Σκοπός:

Στην συγκεκριμένη μελέτη περιγράφονται τα βήματα καταχώρησης των δαπανών μιας επιχείρησης, κάνοντας χρήση του ενσωματωμένου κυκλώματος αποδείξεων προμηθευτών.

Λειτουργία:

Οι δαπάνες χωρίζονται σε:

• Έξοδα, όπου ο προμηθευτής πρέπει να έχει ΑΦΜ
• Συγκεντρωτικές δαπάνες (είναι κυρίως μικροδαπάνες), οι οποίες αντιστοιχίζονται σε έναν "γενικό" προμηθευτή, δίχως συγκεκριμένο ΑΦΜ.

Ο χρήστης μπορεί να καταχωρεί τα έξοδα δαπανών στις εκδόσεις Pegasus ERP, ώστε να έχει πλήρη λογιστική εικόνα για αυτά καθώς και για να τα αποστέλλει (εαν θέλει) στο myDATA.

Προϋποθέσεις:

Το κύκλωμα των [Αποδείξεων] διατίθεται στις εκδόσεις Pegasus ERP.

Βήματα:

1. Στην επιλογή [προμηθευτές->Αποδείξεις], κάντε κλικ δεξιά στο button [Νέο παραστατικό] ώστε να σας ανοίξει νέο παράθυρο καταχώρησης.

2. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, ορίζετε:

• Παραστατικό: το σχετικό παραστατικό(πχ απόδειξη δαπανών ή τιμολόγιο δαπανών). Κατά την επιλογή, η εφαρμογή ζητά να καταχωρήσετε τα στοιχεία του παραστατικού (ημερομηνία/ώρα/σειρά/αριθμό).

• Λογαριασμός: το σχετικό προμηθευτή.
  Σημείωση: Αν επιλέξετε [Παραστατικό->Τιμολόγιο Δαπανών], ο προμηθευτής πρέπει να έχει ΑΦΜ. Εναλλακτικά, για τις αποδείξεις, μπορείτε να καταχωρήσετε έναν "γενικό" προμηθευτή χωρίς ΑΦΜ πχ [ΜΙΚΡΟΔΑΠΑΝΕΣ] ή ακόμα πιο αναλυτικά, έναν προμηθευτή για κάθε τύπο μικροδαπάνης πχ ΔΕΗ, ΕΥΔΑΠ κ.ο.κ. (Σε περίπτωση που θέλετε να παρακολουθείτε αναλυτικά τις οικονομικές κινήσεις).
  
  
• Tab [Γραμμές Απόδειξης]: Καταχωρείτε τα έξοδα με βάση τις σχετικές αιτιολογίες.
  1. Κάνετε κλικ δεξιά στο button [νέα καταχώρηση]. Στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλεγετε αιτιολογία:
  
  • Αναζητώντας με τον κωδικό, από το πεδίο [κωδικός(/)]
  • Αναζητώντας με την περιγραφή, κάνοντας κλικ πάνω δεξιά στο button [F2] και επιλέγοντας από τη λίστα.

Σημείωση#1: ανάλογα με την επιλογή παραστατικού που έχετε κάνει παραπάνω, μπορεί να εμφανιστούν διαφορετικές αιτιολογίες(βλ. παρακάτω).

2. Καταχωρείτε τα σχετικά ποσά([Καθαρά] ή/και [ΦΠΑ]).

Σημείωση: ανάλογα με το στήσιμο που έχει γίνει για την αιτιολογία που επιλέξατε, μπορείτε είτε να καταχωρήσετε χειροκίνητα τα ποσά για τα καθαρά/ΦΠΑ, είτε να καταχωρείτε το ποσό των καθαρών ώστε η αξία ΦΠΑ να προκύπτει αυτόματα (βλ. παρακάτω).

3. Αν η εγκατάσταση διαθέτει το module [Γέφυρες Λογιστικής] και επιλέξετε τις αιτιολογίες [Δαπάνη με ΦΠΑ/χωρίς ΦΠΑ(επιλογή λογαριασμού)], τότε η εφαρμογή σας επιτρέπει να επιλέξετε χειροκίνητα λογαριασμό για τα καθαρά και το ΦΠΑ από τις ομώνυμες επιλογές.

4. Επαναλαμβάνετε το βήμα, αν θέλετε να καταχωρήσετε και άλλη γραμμή στην απόδειξή σας (μετά την καταχώρηση κάθε γραμμής, αυτόματα ανοίγει ξανά το παράθυρο για καταχώρηση νέας).

Αιτιολογίες Αποδείξεων:

Στην επιλογή [Υποστήριξη -> Κεντρικοί Πίνακες Παραμετροποίησης -> Παραμετροποίηση Λογιστηρίου -> Αντιλογισμοί Αποδείξεων], εμφανίζονται όλες οι διαθέσιμες αιτιολογίες αποδείξεων της εφαρμογής. Συγκεκριμένα, αυτές που χρησιμοποιούνται στο κύκλωμα των αποδείξεων προμηθευτών, έχουν κωδικό όπου ξεκινάει από 30.

Σε κάθε αιτιολογία, μεταξύ άλλων μπορείτε να ορίσετε:

• Σε ποια απόδειξη συμμετέχει πχ [Τιμολόγιο Δαπανών] κάνοντας κλικ στο button δεξιά από τον τίτλο [Αποδείξεις στις οποίες Συμμετέχει]. Μπορείτε να επιλέξετε παραπάνω από μία ώστε η συγκεκριμένη αιτιολογία να εμφανίζεται μόνο σε αυτές τις αποδείξεις.
• Αν ο χρήστης δίνει το ποσό, τα Καθαρά και το ΦΠΑ, μόνο καθαρά, μόνο ΦΠΑ(ενεργοποιεί/απενεργοποιεί τα κατάλληλα πεδία κατά την καταχώρηση).
• Αν επιλέξετε [Κατηγορία ΦΠΑ], τότε η εφαρμογή θα υπολογίζει άμεσα την αξία ΦΠΑ μετά την καταχώρηση του καθαρού ποσού.

Δαπάνες και στήσιμο myDATA

Για τα τιμολόγια δαπανών, ακολουθείτε τη διαδικασία αντιστοίχισης που περιγράφεται στη μελέτη https://www.tesae.gr/articles/protipes-meletes-i-efarmoges/pegasus-ke-mydata/apostoli/paralabi-parastatikon-meso-tou-module-mydata.html και συγκεκριμένα, στο βήμα 2.4.

Για τις αποδείξεις, δείτε τη μελέτη https://www.tesae.gr/articles/protipes-meletes-i-efarmoges/pegasus-ke-mydata/sichnes-erotiseis-apantiseis-gia-to-mydata.html και συγκεκριμένα, την παράγραφο Α14.