Σκοπός: Η μελέτη αυτή παρουσιάζει το module [Projects(Έργα)] καθώς και τα απαραίτητα βήματα παραμετροποίησης.

Το module [Projects(Έργα)] δημιουργήθηκε για την ευκολότερη οργάνωση και διαχείριση όλων των projects που καλείται να φέρει εις πέρας μία σύγχρονη επιχείρηση.

Καλύπτει ένα ευρύ φάσμα αναγκών, είτε αυτό αφορά σε έργα συνδεδεμένα με την εμπορική δραστηριότητα μίας επιχείρησης είτε σε έργα που σχετίζονται με την καθημερινή λειτουργία της.

Τι μπορεί να είναι ένα project;
- Μία Ανακαίνιση των γραφείων της επιχείρησης
- Μία Εμπορική Καμπάνια προώθησης
- Η προβολή της επιχείρησης στα Social
- Για έναν μηχανογράφο: ένα Έργο εγκατάστασης ενός μηχανογραφικού συστήματος
- Για έναν αρχιτέκτονα: μία Αρχικτεκτονική μελέτη
- Για έναν Web Developer: μία υλοποίηση ενός site
- Για έναν courier: Η συντήρηση/αναβάθμιση του στόλου

Τι προσφέρει;
- Διαμέριση ενός project σε μικρότερες εργασίες
- Ανάθεση εργασιών σε υπευθύνους
- Παρακολούθηση κατάστασης όλων των εργασιών (Σε εκκρεμόητα, Σε Εξέλιξη, Εκτελέστηκε)
- Μέτρηση χρόνων εκτέλεσης, χρόνων ενασχόλησης ανά χρήστη/εργασία
- Συγκεντρωτική Οικονομική Επισκόπηση Project (Παραστατικά Προμηθευτών Έργου, Παραστατικά πελατών, Αποδείξεις, Προσφορές)
- Συγκέντρωση των αρχείων που αφορούν σε ένα έργο (φωτογραφίες, έγγραφα, pdf)
- Ορισμός και αξιολόγηση των διαδικασιών για την ολοκλήρωση ενός έργου
- Έτοιμες εκτυπώσεις και στατιστικά

Προαπαιτούμενα:

PE.00.016 - Web App Module Projects (Έργα)

Βήματα:

Για τις ανάγκες της παρουσίασης του module, θα χρησιμοποιήσουμε ένα παράδειγμα. Πιο συγκεκριμένα, θα φτιάξουμε ένα project για την Ανακαίνιση του φυσικού καταστήματος μίας εταιρείας πληροφορικής.

Βήμα 1ο: Αρχική Παραμετροποίηση - Δημιουργία Καταστάσεων Έργου/Καταστάσεων Εργασιών/Κατηγοριών Εργασιών

Πριν προχωρήσετε στα παρακάτω βήματα, μπορείτε να εκτελέσετε τον αυτοματισμό [Επαναφορά αρχικών εγγραφών πινάκων (module: Projects(Έργα) )], ώστε να εγκατασταθούν οι προεπιλεγμένες καταστάσεις εργασιών/έργων και κατηγοριών εργασιών.

1. Καταστάσεις Έργου

Στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Έργων->Καταστάσεις Έργων] ορίζετε τις καταστάσεις που θέλετε να έχουν τα έργα σας. Για κάθε μία κατάσταση ορίζετε και την φυσική κατάσταση στην οποία θα είναι το έργο (εκκρεμεί, ακυρώθηκε, εξελίσσεται και εκτελέστηκε).

• Πρότυπη Δραστηριότητα: Η Πρότυπη Δραστηριότητα που θα ενεργοποιηθεί όταν το έργο έρθει στην συγκεκριμένη κατάσταση. Σε αυτήν ο κωδικός {user} ορίζει τον υπεύθυνο του έργου.
• Χρώμα Εμφάνισης: Το χρώμα με το οποίο θα εμφανίζεται το έργο στην λίστα. Το χρώμα αυτό το έχει η στήλη του κωδικού και της κατάστασης.
• Στάδιο: Είναι η φυσική κατάσταση στην οποία θα είναι το έργο

2. Καταστάσεις Εργασιών

Στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Έργων->Καταστάσεις Εργασιών] ορίζετε τις καταστάσεις που θέλετε να έχουν οι εργασίες των έργων σας. Για κάθε μία κατάσταση ορίζετε και την φυσική κατάσταση στην οποία θα είναι η εργασία (εκκρεμεί, ακυρώθηκε και εκτελέστηκε).

Σημείωση: η φυσική κατάσταση των εργασιών σχετίζεται άμεσα με τις στήλες του Kanban Board(βλ. παρακάτω).

• Κατάσταση του Έργου που επηρεάζει: Αν η Εργασία έχει προέλθει από πρότυπο έργο, μπορεί να επηρεάζει την κατάσταση του έργου της. Εδώ ορίζετε την κατάσταση που θα έχει το έργο όταν η Εργασία έχει την συγκεκριμένη κατάσταση.
• Πρότυπη Δραστηριότητα: Η Πρότυπη Δραστηριότητα που θα ενεργοποιηθεί όταν η εργασία έρθει στην συγκεκριμένη κατάσταση. Σε αυτήν ο κωδικός {user} ορίζει τον υπεύθυνο της εργασίας.
• Χρώμα Εμφάνισης: Το χρώμα με το οποίο θα εμφανίζεται η εργασία στην λίστα. Το χρώμα αυτό το έχει η στήλη του κωδικού και της κατάστασης.
• Στάδιο: Είναι η φυσική κατάσταση στην οποία θα είναι η εργασία

3. Κατηγορίες Εργασιών

Στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Έργων->Κατηγορίες Εργασιών] μπορείτε να δημιουργήσετε τις σχετικές κατηγορίες ώστε να ομαδοποιήσετε τις εργασίες των έργων σας.

• Χρώμα Εμφάνισης: Το χρώμα με το οποίο θα εμφανίζεται η κατηγορία στην λίστα. Το χρώμα αυτό το έχει η στήλη του κωδικού και της κατάστασης.

Βήμα 2ο - Δημιουργία Έργου

Στην επιλογή [CRM->Έργα] μπορείτε να δημιουργήσετε νέα έργα και να επεξεργαστείτε τα έργα που έχετε καταχωρήσει. 

• Περιγραφή: Μία σύντομη περιγραφή του.
• Υπεύθυνος: Ο χρήστης που είναι υπεύθυνος για την παρακολούθησή του.
• Συναλλασσόμενος: Ο συναλλασσόμενος που θα τιμολογηθεί για το έργο. 
• Κατάσταση: Η κατάστασή του (καταχωρήθηκαν στο Βήμα#1.1 . Στο screenshot παραπάνω εμφανίζονται και τα ανάλογα χρώματα). Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα κατάσταση, κλικάροντας στο εικονίδιο με το μολυβάκι δεξιά.
• S.B.U.: Η Στρατηγική Επιχειρισιακή Μονάδα (Strategic Business Unit) στην οποία ανήκει το έργο.
• sS.B.U. Έργου: Η υπό Στρατηγική Επιχειρισιακή Μονάδα (sub Strategic Business Unit) στην οποία ανήκει το έργο.
  Σημείωση: για μία εταιρεία πληροφορικής, το S.B.U. μπορεί να είναι: Δημιουργία site, Eγκατάσταση δικτύων, Eγκατάσταση συναγερμών, Φυσικό Κατάστημα/Λιανική πώληση. Στο παράδειγμά μας, καταχωρούμε [Φυσικό κατάστημα/λιανική πώληση]
  
  
• Tab [Περιγραφή Έργου]: Καταχωρείτε την αναλυτική περιγραφή του έργου
  
• Τab [Στόχος Έργου]: Ο στόχος του έργου
• Τab [Στοιχεία Έργου]: Καταχωρείτε διάφορες λεπτομέρειες του έργου π.χ. ο προϋπολογισμός του, ημερομηνίες επιθυμητής έναρξης/παράδοσης κ.α.
• Tab [Εργασίες]: Καταχωρείτε τις εργασίες που σχετίζονται με το έργο (στη συνέχεια, ακολουθεί ανάλυση του tab).
  
  Στο παράδειγμά μας, κάποιες από τις εργασίες που θα μπορούσαν να καταχωρηθούν είναι: Συλλογή Αρχιτεκτονικών προσφορών, Αγορά Υλικών, Βάψιμο, Αναγόμωση πυροσβεστήρων, Εγκατάσταση Διαφημιστικού banner - ταμπέλας κ.ο.κ. ώστε ο χρήστης να παρακολουθεί τα παραπάνω ως ξεχωριστές οντότητες.
• Tab [Δραστηριότητες]: Mπορείτε να καταχωρήσετε δραστηριότητα η οποία θα εμφανιστεί στο [Ημερολόγιο Δραστηριοτήτων] του χρήστη ο οποίος θα οριστεί.
  
  Για τις δραστηριότητες που δημιουργείτε από εδώ, στο tab [Βασικά] και στο πλαίσιο [Εργο-Εργασία] παρατηρείτε ότι το πεδίο [έργο] έχει λάβει απευθείας την τιμή που σχετίζεται με το έργο μέσα από το οποίο δημιουργήθηκε. Επίσης, στο πεδίο [εργασία] μπορείτε να ορίσετε και την εργασία με την οποία σχετίζεται (παρακάτω θα δείτε ότι αυτό γίνεται αυτόματα, εφόσον δημιουργηθεί μια δραστηριότητα απευθείας μέσα από μια εργασία).
  
  
• Tab [Αρχειοθέτηση]: Mπορείτε να ανεβάσετε σχετικά αρχεία με το έργο π.χ. κάποιο pdf ή docx αρχείο. Αναλυτικά τα βήματα εδώ.
• Menu [Ενέργειες]: Από αυτή την επιλογή, μεταξύ άλλων, μπορείτε να δείτε τα εξής:
  
  • Παραστατικά/Παραγγελίες/Αποδείξεις Πελατών
  • Παραστατικά/Παραγγελίες/Αποδείξεις Προμηθευτών
  • Αξιόγραφα/Προσφορές
    τα οποία σχετίζονται με το συγκεκριμένο έργο. Επίσης, αν πατήσετε [νέα καταχώρηση] σε κάποια από τις παραπάνω οθόνες, τότε το συγκεκριμένο έργο ορίζεται αυτόματα ως "συσχετιζόμενο"(πχ στο tab [Λοιπά Στοιχεία] ενός παραστατικού)
    
    Επίσης, μπορείτε να δείτε:
  • Π-αναφορές πχ [Σύνολο ωρών Έργου]
  • Φόρμες εκτύπωσης(μπορεί να γίνει προσαρμογή από το Τεχνικό τμήμα με βάση το template που θα ζητήσει ο τελικός χρήστης)
  • Ιστορικό αλλαγής καταστάσεων του έργου καθώς και την οικονομική του καρτέλα
  • Οικονομική καρτέλα έργου(βλέπετε όλες τις λογιστικές κινήσεις που έχουν γίνει και αφορούν το έργο -προέρχονται από παραστατικά/αποδείξεις κτλ στα οποία έχει οριστεί το συγκεκριμένο έργο-)

Βήμα 3ο - Δημιουργία Εργασιών

Στην επιλογή [CRM->Έργα->Tab Εργασίες] μπορείτε να δημιουργήσετε νέες εργασίες και να επεξεργαστείτε τις εργασίες που έχετε καταχωρήσει. 

• Περιγραφή: Μία σύντομη περιγραφή της εργασίας
• Υπεύθυνος: Ο χρήστης που είναι υπεύθυνος για την παρακολούθησή της.
• Κατάσταση: Η κατάστασή της εργασίας (καταχωρήθηκαν στο Βήμα#1.2 . Στο screenshot παραπάνω εμφανίζονται και τα ανάλογα χρώματα). Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα κατάσταση, κλικάροντας στο εικονίδιο με το μολυβάκι δεξιά.
  
  Σημείωση: Υπενθυμίζεται ότι αν στην καρτέλα της κατάστασης έχει οριστεί "Πρότυπη Δραστηριότητα" , τότε η αλλαγή κατάστασης δημιουργεί νέα Δραστηριότητα στην οθόνη [Ημερολόγιο Δραστηριοτήτων](ανάλογα με το χρήστη που θα ορίσετε να τη δεχτεί) εφόσον η κατάσταση της Εργασίας διαφέρει από την υπάρχουσα.
  
  Κατηγορία Εργασίας: Με τις κατηγορίες των εργασιών μπορείτε να ομαδοποιήσετε τις εργασίες των έργων σας (καταχωρήθηκαν στο Βήμα#1.3) . Στο screenshot παραπάνω εμφανίζονται και τα ανάλογα χρώματα). Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία, κλικάροντας στο εικονίδιο με το μολυβάκι δεξιά.
• Αριθμός εργασίας: Για κάθε εργασία ορίζετε τον Αριθμό της, που αποτελεί τον μοναδικό κωδικό της μέσα στο έργο. Καλό είναι ο αριθμός της εργασίας να δείχνει και την σειρά ενεργοποίησής της. Με αυτόν τον τρόπο, καθώς οι εργασίες εμφανίζονται ταξινομημένες με τον αριθμό τους, έχετε και μία εικόνα της διαδοχής εξέλιξής τους.
  Σημείωση: ο αριθμός εργασίας προκύπτει αυτόματα(παίρνει τον επόμενο διαθέσιμο α.α.). Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να καταχωρήσετε τη δική σας τιμή.
  
  
• Tab [Περιγραφή εργασίας]: Καταχωρείτε την αναλυτική περιγραφή της εργασίας
• Τab [Στόχος Εργασίας]: Ο στόχος της εργασίας
• Τab [Στοιχεία εργασίας]: Καταχωρείτε διάφορες λεπτομέρειες της εργασίας π.χ. ο προϋπολογισμός της, ημερομηνίες επιθυμητής έναρξης/παράδοσης κ.α. Επίσης μπορείτε να ορίσετε αν υπάρχει προηγούμενη εργασία.
• Tab [Δραστηριότητες]: Mπορείτε να καταχωρήσετε δραστηριότητα η οποία θα εμφανιστεί στο [Ημερολόγιο Δραστηριοτήτων] του χρήστη ο οποίος θα οριστεί.
  
  Για τις δραστηριότητες που δημιουργείτε από εδώ, στο tab [Βασικά] και στο πλαίσιο [Εργο-Εργασία] παρατηρείτε ότι τα πεδία [έργο] και [εργασία] έχουν λάβει αυτόματα την τιμή που σχετίζεται με το έργο /εργασία μέσα από το/την οποίο/α δημιουργήθηκε. 
  
  

Για το παράδειγμά μας:
Έστω για την εργασία [Συλλογή Αρχιτεκτονικών προσφορών], καταχωρούμε δραστηριότητες που αφορούν ραντεβού με αρχιτεκτονικά γραφεία.

Με τον ίδιο τρόπο, καταχωρούνται και οι υπόλοιπες δραστηριότητες που αφορούν τη συγκεκριμένη εργασία. Ως αποτέλεσμα, στην οθόνη της εργασίας και στο tab [Δραστηριότητες], εμφανίζεται το άθροισμα των προγραμματισμένων/πραγματικών ωρών για όλες τις δραστηριότητες της.

• Tab [Αρχειοθέτηση]: Mπορείτε να ανεβάσετε σχετικά αρχεία με την εργασία π.χ. κάποιο pdf ή docx αρχείο. Αναλυτικά τα βήματα εδώ.
• Menu [Ενέργειες]: Από αυτή την επιλογή, μεταξύ άλλων, μπορείτε δείτε τα εξής:
  
  • Παραστατικά/Παραγγελίες/Αποδείξεις Πελατών
  • Παραστατικά/Παραγγελίες/Αποδείξεις Προμηθευτών
  • Αξιόγραφα/Προσφορές του έργου που αφορά η εργασία
    τα οποία σχετίζονται με τη συγκεκριμένη εργασία. Επίσης, αν πατήσετε [νέα καταχώρηση] σε κάποια από τις παραπάνω οθόνες, τότε η συγκεκριμένη εργασία ορίζεται αυτόματα ως "συσχετιζόμενη"(πχ στο tab [Λοιπά Στοιχεία] ενός παραστατικού), όπως και το αντίστοιχο έργο που ανήκει.
    
    Επιπλέον, μπορείτε να δείτε το ιστορικό αλλαγής καταστάσεων της εργασίας καθώς και την οικονομική της καρτέλα.

Για το παράδειγμά μας:
Έστω ότι για την εργασία [Αγορά Υλικών], καταχωρούμε παραστατικα προμηθευτή που αφορούν αγορά γραφείων και λοιπού εξοπλισμού. Κάνουμε κλικ στην επιλογή [Ενέργειες->Παραστατικά Προμηθευτών] και στο παράθυρο που εμφανίζεται, κλικάρουμε το σχετικό button για νέα καταχώρηση.

Αυτόματα εμφανίζεται οθόνη καταχώρησης παραστατικού. Προχωράμε στην σχετική καταχώρηση, παρατηρώντας ότι στο tab [Λοιπά Στοιχεία] έχει επιλεχθεί το έργο και η εργασία που επεξεργαζόμαστε.

Καταχωρούμε όλα τα παραστικά, τα οποία εμφανίζονται στη σχετική λίστα.

Βήμα 4ο - Kanban Board

Το Kanban Board δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να αλλάζει με εύκολο τρόπο την κατάσταση στις εργασίες του έργου το οποίο διαχειρίζεται. Το πρώτο βήμα είναι να επιλεχτεί το σχετικό έργο από την επιλογή [Έργα σε Εκκρεμότητα].

Η κατηγοριοποίηση γίνεται σε 3 στήλες:

• Εκκρεμείς Εργασίες
• Σε εξέλιξη Εργασίες
• Εκτελεσμένες Εργασίες

Μπορείτε να μετακινήσετε την κάθε εργασία από στήλη σε στήλη με drag/drop. Η κατηγορία που θα λάβει η κάθε εργασία μετά το drag/drop ορίζεται από την επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Έργων->Βασικές Παράμετροι]

• Κατάσταση "Εκτελεσμένες": Κατάσταση που θα λαμβάνει όταν γίνεται μεταβολή μιας εργασίας μέσω του Kanban Board σε "Εκτελεσμένη"
• Κατάσταση "Σε εξέλιξη": Κατάσταση που θα λαμβάνει όταν γίνεται μεταβολή μιας εργασίας μέσω του Kanban Board σε "Σε εξέλιξη"
• Κατάσταση "Εκκρεμείς Εργασίες": Κατάσταση που θα λαμβάνει όταν γίνεται μεταβολή μιας εργασίας μέσω του Kanban Board σε "Εκρεμμείς Εργασίες"

Τσεκάροντας το πεδίο [Προβολή Περιγραφής] πάνω δεξιά, αυτόματα εμφανίζονται οι περιγραφές που έχετε καταχωρήσει στις εργασίες σας.

Για το παράδειγμά μας:

Έστω ότι μετακινούμε την εργασία [Εγκατάσταση Διαφημιστικού banner - ταμπέλας] στις [Εκτελεσμένες Εργασίες].

Παρατηρούμε ότι αφενός η κατάσταση της εργασίας άλλαξε σε [Εκτελέστηκε] (σύμφωνα με τους ορισμούς που περιγράφησαν παραπάνω), αφετέρου άλλαξε και το χρώμα της εργασίας (λόγω της αλλαγής κατάστασης).

Επιπλέον, αν στη νέα κατάσταση εργασίας έχει οριστεί κάποια [πρότυπη δραστηριότητα], τότε αυτόματα θα έχει δημιουργηθεί και η σχετική εγγραφή στο ημερολόγιο του [παραλήπτη] που έχει οριστεί σε αυτήν. Στο παράδειγμά μας, μπορεί να οριστεί μια [πρότυπη δραστηριότητα] ώστε να ενημερώνεται συγκεκριμένος χρήστης πχ ο Υπεύθυνος της εταιρίας, για κάθε εργασία που εκτελείται, η οποία θα περιέχει το κείμενο [Να ενημερωθεί ο υπεύθυνος για την παραπάνω αλλαγή].

Υπενθυμίζεται ότι οι πρότυπες δραστηριότητες μπορούν να οριστούν από την επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παράμετροι πυρήνα->Πρότυπες Δραστηριότητες]

Αρχειοθέτηση

Σε κάθε έργο και εργασία, μπορείτε να προσθέσετε σχετικά αρχεία μέσα από το ειδικό tab, ώστε να υπάρχει μια πλήρης αρχειοθέτηση, προσβάσιμη οποτεδήποτε και από οπουδήποτε.

Στο σχετικό tab, κάνετε κλικ στο button [Nέα καταχωρηση] ώστε να ανοίξει καρτέλα για την προσθήκη αρχείου.

• Περιγραφή: Ορίζετε την περιγραφή του αρχείου (πχ γραπτή προσφορά του αρχ.γραφείου ARCHITECTS&CO)
• Κατηγορία: Ορίζετε την κατηγορία του αρχείου (πχ ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ)
• Υποκατηγορία: Ορίζετε την υποκατηγορία του αρχείου
• Είδος αποθήκευσης: Επιλέγετε αν το αρχείο θα αποθηκευτεί στο δίσκο ή στην online βάση δεδομένων της εφαρμογής

Για να ανεβάσετε το αρχείο, κάνετε κλικ στο button πάνω δεξιά [Ανέβασμα αρχείου] και τέλος, πατάτε [Καταχώρηση].

Αντίστοιχα, για να κατεβάσετε το αρχείο, διπλοκλικάρετε την επιθυμητή εγγραφή μέσα στο tab [Αρχειοθέτηση] και κάνετε κλικ στο button πάνω δεξιά [Λήψη/Άνοιγμα αρχείου]. 

Αλληλουχίες Δραστηριοτήτων

Το module [Έργα] είναι στενά συνδεδεμένο με το [Ημερολόγιο Δραστηριοτήτων] του CRM. Ένα χρήσιμο εργαλείο των δραστηριοτήτων είναι ο ορισμός Αλληλουχιών.

Από την επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παράμετροι Δραστηριοτήτων->Αλληλουχίες Δραστηριοτήτων] , μπορείτε να ορίσετε ότι όταν καταχωρηθεί για πρώτη φορά μία δραστηριότητα με Συγκεκριμένο [Είδος/Σκοπό/Κατάσταση], θα δημιουργεί αυτόματα μία δραστηριότητα βάση κάποιας [Πρότυπης Δραστηριότητας].

Υπενθυμίζεται ότι ένα σενάριο χρήσης των [Πρότυπων Δραστηριοτήτων] περιγράφεται και παραπάνω, στο βήμα#4 - Kanban Board.

Για το παράδειγμά μας:

Θα μπορούσαμε να ορίσουμε ότι μία δραστηριότητα με:

• Είδος: Συνάντηση με Προμηθευτή
• Σκοπός: Έναρξη Συνεργασίας
• Κατάσταση: Εκτελέστηκε

"πυροδοτεί" τη δημιουργία μίας δραστηριότητας με βάση την πρότυπη [Υπενθύμιση Πληρωμής](με κείμενο πχ "Παρακαλώ όπως προχωρήσετε στην σχετική πληρωμή") στο Λογιστήριο και στον Υπεύθυνο της εταιρείας.

Δηλαδή όταν εκτελεστεί η συνάντηση με τον Προμηθευτή μας(π.χ. το αρχιτεκτονικό γραφείο)με σκοπό την έναρξη της συνεργασίας(δηλαδή να οριστεί η δραστηριότητα που αφορούσε τη συνάντηση με τον προμηθευτή με κατάσταση [Εκτελέστηκε]), θα δημιουργηθεί αυτόματα μία δραστηριότητα στο ημερολόγιο των χρηστών που αφορούν το Λογιστήριο και τον Υπεύθυνο της εταιρείας για την πρώτη πληρωμή.