Απογραφή Αποθήκης μέσα από Απλά Βήματα!

Απογραφή Αποθήκης μέσα από Απλά Βήματα!

Γιατί να ταλαιπωρείστε κάθε χρόνο με την Διαδικασία της Απογραφής;
Δείτε πώς μπορείτε πολύ εύκολα να διαχειριστείτε τα Υπόλοιπα της Αποθήκης για να ξεκινήσετε Χωρίς Προβλήματα την Νέα Περίοδο!

Σκοπός: Αναλυτική Παρουσίαση της Κλασικής Διαδικασίας για την Απογραφή Αποθήκης.

Σημαντική Σημείωση: Θα πρέπει πριν την Διαδικασία Ενημέρωσης Υπολοίπων:

Να έχετε λάβει back up των Δεδομένων σας
Η Εφαρμογή Pegasus να είναι Πλήρως Ενημερωμένη με τις Τελευταίες Αναβαθμίσεις* - Μπορείτε να δείτε την Σχετική Διαδικασία εδώ

*Όλες οι Αναβαθμίσεις των Εφαρμογών Pegasus είναι Άμεσα Διαθέσιμες από τους Πελάτες με Ενεργή Ετήσια Σύμβαση Τεχνικής Στήριξης

Λογική Απογραφής: Κατά την Απογραφή θα καταχωρήσετε τις Ποσότητες που έχετε μετρήσεις στην Αποθήκη για Κάθε Είδος, δηλαδή τις Ποσότητες Φυσικής Απογραφής. Η Εφαρμογή θα συγκρίνει την Ποσότητα αυτή με την Ποσότητα που εμφανίζεται ως υπόλοιπο - μέσα από την Εφαρμογή - την Ημερομηνία που έχετε ορίσει ότι αφορά η Απογραφή και θα υπολογίζει την Διαφορά για Κάθε Είδος. Έπειτα, η Αποθήκη θα ενημερωθεί με τις Ποσότητες της Φυσικής Απογραφής μέσω αυτόματων προσθαφαιρέσεων στο Υπόλοιπο της Αποθήκης.

Η Βασική Λειτουργία της Απογραφής είναι προσβάσιμη μέσα από την επιλογή [Βάσεις Δεδομένων -> Αποθήκες -> Απογραφή Αποθήκης]

ΠΡΟΣΟΧΗ: Πριν την έναρξη της διαδικασίας της νέας απογραφής, αν στην Λίστα [Απογραφή Αποθήκης] υπάρχει παλιά απογραφή και δεν είχατε εκτελέσει την [Ενημέρωση Ιστορικού Απογραφής], θα πρέπει να την εκτελέσετε τώρα ώστε να καταχωρηθεί η παλιά απογραφή στο Ιστορικό και να μπορείτε να την ανακαλέσετε αλλά να ενημερώνει κατάλληλα και τον υπολογισμό μέσης τιμής των ειδών σας. Δείτε το [Βήμα 7] παρακάτω.

Διαδικασία Απογραφής ([Βάσεις Δεδομένων -> Αποθήκες -> Απογραφή Αποθήκης])

Όλα τα Απαραίτητα Βήματα είναι από το [Menu ->Δράσεις Απογραφής] Print Screen

Βήμα 1: Ορισμός Περιόδου Απογραφής: Ορίζετε την περίοδο για την οποία θα Καταχωρήσετε - Ενημερώσετε Απογραφή (π.χ. 1/1/2015 έως 31/12/2015).Print Screen

Βήμα 2: Εύρεση Υπολοίπων από Αποθήκη: Φέρνει Όλα τα Είδη από την Αποθήκη σας που έχουν Υπόλοιπο την Τελευταία Ημέρα της Περιόδου Απογραφής (αν π.χ. έχετε ορίσει περίοδο από 01/01/2015 εώς και 31/12/2015 τότε εμφανίζει τα υπόλοιπα της 31/12/2015) Print Screen

Μπορείτε να επιλέξετε κάποιο από τα παρακάτω check boxes εφόσον τηρούνται οι προϋποθέσεις που αναφέρονται στις οδηγίες:

Οι Ποσότητες Απογραφής να Ενημερωθούν με το Υπόλοιπο Αποθήκης : Αυτό συμβαίνει στην Περίπτωση που η Φυσική Απογραφή ΔΕΝ έχει πολλές Αποκλίσεις συγκριτικά με τα Υπόλοιπα που επιστρέφει η Εφαρμογή. Με αυτό το τρόπο θα καταχωρήσετε μόνο τα είδη που έχουν διαφορές.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν η Λίστα Απογραφής περιέχει τις Ποσότητες Απογραφής Σωστές (τις έχετε ήδη ενημερώσει) ΜΗΝ επιλέξετε το πεδίο "Οι Ποσότητες Απογραφής Ενημερώνονται με το Υπόλοιπο"
Να Διαγραφούν οι Καταχωρήσεις που υπάρχουν ήδη στην Απογραφή : Διαγράφει όλες τις εγγραφές που έχετε καταχωρήσει. Προτείνεται να το τσεκάρετε στην περίπτωση που θέλετε να καταχωρήσετε νέα απογραφή.
Να βρεθεί το Υπόλοιπο μόνο των Καταχωρημένων στην Απογραφή Ειδών : Ενέργεια χρήσιμη στην περίπτωση Μερικής Απογραφής, οπότε η Εφαρμογή θα βρει τα Υπόλοιπα Μόνο για τα Είδη που έχετε Καταχωρήσει στην Απογραφή και όχι για όλα.
Υπολογισμός Κόστους ανά Χώρο : Υπολογίζεται το Κόστος που προκύπτει από τις Κινήσεις του Είδους στο συγκεκριμένο χώρο. Σε περίπτωση που δεν το επιλέξετε, θα υπολογιστεί το Κόστος από τη Συνολική Κίνηση του Είδους.
Να βρεθούν όλα τα Ενεργά Είδη χωρίς Έλεγχο Υπολοίπου : Δημιουργία μίας Εγγραφής ανά Αποθήκη. Αν για παράδειγμα ένα Είδος έχει :
Αν δηλαδή έχετε επιλέξει τις Αποθήκες από 0 έως 1 θα δημιουργήσει Εγγραφές των Ειδών για την Αποθήκη 0 και για την Αποθήκη 1 στην Απογραφή.
Αν παρακολουθείτε Αποθήκη με χρώμα/μέγεθος θα εμφανιστεί η ανάλυση με Χρώμα/Μέγεθος. Αν παρακολουθείτε Παρτίδες θα εμφανιστούν όλες οι Παρτίδες που δεν είναι κλεισμένες. Αν παρακολουθείτε Serial Numbers η Απογραφή θα εμφανίσει και τα Serial Numbers των Ειδών.

Σημαντική Σημείωση: Μετά την "Εύρεση Υπολοίπων από Αποθήκη" μπορείτε να καταχωρήσετε και Μεμονωμένα κάποιο Είδος από την επιλογή Menu -> Νέα Εγγραφή. Εάν παρακολουθείτε Χρώματα-Μεγέθη στην Αποθήκη σας, εδώ μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένο Χρώμα-Μέγεθος.(Αναβάθμιση Elite R0004.0228)

Βήμα 3: Εύρεση Τιμής Κόστους : Ενημέρωση Λίστας Απογραφής με Τιμή Κόστος με τον Τρόπο που Επιθυμείτε (Τελευταία, Πρώτη, Μέση κ.ο.κ.) Print Screen

Βήμα 4: Ενημερώνετε τις Ποσότητες των Ειδών (την Πραγματική σας Απογραφή). Αυτό μπορεί να γίνει με καταχώρηση ένα - ένα τα Είδη ή με Εισαγωγή από EXCEL (βλέπε Δράσεις). Στα πεδίο [Ποσότητα Απογραφής] θα πρέπει να έχει, το κάθε είδος, το υπόλοιπό του στην ημερομηνία της απογραφής. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και το πεδίο [Επιπλέον Ποσότητα] στην περίπτωση που έχετε 2 χώρους που απογράφετε (π.χ. αποθήκη και ράφια) αλλά αφορούν στον ίδιο αποθηκευτικό χώρο (π.χ. Κεντρική Αποθήκη). Σε αυτήν την περίπτωση θα δώσετε το πεδίο [Ποσότητα Απογραφής] το υπόλοιπο του ενός χώρου (π.χ. αποθήκης) και στο πεδίο [Επιπλέον Ποσότητα] το υπόλοιπο του άλλου χώρου (π.χ. ραφιών).

Βήμα 5: [Αναφορές -> Εκτυπώσεις Αποθήκης -> Ισοζύγια - Καρτέλες -> Απογραφή] : Εκτύπωση Κατάστασης Απογραφής. Μέσα από την Επιλογή Διαχείριση -> Εξαγωγή σε Αρχείο (Τύπος αρχείου EXCEL) μπορείτε να Εκτυπώσετε την Απογραφή σας και να την αποστείλετε στο Λογιστή σας για Έλεγχο πριν την Ενημέρωση της Αποθήκης σας.

Σημαντική Σημείωση: Το βήμα αυτό είναι Ιδιαίτερα Σημαντικό μιας και επιτρέπει να δείτε τις Ποσότητες Απογραφής ΠΡΙΝ κάνετε την Τελική Ενημέρωση της Αποθήκης σας όπου εκεί Αλλάζουν και τα Υπόλοιπα των Ειδών.

Βήμα 6: Ενημέρωση Αποθήκης με Διαφορές ώστε να φαίνονται οι Πραγματικές Πόσοτητες στην Επιλεγμένη Ημερομηνία. Αυτό γίνεται μέσω Διορθωτικών Κινήσεων στην Αποθήκη ώστε το Υπόλοιπο των Ειδών να ταιριάζει με αυτό της Απογραφής. Print Screen Αν για παράδειγμα ένα είδος έχει :

Ποσότητα Φυσικής Απογραφής (αυτό που μετρήσατε και καταχωρήσατε) = 10
Υπόλοιπο που δείχνει η Εφαρμογή (όπως ενημερώθηκε κατά το βήμα 1) = 3
Διαφορά = 7

Θα δημιουργηθεί μία Κίνηση με Ποσότητα 7 ώστε το πρόγραμμα να δείχνει Υπόλοιπο 10 στο τέλος της περιόδου Απογραφής.

Βήμα 7: Ενημέρωση Ιστορικού Απογραφής : Οταν ολοκληρωθεί η διαδικασία της απογραφής και έχετε ελέγξει ότι έχει ενημερωθεί σωστά η αποθήκη σας, ια πρέπει να κάνετε [Ενημέρωση Ιστορικού Απογραφής] ώστε να ανατρέχετε κάθε φορά στις Απογραφές Προηγούμενων Ετών. Η Αποθήκευση Ιστορικού γίνεται βάσει Ημερομηνίας.

Για Μεγαλύτερη Ευκολία μπορείτε να Παρακολουθήσετε την Διαδικασία της Απογραφής Αναλυτικά στην ακόλουθη Βίντεο Παρουσίαση:

Επιπλέον δείτε τις Αναφορές Αποθήκης που σχετίζονται με την Απογραφή σας, όπως αυτές Παρουσιάζονται στη Σχετική Μελέτη: Βιβλίο και Ισοζύγιο Αποθήκης

Σημείωση 1. Μηδενισμός Υπολοίπων Αποθήκης
Αν θέλετε να μηδενίσετε τα υπόλοιπα της αποθήκης, χωρίς να διαγράψετε τις υπάροχυσες κινήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την διαδικασία της απογραφής ως εξής:
α. Στο Βήμα 1 ορίσετε την περίοδο με έως την ημερομηνία στην οποία θα θέλετε τα υπόλοιπα να είναι μηδεν.
β. Στο Βήμα 2 :
β.1. Θα ξετσεκάρετε το πεδίο [Οι Ποσότητες Απογραφής να Ενημερωθούν με το Υπόλοιπο Αποθήκης].
β.2. Θα τσεκάρετε το πεδίο [Να Διαγραφούν οι Καταχωρήσεις που υπάρχουν ήδη στην Απογραφή]
γ. Το Βήμα 4 δεν το εκτελείτε καθώς η στήλη [Ποσότητα Απογραφής] έχει για όλα τα ήδη τιμή μηδέν (0), που είναι αυτό που θέλουμε να έχουν τα είδη μετά την διαδικασία
δ. Το Βήμα 5 δεν είναι απαραίτητο καθώς δεν είναι σκοπός σας η εκτύπωση απογραφής.
ε. Το Βήμα 7 δεν είναι απαραίτητο καθώς δεν είναι σκοπός σας η επίσημη απογραφή.