Σε αυτόν τον οδηγό θα δείξουμε βήμα προς βήμα το πώς δημιουργούμε π – Αναφορές

Δημιουργία μιας π-Αναφοράς

Αρχικά πάμε στην επεξεργασία των π-αναφορών από [Toolbox -> Επεξεργασία π-Αναφορών]

Στην οθόνη που θα μας εμφανιστεί είτε επιλέγουμε κάποια που προϋπάρχει και κάνουμε αντιγραφή είτε δημιουργούμε μία νέα. Παρακάτω θα δούμε πως δημιουργούμε μία απλή νέα αναφορά. Θα χρησιμοποιήσουμε ως παράδειγμα μια π-Αναφορά ώστε να την περάσουμε στην συνέχεια στην μαζική αποστολή e-mail

Παράδειγμα π-αναφοράς για μαζική αποστολή e-mail

Πρώτο βήμα είναι η εισαγωγή του πίνακα με τον οποίο θα εργαστούμε. Στο παράδειγμά μας είναι ο d65, πίνακας συσχετιζόμενος με τον d00 ο οποίος περιέχει τους συναλλασσόμενους. Πάμε στη καρτέλα “Γενικά στοιχεία” στην οποία θα εισάγουμε τον πίνακα στο αντίστοιχο πεδίο (προσπερνάμε το module το οποίο θα συμπληρωθεί αυτόματα). Επιλέγουμε την κατηγορία και υποκατηγορία, η οποία είναι συνήθως οι Γενικές Αναφορές.

Στην συνέχεια περνάμε στη καρτέλα «Πίνακες». Εκεί θα δούμε ότι υπάρχει ήδη μία εγγραφή με διαδοχή -1 η οποία αναφέρεται στον πίνακα που έχουμε εισάγει ήδη από την προηγούμενη καρτέλα, δηλαδή τον κύριο πίνακά μας. Αν θέλουμε να συσχετίσουμε πίνακες στην αναφορά μας, θα πρέπει να τους εισάγουμε εδώ. Στο παράδειγμά μας χρειαζόμαστε να εισάγουμε στοιχεία από τους συναλλασσόμενους (d00) για να τα εισάγουμε ως κριτήρια αναζήτησης.

Βρίσκουμε λοιπόν τον πίνακα d00 από την αριστερή λίστα και κάνουμε προσθήκη. Αυτομάτως θα δημιουργηθεί η συνθήκη με την οποία θα γίνει η ένωση των πινάκων. Σε περίπτωση που θέλουμε πιο σύνθετη συνθήκη στο join των πινάκων μπορούμε, με διπλό κλιπ στη αντίστοιχη εγγραφή, να κάνουμε αλλαγές.

Στην καρτέλα «Πεδία» θα εισάγουμε όλα τα πεδία εκείνα τα όποια θέλουμε να μας δώσουν πληροφορίες. Είτε με την μέθοδο «drag and drop» είτε με το κουμπί Προσθήκη Πεδίου μπορούμε να φέρουμε από το δεξί μέρος της οθόνης στο αριστερό τα πεδία που μας ενδιαφέρουν. Θα δείτε ότι στο δεξί μέρος της οθόνης που ονομάζεται «Πεδία Πινάκων», έχουμε όλα τα πεδία, όλων των πινάκων που έχουμε εισάγει στα προηγούμενα βήματα. 

Καλό θα είναι να διαλέγουμε έναν Μ.Κ. για να μπορούμε να ανοίγουμε την αντίστοιχη εγγραφή μέσα από την αναφορά. Εμείς θα επιλέξουμε τον ΜΚ και θα δηλώσουμε ότι είναι ΜΚ από τις επιλογές που θα εμφανιστούν αριστερά του πεδίου που κάναμε εισαγωγή. Πατάμε πάνω στο «Όχι» και το κάνουμε «Ναι».

• Tab Πεδία: Εισάγουμε όλα τα πεδία που μας ενδιαφέρει να δούμε απ’ όλους τους πίνακες που έχουμε επιλέξει
• Tab Πεδία ταξινόμησης: προσθέτουμε ποια πεδία θα είναι το κριτήριο για την ταξινόμηση (order by)
• Tab Πεδία ομαδοποίησης: Προσθέτουμε τα πεδία που θα είναι το κριτήριο για να ομαδοποιηθούν τα αποτελέσματά μας. (group by)
• Tab Μεταβλητές από χρήστη: Δημιουργούμε μεταβλητές με τις οποίες μπορούμε αργότερα να εισάγουμε κριτήρια αναζήτησης.
• Tab Συνθήκες Αναζήτησης: Προσθέτουμε σταθερές ή μεταβλητές (συναρτήσει του προηγούμενου tab) ως κριτήριο για την αναζήτησή μας. Επιλέγουμε πεδίο από δεξιά και στήνουμε την συνθήκη.
• Tab SQL Εντολή: Πατάμε Επανεύρεση SQL Εντολή π-Αναφοράς για να μας φτιάξει την SQL Εντολή και να την μεταφέρουμε για να την τροποποιήσουμε δεξιά ή να εισάγουμε μια νέα δεξιά. Το τελευταίο ακυρώνει την SQL Εντολή που δημιουργήσαμε βήμα βήμα και εκτελεί την νέα.

Για να δούμε την αναφορά που φτιάξαμε μπορούμε από [Toolbox->Επεξεργασία π-Αναφορών] να επιλέξουμε με διπλό κλικ την π-Αναφορά μας. Στην περιοχή «Κριτήρια Αναζήτησης π-Αναφοράς» μπορούμε να εισάγουμε τιμές στις πιθανές που μπορεί να έχουμε εισάγει στην αντίστοιχη καρτέλα κατά την διάρκεια της παραγωγής της και στη συνέχεια να πατήσουμε το κουμπί «Αναζήτηση» με το χαρακτηριστικό εικονίδιο για να δούμε τα αποτελέσματα στην ακριβώς από κάτω περιοχή. Τέλος μπορούμε αυτά τα αποτελέσματα να τα εξάγουμε σε αρχείο της μορφής pdf, xml ή csv. Αν θέλουμε κατά την εξαγωγή των δεδομένων σε pdf να μην είναι μεγάλα τα πεδία σε κάθε σειρά, θα πρέπει να ανατρέξουμε στην καρτέλα των πεδίων (3η καρτέλα «Πεδία»). Εκεί, αν κάνουμε δεξί scroll στην αριστερή περιοχή ώστε να εμφανιστούν τα δεδομένα τα οποία δεν βλέπουμε, θα δούμε την στήλη «Μέγεθος» η οποία μας ενημερώνει για το μέγεθος που έχει κάθε πεδίο καθώς και το σύνολο όλων των πεδίων που θα εμφανιστούν και εκτυπωθούν, στο κάτω μέρος της περιοχής. Αυτό το μέγεθος μπορούμε να το αλλάξουμε ώστε τα δεδομένα που θα έρχονται να «κόβονται» για να χωράνε όλοι οι χαρακτήρες στην ίδια γραμμή. Παρακάτω μπορείτε να δείτε πως εμφανίζεται σε ένα τυπικό παράδειγμα.

Παράδειγμα π-αναφοράς για έλεγχο των downloads χρηστών

Μια ακόμα ιδιαίτερα χρήσιμη λειτουργία των π-Αναφορών είναι η παραγωγή αθροισμάτων. Μπορούμε να δημιουργήσουμε διάφορα σύνολα τα οποία θα εμφανίζονται στις αντίστοιχες οθόνες, όπως πχ το διαθέσιμο υπόλοιπο προϊόντος αν αποθηκευτικό χώρο, οι πόντοι ενός πελάτη ή οι συνολικές μεταφορτώσεις (downloads) ανά χρήστη, το οποίο θα είναι και το παράδειγμά μας.

Ξεκινάμε όπως και στο προηγούμενο παράδειγμα να φτιάξουμε μια νέα π-Αναφορά. 

Αρχικά θα βάλουμε το module crm001, όπως και στο προηγούμενο παράδειγμα,  κύριο πίνακα d00 και θα επιλέξουμε το «Συμμετέχει στις Δράσεις του Βασικού» ώστε να μπορούμε αμέσως να εμφανίσουμε την αναφορά στη λίστα των συναλλασσόμενων. Για τους σχετιζόμενους πίνακες μας ενδιαφέρουν: ο hdow04, ο οποίος περιέχει το ιστορικό των downloads αλλά και ο πίνακα hdow02 ο οποίος περιέχει τα αρχεία downloads. Έτσι στο δεύτερο βήμα θα προσθέσουμε τους εν λόγω πίνακες και στο 3ο (καρτέλα Πεδία) τα πεδία που μας ενδιαφέρουν. Για να βγάλουμε σωστά τα αθροίσματα ανά αρχείο, πέρα από τα Όνομα, Επώνυμο, όνομα αρχείου και ΜΚ Συναλλασσόμενου, θα πρέπει να ορίσουμε τον ΜΚ των αρχείων download (hdow02.nr01) το οποίο θα το μετρήσουμε για να δούμε πόσες φορές κατέβασε ο χρήστης το εκάστοτε αρχείο. Αυτό θα γίνει επιλέγοντας το εικονίδιο της επεξεργασίας, αφού πρώτα επιλέξουμε το πεδίο που μόλις βάλαμε από την δεξιά στην αριστερή στήλη. Στην οθόνη που θα μας εμφανιστεί εισάγουμε στο πεδίο «Πρότυπη έκφραση πεδίου»: COUNT και επιλέγουμε «Να εμφανίζει το άθροισμα» ώστε να μας εμφανίσει και τα συνολικά downloads που έχει κάνει. Στο παράδειγμά μας έχουμε ορίσει ο κωδικός του συναλλασσόμενου να είναι κρυφός.

Στην παραπάνω εικόνα έχουμε ορίσει νέο Τίτλο για το πεδίο μας ώστε να το ξεχωρίζουμε. Επίσης δεν ξεχνάμε να επιλέξουμε ότι το ΜΚ του συναλλασσόμενου είναι το ΜΚ του κύριου πίνακα ώστε όταν εκτελούμε την π-Αναφορα να μας εμφανίζει τον εν λόγω συναλλασσόμενο με διπλό κλικ πάνω στην εκάστοτε εγγραφή.

Στη συνέχεια θα ορίσουμε στα πεδία ομαδοποίησης το «group by» που θέλουμε να γίνεται. Στο παράδειγμα μας, θέλουμε να μας εμφανίζεται το κάθε αρχείο 1 φορά, ανεξάρτητα το πόσες φορές το έχει κατεβάζει ο κάθε χρήστης, γι’ αυτό θα κάνουμε μια ομαδοποίηση ανά αρχείο από τον πίνακα του ιστορικού (hdow04.hdow02) και ανά  συναλλασσόμενο το ιστορικού (hdow04.d00).

Στο πέμπτο βήμα θα ορίσουμε μεταβλητή για να μπορούμε να εισάγουμε τον κωδικό κάθε συναλλασσόμενου. Κάνουμε προσθήκη νέας μεταβλητής της οποίας ο Τίτλος θα είναι Μ.Κ. CRM και o κωδικός της μεταβλητής θα είναι d00nr, θα είναι τύπου Αριθμός (Ν). Επιπλέον θα επιλέξετε από τον πίνακα (d00) στο «Επιλογή από πίνακα», το πεδίο (nr01) και ποιο πεδίο θέλετε να είναι ορατό (p19) στο «Εμφάνιση πεδίου».

Στη συνέχεια προσθέτουμε τις συνθήκες αναζήτησης. Σε αυτές θα πρέπει να βάλουμε ότι ο μοναδικός κωδικός του συναλλασσόμενου θα δίνεται από την μεταβλητή που φτιάξαμε προηγούμενος. Μεταφέρουμε το πεδίο d00.nr01 από δεξιά στα αριστερά και αφού πατήσουμε επεξεργασία εμφανίζεται το παράθυρο στο οποίο θα βάλουμε τον τελεστή (=) και την τιμή την οποία θα την βρούμε με αναζήτηση μεταβλητής (αυτή που βρήκαμε πιο πάνω). Επιπλέον θα φέρουμε από τον πίνακα του ιστορικού (hdow04) το d00 στο οποίο θα βάλουμε τελεστή > και τιμή 0 ώστε να μην έρχονται αποτελέσματα τα οποία έχουν κάνει  download επισκέπτες του site.

Είμαστε έτοιμοι να αποθηκεύσουμε την π-Αναφορά. Στη συνέχεια μπορούμε να την ελέγξουμε πηγαίνοντας στη λίστα των συναλλασσόμενων και αφού έχουμε επιλέξει τον χρήστη που μας ενδιαφέρει μπορούμε να επιλέξουμε «π-Αναφορές» ή από το μενού των ενεργειών ή από τα κουμπιά τα οποία βρίσκονται δίπλα του. Τότε θα μας εμφανιστεί το παράθυρο επιλογής της π-Αναφοράς που θέλουμε να εκτελέσουμε, θα επιλέξουμε αυτή που μόλις φτιάξαμε και θα μεταφερθούμε στην οθόνη της, η οποία θα μας έχει φέρει τα αποτελέσματα που θέλουμε.