Σκοπός:

Στην παρακάτω μελέτη παρουσιάζεται η λειτουργία του module [Ηλεκτρονικό Σύστημα Ταυτοποίησης Αλκοολούχων Ποτών(Lotify)] καθώς και οι απαραίτητες ρυθμίσεις που πρέπει να γίνουν.

Δείτε το Video:

Προϋποθέσεις:

• Web App Module Ηλεκτρονικό Σύστημα Ταυτοποίησης Αλκοολούχων Ποτών
• PE.00.015 - Web App module Παρτίδες (απαραίτητο καθώς τα είδη για το Lotify πρέπει να παρακολουθούν παρτίδες)

Λειτουργία:

Σύμφωνα με τις πρόσφατες ΚΥΑ Α.1263/23-12-2021 (Β' 6317) και A.1077/19-05-2023 (Β' 3469), οι οικονομικοί φορείς που παράγουν, εισάγουν, παραλαμβάνουν από άλλα κ-μ, ή διαθέτουν έτοιμα προς κατανάλωση αλκοολούχα ποτά μέσω χονδρικής πώλησης στο εσωτερικό της χώρας:

1. εγγράφονται στο ηλεκτρονικό μητρώο επιτηδευματιών αλκοολούχων ποτών και
2. καταχωρούν τις ημερήσιες κινήσεις, με βάση την ένδειξη παρτίδας και λοιπά στοιχεία, των εν λόγω προϊόντων

Ο επιχειρηματίας μπορεί να ενημερώσει το Υπουργείο για αυτές τις κινήσεις είτε χειροκίνητα(καταχωρώντας τα στοιχεία στην πλατφόρμα ) είτε με εισαγωγή αρχείου excel.

Mπορείτε να χρησιμοποιήσετε το module Lotify για να δημιουργήσετε ένα τέτοιο αρχείο. Το αρχείο αυτό θα περιέχει τις ημερήσιες κινήσεις των ειδών που θα ορίσετε να συμμετέχουν σε αυτή τη διαδικασία. Μετά την ολοκλήρωση των βημάτων στησίματος, οι εγγραφές του αρχείου θα διαθέτουν την κατάλληλη γραμμογράφηση ώστε να μπορείτε να το ανεβάσετε στην αντίστοιχη πλατφόρμα του Υπουργείου (για παράδειγμα, συγκεκριμένη Νόμιμη/Εμπορική Ονομασία των ειδών σας, Είδος Συναλλαγής, Ποσότητα Φιαλών κ.α.). Επίσης, σας δίνεται η δυνατότητα ακόμα και να τροποποιήσετε εγγραφές που ήδη έχετε ανεβάσει.

Περισσότερα για το Lotify και τον τρόπο λειτουργίας του, στον σύνδεσμο https://www.aade.gr/epiheiriseis/teloneiakes-ypiresies/ilektronikes-synallages-e-customs/teloneia/ilektroniko-mitroo-epitideymation-alkooloyhon

Βήματα για το στήσιμο του module Lotify:

1. Στο μενού [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Lotify->Βασικές Παράμετροι Lotify] ορίζετε την κατάλληλη αντιστοίχιση για τα πεδία που θα φέρουν την Νόμιμη αλλά και την Εμπορική Ονομασία των προϊόντων που θέλετε να περάσετε στο Lotify. Επιλέγετε από το διαθέσιμο μενού ανάμεσα στις τιμές (αφορά πεδία της καρτέλας είδους):

• Περιγραφή 1
• Περιγραφή 2
• Παραμετρικό Λεκτικό 1 έως 4

2. Στην καρτέλα των ειδών που θέλετε να ορίσετε να συμμετέχουν στο Lotify, επιλέγετε τo tab [Παράμετροι Lotify]. Εδώ συμπληρώνετε τα εξής:

• Ενεργό: Απαραίτητο τσεκ ώστε το είδος αυτό να συμμετέχει στο excel
• Αριθμός Φιαλών ανά Μ.Μ.: στο excel του Lotify η ποσότητα υπολογίζεται με βάση τις φιάλες του είδους. Αν παρακολουθείτε το είδος σας με μονάδα μέτρησης πχ [ΚΙΒΩΤΙΑ], αν το κάθε κιβώτιο περιέχει 20 φιάλες, τότε θα πρέπει να ορίσετε τιμή 20 σε αυτό το πεδίο. Για παράδειγμα, αν καταχωρήσετε 2 ΚΙΒΩΤΙΑ από ένα είδος που περιέχει 20 φιάλες, η [Ποσότητα] θα υπολογιστεί 40.
  
  Αν παρακολουθείτε το είδος τεμαχιακά, θα πρέπει απαραίτητα να ορίσετε τιμή 1.
• Χωρητικότητα Φιάλης: όπως και στην προηγούμενη περίπτωση, στο excel του Lotify υπάρχει πεδίο όπου εμφανίζεται η χωρητικότητα της κάθε φιάλης σε ml. Καταχωρείτε τη σχετική τιμή σε αυτό το πεδίο ώστε το αρχείο να ενημερωθεί κατάλληλα από το είδος.

3.  Μεταξύ άλλων, η γραμμογράφηση του αρχείου excel απαιτεί τη σωστή ενημέρωση 3 στηλών με βάση:

• το είδος της συναλλαγής
• το είδος του παραστατικού
• τον τύπο καταχώρησης

επιλέγοντας μέσα από συγκεκριμένες τιμές. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να ορίσετε την αντιστοιχία αυτών των τιμών με βάση το παραστατικό που χρησιμοποιήθηκε, μέσα από το μενού [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Παραγγελιών-Παραστατικών->Ορισμός Παραστατικών Πελατών].

Αντίστοιχα ισχύει και για τα παραστατικά προμηθευτών/εσωτερικής διακίνησης.

Σημαντική σημείωση: Με την αναβάθμιση [Update Ηλεκτρονικό Σύστημα Ταυτοποίησης Αλκοολούχων Ποτών (Lotify) v1.00 r12] δημιουργήθηκε ο αυτοματισμός [Lotify: Επαναφορά αρχικών εγγραφών] με τον οποίο γίνεται αυτόματα το συγκεκριμένο στήσιμο για τους βασικούς τύπους παραστατικών πελατών/προμηθευτών/εσωτερικής διακίνησης. Εναλλακτικά, μπορείτε να τροποποιήσετε ή να δημιουργήσετε τις δικές σας αντιστοιχίες για άλλους τύπους παραστατικών(πχ αν έχετε custom) σύμφωνα με τα βήματα που περιγράφονται παρακάτω:

1. Ανοίγετε την καρτέλα του επιθυμητού παραστατικού και στην υποενότητα [Παραμετροποίηση myDATA/Lotify], στα πεδία:

1. Lotify: Είδος Συναλλαγής για Εισερχ. / Εξερχ.
2. Lotify: Είδος Παραστατικού για Εισερχ. / Εξερχ.
3. Lotify: Τύπος Καταχώρησης

ορίζετε τις κατάλληλες τιμές (μπορείτε να συνεννοηθείτε και με το λογιστή σας).

2. Ως τελική εικόνα, θα πρέπει να εμφανίζεται το εξής:

Χρήση του module Lotify:

Έχοντας ολοκληρώσει τα παραπάνω βήματα, μπορείτε πλέον να προχωρήσετε στη βασική λειτουργία του module μέσα από την οθόνη [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Lotify->Lotify: Dashboard]

Σε αυτή την οθόνη, μπορείτε να αναζητήσετε τις κινήσεις των ειδών που έχετε ορίσει να συμμετέχουν στο Lotify (βλ. βήμα#2).

Σημείωση: Υπενθυμίζεται ότι εκτός από τις ρυθμίσεις του βήματος#2, ένα είδος θα πρέπει να παρακολουθεί απαραίτητα παρτίδες ώστε να συμμετέχει. Επίσης, θα πρέπει απαραίτητα να έχετε ορίσει κάποια παρτίδα στα είδη σας, διαφορετικά οι κινήσεις των ειδών αυτών δεν θα εμφανιστούν.

• Ορίζετε τις επιθυμητές ημερομηνίες στα πεδία:
  • Ημερομηνία Τροποποίησης Από/Έως: ελέγχει με βάση την ημερομηνία τροποποίησης της κίνησης Παρτίδας του είδους
  • Ημερομηνία Παραστατικού Από/Έως: ελέγχει με βάση την ημερομηνία καταχώρησης του παραστατικού

Για παράδειγμα, μπορεί να ορίσετε να σας φέρει τις κινήσεις από τα παραστατικά που καταχωρήσατε τον προηγούμενο μήνα, αλλά ταυτόχρονα έχουν αλλαγές στην κίνηση παρτίδας τον τρέχοντα μήνα(χρήσιμο κυρίως για περιπτώσεις τροποποίησης).

• Αν θέλετε να σας εμφανίσει μόνο νέες εγγραφές (δηλαδή εγγραφές που δεν έχουν καταχωρηθεί ήδη σε κάποιο άλλο αρχείο excel), τσεκάρετε το [Μόνο εγγραφές που δεν υπάρχουν σε διαβιβασμένο αρχείο].
  
  Για παράδειγμα, αν έχετε ορίσει να σας φέρει τις κινήσεις όλου του μήνα αλλά έχετε ήδη καταχωρήσει αρχεία για τις πρώτες 3 εβδομάδες και θέλετε να σας εμφανίσει τις νέες εγγραφές για τον υπόλοιπο μήνα, τσεκάρετε αυτή την επιλογή.
  
  
• Κάνετε κλικ στο button [Αναζήτηση Εγγραφών]. Η εφαρμογή θα φέρει τις εγγραφές των κινήσεων ειδών(πρακτικά, είναι οι κινήσεις παρτίδας είδους), οι οποίες έχουν τις ανάλογες τιμές σύμφωνα με το στήσιμο που έχετε κάνει (βλ. βήματα #1, #2 και #3).
  
  Σημείωση: Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις κινήσεις αυτές και χειροκίνητα με διπλό κλικ, ορίζοντας τις δικές σας τιμές.

• Επιλέγετε τις εγγραφές που θέλετε να περάσουν στο αρχείο από το grid(με το ποντίκι και χρήση του shift/ctrl) και κάνετε κλικ στο button [Δημιουργία Αρχείου].

Στο παράθυρο που εμφανίζεται, συμπληρώνετε τα εξής:

• Μοναδικός Κωδικός Αρχείου Εισαγωγής: Καταχωρείτε έναν μοναδικό κωδικό για το αρχείο που θα δημουργηθεί
  
• Περιγραφή Αρχείου Εισαγωγής: Μια περιγραφή για καθαρά ενημερωτικούς λόγους

Ολοκληρώνετε το κατέβασμα του αρχείου με κλικ στο ομώνυμο button [Κατέβασμα Αρχείου] (εμφανίζεται popup που σας ενημερώνει για την επιτυχή ολοκλήρωση). Για κάθε εγγραφή, η εφαρμογή έχει δημιουργήσει έναν μοναδικό κωδικό(ο οποίος διαβιβάζεται και στο Υπουργείο), εξασφαλίζοντας την μοναδικότητά της (παρακάτω θα δείτε ότι αυτός ο μοναδικός κωδικός κίνησης παίζει βασικό ρόλο αν θέλετε να ενημερώσετε το Υπουργείο για κάποια τροποποίηση).

Η οθόνη παραμένει ανοιχτή ώστε σε περίπτωση που ανεβάσετε επιτόπου το αρχείο στο Υπουργείο, να μπορείτε να πατήσετε άμεσα και το button [Διαβιβάστηκε στο site του Υπουργείου].

Αν κλικάρετε αυτό το button, το αρχείο με τον συγκεκριμένο Μοναδικό Κωδικό Αρχείου Εισαγωγής θα σημανθεί ως απεσταλμένο στο Υπουργείο. Η σήμανση του αρχείου(και των εγγραφών που το συνοδεύουν) ως διαβιβασμένο, παίζει ρόλο στον τρόπο που η εφαρμογή θα διαχειριστεί τις εγγραφές αυτές σε επόμενη αναζήτηση(βλ. παρακάτω οτι παίζει ρόλο σε περιπτωση τροποποίησης).

Το αρχείο που κατεβάζετε έχει την ακόλουθη μορφή:

Παρατηρείτε ότι έχουν συμπληρωθεί αυτόματα στοιχεία όπως ο μοναδικός κωδικός αρχείου εισαγωγής και η περιγραφή που καταχωρήσατε στην αρχή της διαδικασίας. Επίσης οι γραμμές των ειδών έχουν λάβει τις ανάλογες τιμές σύμφωνα με το στήσιμο ώστε να είναι συμβατό με τη γραμμογράφηση που απαιτεί το Υπουργείο.

Περιπτώσεις όπου πρέπει να γίνει τροποποίηση

Υπάρχει περίπτωση να πρέπει να τροποποιήσετε τις κινήσεις που έχετε ενημερώσει στο Υπουργείο (πχ μπορεί να έγινε κάποιο λάθος στην ποσότητα κάποιου είδους στην αρχική καταχώρηση). Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιείτε και πάλι την οθόνη αναζήτησης.

Ανάλογα με τα κριτήρια αναζήτησης, η εφαρμογή εφόσον βρει εγγραφές που έχουν ήδη διαβιβαστεί στο Υπουργείο, αυτόματα θα θεωρήσει οτι το [είδος καταχώρησης] τους αφορά [τροποποίηση υπάρχουσας]. Η αναζήτηση θα φέρει τις ανανεωμένες τιμές(εφόσον έχετε κάνει κάποια αλλαγή στο παραστατικό), ώστε να είστε έτοιμοι να επιλέξετε τις εγγραφές που θέλετε και να φτιάξετε νέο αρχείο. Το αρχείο πλέον θα περιέχει:

• τις εγγραφές με τον ίδιο μοναδικό κωδικό που έχουν ανέβει αρχικά, ώστε να αντιστοιχιστούν σωστά από το Υπουργείο
• τις αλλαγμένες τιμές για τις παραπάνω εγγραφές
• οι εγγραφές αυτές θα έχουν ως είδος δραστηριότητας [τροποποίηση υπάρχουσας], ώστε το Υπουργείο να γνωρίζει ότι το νέο ανέβασμα αφορά αλλαγή.

Σημείωση: όπως έχει ήδη αναφερθεί, μπορείτε να τροποποιήσετε τις εγγραφές και χειροκίνητα. Επομένως, μπορείτε να περάσετε οποιαδήποτε αλλαγή επιθυμείτε(ακόμα και αν δεν προέρχεται από κάποια αλλαγή που κάνατε στο παραστατικό), εξασφαλίζοντας πλήρη ευελιξία.