Σκοπός:

Η μελέτη περιγράφει τις αρχικές ρυθμίσεις καθώς και συγκεκριμένα παραδείγματα ώστε να γίνει κατανοητή η χρήση του module [Συμβάσεις] στο Pegasus Web App. Με το συγκεκριμένο module, μια εταιρία μπορεί να καταχωρεί και να επιβλέπει τις συμβάσεις που έχει συνάψει με τους πελάτες της, να τιμολογεί συγκεκριμένες υπηρεσίες και είδη στο πλαίσιο αυτών των συμβάσεων, να τιμολογεί τις υπηρεσίες που προβλέπονται στις συμβάσεις της σε περιοδικά χρονικά διαστήματα (πχ μηνιαία) κ.α.

Προϋποθέσεις:

Απαιτούνται τα modules [PM.01.01.16 Module Συμβάσεις] και [PM.01.01.22 Module Serial Number].

Αρχικές Ρυθμίσεις:

1. Στην επιλογή [Προϊόντα / Υπηρεσίες->Υπηρεσίες], καταχωρείτε ένα είδος για την τιμολόγηση μιας σύμβασης. Για το είδος αυτό:

• Δίνετε μια χαρακτηριστική περιγραφή πχ [Σύμβαση]
• Στο tab [Παρτίδες-S/N], τσεκάρετε την επιλογή [Παρακολουθεί S/N].
  Σημείωση: Στο ίδιο tab, θα πρέπει να επιλέξετε και έναν μετρητή(αν δεν υπάρχει, δημιουργήστε έναν).
• Ορίζετε %ΦΠΑ 24%. Αν θέλετε, μπορείτε να ορίσετε και συγκεκριμένη τιμή

2. Στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Συμβάσεων->Παράμετροι Συμβάσεων], ορίζετε κάποιες βασικές παραμέτρους όπως οι παρακάτω:

• Παραστατικό Σύμβασης: Το παραστατικό που χρησιμοποιεί η εφαρμογή για την τιμολόγηση των συμβάσεων.
  
  Σημαντική σημείωση: για την περίπτωση της περιοδικής τιμολόγησης, το παραστατικό που θα επιλέξετε θα πρέπει να έχει [ΚΚ αποθήκης] ο οποιος θα κινεί και ποσότητα(και όχι μόνο αξία), ώστε να λειτουργεί σωστά η συγκεκριμένη οθόνη.
  
  
• Παρατηρήσεις Παραστατικού(αφορά την περιοδική τιμολόγηση): Το λεκτικό που θα γραφεί αυτόματα με την καταχώρηση, στις παρατηρήσεις του παραστατικού (πχ το s/n της σχετικής σύμβασης).
• Αιτιολογία Είδους(αφορά την περιοδική τιμολόγηση): Η αιτιολογία που θα γραφεί αυτόματα με την καταχώρηση, σε κάθε είδος του παραστατικού (ο μήνας της συγκεκριμένης περιοδικής τιμολόγησης ολογράφως).
• Το S/N καταχωρείται στο Λεκτικό: Ορίζετε σε ποιό [παραμετρικό λεκτικό] του παραστατικού, θα ενημερώσει η εφαρμογή το S/N της σύμβασης αυτόματα κατά την καταχώρηση (0 για κανένα).
• Ο Μήνας/Έτος καταχωρείται στο Λεκτικό: Ορίζετε σε ποιό [παραμετρικό λεκτικό] του παραστατικού, θα ενημερώσει η εφαρμογή το μήνα/έτος που τιμολογεί αυτόματα κατά την καταχώρηση (0 για κανένα).

Πρότυπες Συμβάσεις:

Στην επιλογή [Toolbox->Εργαλεία Παραμετροποίησης->Παραμετροποίηση Συμβάσεων->Πρότυπες Συμβάσεις], ορίζετε τα διαφορετικά είδη των συμβάσεων που διαθέτει η επιχείρηση.

Στόχος είναι κατά την καταχώρηση μιας σύμβασης ενός πελάτη, ο χρήστης να επιλέγει τη σχετική πρότυπη ώστε να καταχωρούνται οι ρυθμίσεις αυτόματα, για εξοικονόμηση χρόνου.

Στην οθόνη καταχώρησης, μεταξύ άλλων ορίζετε:

• Είδος τιμολόγησης: Το είδος από την αποθήκη που θα τιμολογείται όταν τιμολογείτε την Σύμβαση. Το είδος θα πρέπει να παρακολουθεί και S/N καθώς η σύμβαση δημιουργεί αυτόματα ένα S/N (βλ. βήμα#1).
• Tab [Στοιχεία]:
  • Αρχική Κατάσταση: Η κατάσταση που θα έχει η σύμβαση όταν την καταχωρείτε.
    
  • Κατάσταση Πρότυπης: Η κατάσταση της Πρότυπης. Ορίζει και το αν είναι ενεργή προς επιλογή ή όχι.
  • Μήνες: Η Διάρκεια της σύμβασης σε μήνες. Αν για παράδειγμα μία σύμβαση έχει έναρξη 15/1/2013 και διάρκεια 12 μήνες, τότε η λήξη της θα είναι η 15/1/2014.
• Tab [Υποχρεωτικά S/N Ανά Πρότυπη Σύμβαση]:Ορίζετε αν στην σύμβαση θα πρέπει υποχρεωτικά ο χρήστης να ορίσει S/N ειδών που καλύπτει. Για κάθε S/N πρέπει να ορίσετε την ομάδα του είδους το οποίο έχει το S/N.
• Tab [Είδη Ανά Πρότυπη Σύμβαση]: Τα είδη τα οποία δικαιούται ο πελάτης βάση της σύμβασης (π.χ. 10 ώρες Εργασίας).
• Tab [Ειδικές Τιμές Ανά Πρότυπη Σύμβαση]: Ορίζετε τις Ειδικές τιμές ανά είδος που δικαιούται ο πελάτης της Σύμβασης. Αν τιμολογήσετε ένα από αυτά τα είδη και ορίσετε ότι το παραστατικό ανήκει στη σχετική σύμβαση, τότε το είδος θα ενημερωθεί με αυτή την τιμή.
• Tab [Ειδικές Εκπτώσεις Ανά Πρότυπη Σύμβαση]: Ορίζετε τις ειδικές εκπτώσεις ανά ομάδα είδους που δικαιούται ο πελάτης της Σύμβασης (ισχύει ο,τι και στο προηγούμενο).
• Tab [Λοιπά Πεδία Ανά Πρότυπη Σύμβαση]: Ορίζετε επιπλέον στοιχεία που μπορεί να συμπληρώνονται στην σύμβαση και δεν έχουν προβλεφθεί από την εφαρμογή. Για κάθε στοιχείο - πεδίο, ορίζετε τον τύπο του και το μέγεθός του. Σε αυτή την περίπτωση, τα πεδία θα εμφανίζονται αυτόματα προς συμπλήρωση στη νέα σύμβαση (σαν επιπλέον "παραμετρικά πεδία").
• Tab [Περιοδική Τιμολόγηση]: 
  • Η Σύμβαση Τιμολογείται Εφάπαξ: Αν το τσεκάρετε τότε τιμολογείται και η σύμβαση (σαν είδος και αξία). Στην πραγματικότητα δεν το τσεκάρετε αν δεν χρεώνετε την σύμβαση αλλά χρεώνετε μόνο τις περιοδικές κινήσεις (π.χ. κάθε μήνα την κατανάλωση)
  • Τιμολογείται Περιοδικά: Αν το τσεκάρετε ενεργοποιείται η περιοδική τιμολόγηση των ειδών που καταχωρείτε στην λίστα "Είδη Περιοδικής Τιμολόγησης". Τα είδη αυτά καταχωρούνται αυτόματα στο σχετικό παραστατικό, όταν εκτελείτε την περιοδική τιμολόγηση της σύμβασης.
       Τα είδη μπορούν να είναι πάγια (τιμολογούνται κάθε μήνα), ή όχι. Τα πάγια είδη τιμολογούνται κάθε μήνα με την ποσότητα πάγιας τιμολόγησης που ορίζετε. Στα μη πάγια δίνετε την ποσότητα που θέλετε να τιμολογηθεί κάθε μήνα μέσα από την σύμβαση.
    

Διαδικασία Καταχώρησης:

Παράδειγμα#1 (Ετήσια σύμβαση υποστήριξης με 10% έκπτωση στην αγορά λογισμικού)

1. Καταχωρείτε μια πρότυπη σύμβαση, όπου θα ορίσετε:

• Είδος Τιμολόγησης = Σύμβαση (βλ Αρχικές Ρυθμίσεις#1)
• Tab [Στοιχεία]:
  
  • Μήνες = 12
• Ειδικές Εκπτώσεις ανά Πρότυπη Σύμβαση:
     Καταχωρείτε μια ομάδα είδους, για την οποία θέλετε να ορίσετε τα είδη της να έχουν διαφορετική τιμή όταν τα τιμολογείτε σε πελάτη ο οποίος έχει την παραπάνω ενεργή σύμβαση (πχ αγορά software με έκπτωση 10%).

Σημείωση: κατά την τιμολόγηση, θα πρέπει να επιλέξετε τη σχετική σύμβαση στο tab [Λοιπά Στοιχεία] της οθόνης καταχώρησης του παραστατικού.

• Περιοδική Τιμολόγηση:
  Τσεκάρετε την επιλογή [Η σύμβαση τιμολογείται εφάπαξ].

2. Στην καταχώρηση νέας σύμβασης, επιλέγετε την πρότυπη που δημιουργήσατε στο βήμα#1. Επιπλέον, ορίζετε:

• Περιγραφή πχ το όνομα του πελάτη
• Πελάτης(ERP) = ο πελάτης στον οποίο τιμολογείται η σύμβαση
• Ιδιοκτήτης (CRM): Ο Ιδιοκτήτης της σύμβασης. Μπορεί να είναι διαφορετικός από τον πελάτη (γιατί π.χ. η επιχείρηση τιμολογεί τον πελάτη και αυτός τον τελικό ιδιοκτήτη)
  

Σημείωση: το s/n, η [κατάσταση], η [λήξη σύμβασης], τα [είδη που δικαιούται ο κάτοχος] και οι [ειδικές εκπτώσεις ανά σύμβαση]  προκύπτουν αυτόματα, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που έχουν γίνει κατά τη δημιουργία της πρότυπης σύμβασης.

3. Για να τιμολογήσετε τη σύμβαση, την επιλέγετε από τη λίστα των συμβάσεων και κάνετε κλικ στην επιλογή [Ενέργειες->Παραστατικό Σύμβασης].

Αυτόματα ανοίγει οθόνη καταχώρησης παραστατικού, στο οποίο έχει καταχωρηθεί το [Είδος Τιμολόγησης] που έχετε ορίσει στη πρότυπη που επιλέξατε κατά την καταχώρηση της συγκεκριμένης σύμβασης.

4. Αν τιμολογήσετε τον πελάτη αυτής της σύμβασης με ένα είδος που η ομάδα του ανήκει στις καταχωρημένες [Ειδικές Εκπτώσεις ανά Σύμβαση], αυτόματα η τιμή του είδους θα υπολογιστεί με τη συγκεκριμένη έκπτωση.

Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να επιλεχθεί η σωστή σύμβαση στο tab [Λοιπά Στοιχεία].

Στο παραπάνω παράδειγμα, αρχικά επιλέχθηκε ο πελάτης και η συγκεκριμένη σύμβαση. Στη συνέχεια, καταχωρήθηκε ένα είδος με [τιμή χονδρικής] 200€, το οποίο έχει την ομάδα [λογισμικό(software)]. Η έκπτωση 10% εφαρμόστηκε αυτόματα.

Περιοδική Τιμολόγηση

Παράδειγμα#2 (Διετής σύμβαση παροχής υπηρεσιών security, με μηνιαία τιμολόγηση)

1. Καταχωρείτε μια πρότυπη σύμβαση, όπου θα ορίσετε:

• Είδος Τιμολόγησης = Σύμβαση (βλ Αρχικές Ρυθμίσεις#1)
• Tab [Στοιχεία]:
  
  • Μήνες = 24
• Περιοδική Τιμολόγηση:
  • Τσεκάρετε την επιλογή [Τιμολογείται Περιοδικά]
  • Στο πλαίσιο [Είδη Περιοδικής Τιμ/σης ανά πρότυπη Σύμβαση], δημιουργείτε μια νέα εγγραφή, όπου επιλέγετε το είδος που θα τιμολογείτε ανά μήνα στον πελάτη της σύμβασης. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε ένα είδος [Παροχή Υπηρεσιών Φύλαξης]. Στο πεδίο [Ποσότητα πάγιας τιμολόγησης] καταχωρείτε 1 και τσεκάρετε το [Είναι πάγιο], ώστε το παραπάνω είδος να καταχωρείται αυτόματα και με ποσότητα 1 στο παραστατικό της τιμολόγησης.

2. Στην καταχώρηση νέας σύμβασης, επιλέγετε την πρότυπη που δημιουργήσατε στο βήμα#1. Επιπλέον, ορίζετε:

• Περιγραφή πχ το όνομα του πελάτη
• Πελάτης(ERP) = ο πελάτης στον οποίο τιμολογείται η σύμβαση
• Ιδιοκτήτης (CRM): Ο Ιδιοκτήτης της σύμβασης. Μπορεί να είναι διαφορετικός από τον πελάτη (γιατί π.χ. η επιχείρηση τιμολογεί τον πελάτη και αυτός τον τελικό ιδιοκτήτη)
  

Σημείωση: το s/n, η [κατάσταση], η [λήξη σύμβασης], τα είδη της [περιοδικής σύμβασης] προκύπτουν αυτόματα, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που έχουν γίνει κατά τη δημιουργία της πρότυπης σύμβασης.

3. Η παραπάνω σύμβαση πλέον μπορεί να τιμολογηθεί περιοδικά, κάνοντας κλικ στην επιλογή [Συμβάσεις->Περιοδική Τιμολόγηση]. Παρατηρείτε ότι έχει προεπιλεγμένο το παραστατικό που είχατε ορίσει στις Αρχικές Ρυθμίσεις#2. Επιλέγοντας το σχετικό μήνα/έτος και κάνοντας κλικ στο button [Αναζήτηση], φέρνει αυτόματα την εγγραφή για τη σύμβαση που δημιουργήσατε.

Σημείωση: η αναζήτηση θα φέρνει τη σχετική εγγραφή για κάθε μήνα μέχρι το πέρας της ημερομηνίας λήξης της συγκεκριμένης σύμβασης. 

Για να προχωρήσετε στην τιμολόγηση, επιλέγετε τη σχετική εγγραφή και κάνετε κλικ στο button [Περιοδική Τιμολόγηση Σύμβασης].

Στην οθόνη καταχώρησης παραστατικού που εμφανίζεται, φέρνει αυτόματα το είδος της περιοδικής τιμολόγησης(όπως ορίστηκε στην πρότυπη σύμβαση) καθώς και στο πεδίο [Αιτιολογία], εμφανίζει την τιμή με βάση τον ορισμό που κάνατε στις Αρχικές Ρυθμίσεις#2. Τέλος, στο tab [Λοιπά Στοιχεία] και στο πεδίο [Σύμβαση], έχει επιλεχθεί η σχετική σύμβαση.

Εφόσον ολοκληρωθεί η τιμολόγηση για το συγκεκριμένο μήνα, πλέον η αρχική εγγραφή διαγράφεται από τη λίστα. Επαναλαμβάνετε τα βήματα για κάθε μήνα.

Παράδειγμα#3 (Eτήσια σύμβαση παροχής υπηρεσιών συντήρησης ανελκυστήρα, με διμηνιαία τιμολόγηση)

1. Εκτελείτε τα ίδια βήματα που αναφέρονται και στο παράδειγμα 2.1, με τη διαφορά ότι στην καρτέλα της πρότυπης που θα δημιουργήσετε και στο tab [Στοιχεία], η τιμή στο πεδίο [μήνες] θα είναι 12.

Επίσης, στο [είδος Περιοδικής τιμολόγησης] θα ορίσετε το ανάλογο είδος πχ [Συντήρηση ανελκυστήρα].

2. Όπως και προηγουμένως, εκτελείτε τα ίδια βήματα που αναφέρονται και στο παράδειγμα 2.2 με τη διαφορά ότι στην καρτέλα της σύμβασης που θα καταχωρήσετε και στο tab [Περιοδική Τιμολόγηση], στο πλαίσιο [Εξαιρούνται οι μήνες], θα τσεκάρετε μόνο τους μήνες που δεν θέλετε να γίνεται η τιμολόγηση πχ τους ζυγούς μήνες(Φεβρουάριος, Απρίλιος, Ιούνιος κ.ο.κ.).

3. Για την τιμολόγηση αυτής της σύμβασης, εκτελείτε τα ίδια βήματα που αναφέρονται και στο παράδειγμα 2.3 με τη διαφορά ότι όταν θα κάνετε αναζήτηση, η εγγραφή της συγκεκριμένης σύμβασης δεν θα εμφανίζεται για τους μήνες που επιλέξατε στο προηγούμενο βήμα.

Για τους υπόλοιπους μήνες, θα εμφανίζεται κανονικά.

Επιπλέον Δυνατότητες

1. Στην επιλογή [Συμβάσεις-Ληξιάριο] μπορείτε να δείτε τις συμβάσεις που λήγουν σύμφωνα με το χρονικό διάστημα που θα οριστεί στα κριτήρια αναζήτησης.

Στην συγκεκριμένη οθόνη, μπορείτε να επιλέξετε την επιθυμητή σύμβαση και να κάνετε κλικ στο button [Ενέργειες], επιλέγοντας μεταξύ άλλων:

• Ανανέωση Σύμβασης: Εφόσον έχει προηγηθεί συνεννόηση με τον πελάτη, η συγκεκριμένη επιλογή ανοίγει οθόνη καταχώρησης νέας σύμβασης όπου έχει οριστεί αυτόματα η νέα διάρκεια σύμβασης, όπως επίσης έχει προεπιλεχθεί και ο αριθμός της αρχικής σύμβασης που ανανεώνεται.
• Ιστορικό ανανεώσεων σύμβασης: Εμφανίζει το ιστορικό ανανεώσεων της συγκεκριμένης σύμβασης
• Παραστατικό σύμβασης: Εμφανίζει τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί στο πλαίσιο της συγκεκριμένης σύμβασης(τιμολόγηση εφάπαξ/περιοδική τιμολόγηση/πώληση υπηρεσιών-ειδών συνδεδεμένα με τη σύμβαση κ.ο.κ.)
• Παραγγελία σύμβασης: Ανοίγει η οθόνη καταχώρησης για παραγγελία της συγκεκριμένης σύμβασης με τα επιμέρους στοιχεία (s/n, κόστος κ.α.)

2. Στην επιλογή [Συμβάσεις->Συμβάσεις Πελατών], μπορείτε να δείτε όλες τις συμβάσεις που έχουν καταχωρηθεί. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχετε κάνει στις σχετικές [Καταστάσεις], οι συμβάσεις εμφανίζονται με διαφορετικό χρώμα (πχ πράσινο για έγκυρη/κόκκινο για άκυρη).

Επιλέγοντας τη σχετική σύμβαση και κάνοντας κλικ στο button [Ενέργειες], έχετε πρόσβαση σε επιπλέον λειτουργίες (βλ. παραπάνω).

3. Στην επιλογή [Συμβάσεις->Ατιμολόγητες Συμβάσεις] μπορείτε να δείτε τις ενεργές συμβάσεις που τιμολογούνται εφάπαξ, οι οποίες δεν έχουν τιμολογηθεί. Σκοπός της οθόνης είναι να ελεγχθεί η τιμολόγηση των συμβάσεων, ώστε να μην υπάρχουν ενεργές συμβάσεις πελατών οι οποίες δεν έχουν τιμολογηθεί.

4. Σε όλες τις παραπάνω οθόνες καθώς και στην οθόνη της [Περιοδικής τιμολόγησης], ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει απευθείας μια δραστηριότητα στο CRM με κλικ στο μενού [ενέργειες->Δραστηριότητες]. Η δραστηριότητα που δημιουργείται, συσχετίζεται άμεσα με την επιλεγμένη σύμβαση (η σχετική σύμβαση επιλέγεται αυτόματα στο tab [Βασικά] της δραστηριότητας).

Με αυτή τη δυνατότητα, ένας χρήστης μπορεί πχ να καταχωρήσει μια δραστηριότητα τηλεφωνικής επικοινωνίας μέσα από το [Ληξιάριο] ώστε να ενημερώσει τον πελάτη της σύμβασης για τη λήξη της λίγες μέρες πριν.

Πλέον, αν ο χρήστης κάνει κλικ ξανά στο button [Δραστηριότητες] για την συγκεκριμένη σύμβαση, θα εμφανιστεί η σχετική λίστα. Με κλικ στο [Ενεργειες->νέα καταχώρηση], μπορεί να καταχωρήσει όσες επιπλέον δραστηριότητες θέλει.

5. Στην οθόνη της [Περιοδικής Τιμολόγησης], υπάρχει η δυνατότητα μαζικής τιμολόγησης των μηνιαίων συμβάσεών σας, με πολλαπλή επιλογή εγγραφών. 

Για να ενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία, στη λίστα των ειδών των περιοδικών συμβάσεων κάνετε κλικ στην επιλογή [Ενέργειες->Ενεργοποίηση Πολλαπλής επιλογής] και επιλέγετε με κλικ τις επιθυμητές εγγραφές.

Για να εκτελεστεί η τιμολόγηση, κάνετε κλικ στο button [Περιοδική Τιμολόγηση Σύμβασης]. Τα παραστατικά εκδίδονται αυτόματα χωρίς ενδιάμεση οθόνη και η εφαρμογή εμφανίζει σχετικό μήνυμα περί επιτυχούς ή μη τιμολόγησης ανά επιλεγμένη σύμβαση.

Σημείωση: σε περίπτωση μη επιτυχούς τιμολόγησης, εμφανίζεται και το μήνυμα λάθους για τη σχετική σύμβαση.