό του πρωτογεννούς παραστατικού.

Ελάχιστη Ημερομηνία Παραστατικών: Μπορείτε να ορίσετε την ελάχιστη ημερομηνία που θα έχουν τα παραστατικά που θα δημιουργούν εγγραφές από το ERP στο myDATA. Λειτουργεί σαν ασφάλεια για να μην δημιουργηθούν παραστατικά με ημερομηνία που δεν δέχεται το myDATA (π.χ. πριν την 01/01/2020).

Σημείωση: Μέσα από [Toolbox-> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση myDATA -> Αντιστοίχιση Χαρακτηριστικών Ανά Παραστατικό] μπορείτε να ορίσετε τα ζευγάρια των Χαρακτηρισμών - Ε3 Χαρακτηρισμών και να δείτε πώς τροποποιούνται ανάλογα με το παραστατικό που θα εκδοθεί.

Ρυθμίσεις ERP
Για να προκύψουν τα παραστατικά myDATA θα πρέπει να έχετε κάνει τις απαραίτητες Αντιστοιχίσεις, μέσα από [Λοιπές Δράσεις -> Αντιστοιχίες Κεντρικών Πινάκων]. Όπως έχει αναφερθεί, τα βασικά στοιχεία που περιέχονται στην εφαρμογή είναι ήδη ρυθμισμένα από το standard σχέδιο που εγκαταστάθηκε με τους παραπάνω αυτοματισμούς.

Σε περίπτωση που έχετε δημιουργήσει επιπλέον εγγραφές στους πίνακες που περιγράφονται παρακάτω, θα πρέπει να ελέγξετε αν έχουν γίνει οι απαραίτητες αντιστοιχίες και σε αυτές (πχ αν έχετε δημιουργήσει έναν νέο τύπο παραστατικού).

Οι πίνακες που πρέπει να ελεγχθούν είναι:

• Συναλλασσομένων και Συναλλαγών

Ορισμός Παραστατικών Πελατών
Επιλογή: [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Συναλλαγών και Συναλλασσομένων -> Ορισμός Παραστατικών Πελατών]

Η αντιστοίχιση γίνεται με την εγγραφή [myDΑΤΑ: Κατηγορίες Παραστατικών (Προς Αποστολή)]. Όπως αναφέρθηκε και αρχικά, αντιστοιχίζονται τα παραστατικά που εκδίδει η επιχείρηση, ή που καταχωρεί σαν χειρόγραφα και θέλετε να γίνεται η αποστολή τους στο MyDATA. 

Ορισμός Παραστατικών Προμηθευτών
Επιλογή: [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Συναλλαγών και Συναλλασσομένων -> Ορισμός Παραστατικών Προμηθευτών]

Η αντιστοίχιση γίνεται με την εγγραφή [myDΑΤΑ: Κατηγορίες Παραστατικών (Προς Παραλαβή)] για τα παραστατικά που εκδίδουν οι προμηθευτές σας και εσείς τα καταχωρείτε στο σύστημά σας. 
Αν εκδίδετε παραστατικά αγοράς (π.χ. Αυτοτιμολόγηση, Αγοράς από Ιδιώτες κ.ο.κ.) θα πρέπει η αντιστοίχιση να γίνει με την εγγραφή [myDΑΤΑ: Κατηγορίες Παραστατικών (Προς Αποστολή)]. Περισσότερες πληροφορίες για αυτές τις περιπτώσεις, στη μελέτη https://www.tesae.gr/articles/protipes-meletes-i-efarmoges/pegasus-ke-mydata/sichnes-erotiseis-apantiseis-gia-to-mydata.html και συγκεκριμένα στην παράγραφο Α5, Α6.

Τρόποι Εισπραξης από Πελάτες
Επιλογή: [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Συναλλαγών και Συναλλασσομένων -> Τρόποι Εισπραξης από Πελάτες]

Τρόποι Πληρωμής σε Προμηθευτές
Επιλογή: [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Συναλλαγών και Συναλλασσομένων-> Τρόποι Πληρωμής σε Προμηθευτές]

Διατάξεις Απαλλαγής ΦΠΑ

Κατά τη διαδικασία έκδοσης ενός Παραστατικού Πελάτη / Προμηθευτή, μέσα από [Στοιχεία -> Διάταξη Απαλ. ΦΠΑ] υπάρχει η δυνατότητα ορισμού του συγκεκριμένου άρθρου βάσει του οποίου προκύπτει η απαλλαγή ΦΠΑ του Συναλλασσομένου.

Φόροι /Κρατήσεις

Ακόμη, μέσω του tab [Επιπλέον Φόροι/Κρατήσεις], μπορείτε να προσθέσετε τους επιθυμητούς Φόρους / Κρατήσεις μέσα από τις επιλογές που είναι ήδη καταχωρημένες εντός της εφαρμογής.

• Αποθήκης

Τύποι Ειδών Αποθήκης
Επιλογή: [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Αποθήκης-> Τύποι Ειδών Αποθήκης] 

Με τον παραπάνω ορισμό, μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένες αντιστοιχίες για κάθε τύπο είδους(ο οποίος θα έχει συνδεθεί με το ανάλογο είδος), ώστε κατά την αποστολή του παραστατικού στο myDATA, να προκύψουν και οι σωστές αντιστοιχίες ανάλογα με τα καταχωρημένα είδη.

Σημείωση: υπενθυμίζεται ότι στις [Βασικές Παραμέτρους myDATA] (βλ. παραπάνω Βασικές Ρυθμίσεις#2), έχουν οριστεί οι αρχικές τιμές χαρακτηρισμών για τις γραμμές στα παραστατικά, σε περίπτωση που κάποιο είδος δεν έχει αντιστοιχιστεί με το σχετικό [Τύπο είδους].

Σημείωση 2: Εφόσον έχετε εκτελέσει όλες τις αναβαθμίσεις, στη λίστα τύπων ειδών έχουν προστεθεί προεπιλεγμένες εγγραφές, οι οποίες έχουν ήδη αντιστοιχιστεί σωστά για το mydata.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Μπορείτε να δείτε περισσότερα για την παραμετροποίηση αντιστοιχιών για τους τύπους ειδών (ρυθμίσεις/παραδείγματα), στη μελέτη https://www.tesae.gr/articles/protipes-meletes-i-efarmoges/pegasus-ke-mydata/tipi-eidon-ke-mydata-sto-pegasus-erp.html .

Κατηγορίες ΦΠΑ
Επιλογή: [ToolBox-> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Αποθήκης-> Κατηγορίες ΦΠΑ]

Σημείωση: Στην εξειδικευμένη περίπτωση που εκδίδετε παραστατικό με χαρτόσημο και έχετε παραμετροποιήσει για αυτό το σκοπό κάποια κατηγορία ΦΠΑ που δεν χρησιμοποιείται (πχ [πολυτελείας]), θα πρέπει να κάνετε τη σχετική αντιστοίχιση με την εγγραφή [myDATA: Συντελεστές Χαρτοσήμου].
Προτείνουμε το χαρτόσημο πλέον να το καταχωρείτε σαν [Φόρο/Κράτηση] στο παραστατικό. 

• Λογιστηρίου

Ορισμός Αποδείξεων
Επιλογή: [ToolBox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης ->Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Λογιστηρίου -> Ορισμός Αποδείξεων]
Αν καταχωρείτε Τιμολόγια ή/και Αποδείξεις Δαπανων θα πρέπει να αντιστοιχίσετε τα συγκεκριμένα παραστατικά με τα ανάλογα myDATA. 
Υπενθυμίζουμε ότι: 
   - τα [Τιμολόγια]  (που είναι αντικριζόμενα) θα πρέπει να τα αντιστοιχίσετε με [myDΑΤΑ: Κατηγορίες Παραστατικών (Προς Παραλαβή)], καθώς θα τα παραλάβετε από το MyDATA και θα πρέπει να χαρακτηριστούν.
   - τις Αποδείξεις, που δεν εκδίδονται ονομαστικά στην εταιρεία σας, θα πρέπει να τα αντιστοιχίσετε με [myDΑΤΑ: Κατηγορίες Παραστατικών (Προς Αποστολή)], καθώς δε θα γίνει παραλαβή τους από το myDATA και θα πρέπει να τα στείλετε σαν Δαπάνες. 

Αιτιολογίες Αποδείξεων
Επιλογή: [ToolBox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης ->Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Λογιστηρίου -> Αιτιολογίες Αποδείξεων]

Εδώ έχετε τη δυνατότητα να συνδέσετε κάθε Αιτιολογία Απόδειξης με συγκεκριμένη [Κατηγορία ΦΠΑ] καθώς και [Τύπο Αιτιολογίας (ΣΜΕ)](ουσιαστικά επιλέγετε [Τύπο Είδους]), ώστε να αποσταλούν και οι σχετικές αντιστοιχίες στο myDATA (δείτε στις προηγούμενες παραγράφους για τις αντιστοιχίες στις [Κατηγορίες ΦΠΑ] και τους [Τύπους Ειδών]).

Σημείωση: Στην περίπτωση που έχετε το module [Γέφυρες Λογιστικής] ή [Γενική Λογιστική] και στην καταχώρηση αποδείξεων, χρησιμοποιείτε την ίδια αιτιολογία με διαφορετικούς λογαριασμούς λογιστικής, ανάλογα το έσοδο/έξοδο, τότε μπορείτε να αντιστοιχίσετε: 
    α. Τον Λογαριασμό Καθαρών: Με τα Χαρακτηριστικά Εσόδων'Εξόδων, Ε3 Χαρακτηριστικά, Κατηγορία ΦΠΑ, Κατηγορία Εξαίρεσης ΦΠΑ
    β. Τον Λογαριασμό ΦΠΑ: Με την Κατηγορία ΦΠΑ και την Κατηγορία Εξαίρεσης ΦΠΑ. 

Καταστήματα Επιχείρισης
Επιλογή: [ToolBox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης ->Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Λογιστηρίου -> Καταστήματα Επιχείρισης]

Βάσει του Κωδικού με τον οποίο έχετε καταχωρήσει κάθε Κατάστημά σας στην εφαρμογή , στην επιλογή [Αριθμός Εγκατάστασης] του Παραστατικού myDATA εμφανίζεται το Κατάστημα που εκδίδει / λαμβάνει το εν λόγω Παραστατικό.

Σε περίπτωση που η εγκατάσταση έχει πάνω από ένα καταστήματα(με το ίδιο ΑΦΜ), μπορείτε να καταχωρήσετε τον σχετικό κωδικό καταστήματος στην επιλογή [ToolBox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης ->Παραμετροποίηση Εφαρμογής -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Λογιστηρίου ->Καταστήματα Επιχείρισης ] και στο πεδίο [Κωδικός taxisnet], ώστε τα παραστατικά που εκδίδετε ανά κατάστημα να ανεβαίνουν σωστά στο myDATA.

Έλεγχος Ρυθμίσεων

Με την αναφορά [Αναφορές -> Εκτυπώσεις MyData -> Αναφορές MyData -> Αντιστοίχιση Πινάκων ERP με Πίνακες MyData], μπορείτε να δείτε τις αντιστοιχίσεις που έχετε κάνει για τις εγγραφές του ERP με τις κατηγορίες του MyData

Μπορείτε να επιλέξετε για ποιούς πίνακες του ERP θα εμφανίσει το αποτέλεσμα, στην περίπτωση που δεν θέλετε όλους τους πίνακες για τους οποιους έχει οριστεί αντιστοίχιση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και την αναφορά [Αναφορές -> Εκτυπώσεις MyData -> Αναφορές MyData -> Ελεγχος Αντιστοιχίσεων myDΑTA], στην οποία μπορείτε να δείτε αν υπάρχει εγγραφή που δεν έχει αντιστοίχιση, ενώ θα έπρεπε.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Χειροκίνητη δημιουργία/αποστολή μεμονωμένου παραστατικού

Μετά την ολοκλήρωση των παραπάνω βημάτων, προτείνουμε να κάνετε δημιουργία/αποστολή ενός μεμονωμένου παραστατικού ώστε να επιβεβαιώσετε ότι όλες οι ρυθμίσεις είναι σωστές.

Δείτε τη μελέτη https://www.tesae.gr/articles/protipes-meletes-i-efarmoges/pegasus-ke-mydata/cheirokiniti-apostoli-memonomenou-parastatikou-sto-mydata.html .