Συμβόλαια με Τουριστικά Πρακτορεία (Allotment, Commitment κτλ) : Δημιουργία Εγγραφής & Διαχείριση

#Κερδίστε Πιστούς Πελάτες  #Η Ιδανική Επιλογή Κάθε Επιχείρησης Φιλοξενίας #Πρόσβαση 24/7/365 #Χωρίς Περιορισμούς σε Χρήστες

Σκοπός: Στην Μελέτη αυτή παρουσιάζεται αναλυτικά η Διαδικασία Καταχώρησης Συμβολαίων και η σχετική παραμετροποίηση που απαιτείται στη εφαρμογή, καθώς και η πρακτική λειτουργία τους στη καθημερινή εργασία της Reception.  

Μπορείτε να δείτε τη σχετική Video Παρουσίαση εδώ  

Τι ορίζουμε ως Συμβόλαιο;   Μία ειδική τιμολογιακή πολιτική που εφαρμόζεται αυτόματα σε Κρατήσεις οι οποίες ανήκουν σε συγκεκριμένο Ταξιδιωτικό Πρακτορείο. Σε συτή τη κατηγορία ανήκουν και οι περιπτώσεις όπου έχουμε κρατήσεις από Κανάλια  (Channels) τα οποία χρεώνουν με προμήθεια τον Διαμένοντα.  

Βήμα 1: Ορίζουμε τα Στοιχεία Πελάτη για κάθε Τουριστικό Πρακτορείο ή Κανάλι. [Πελάτες -> Διαχείριση Πελατών -> Νέος Πελάτης] . Συμπληρώνουμε τα στοιχεία. Σε περίπτωση που έχουμε Μη Ελληνικό ΑΦΜ, συμπληρώνουμε κανονικά το VAT number και επιλέγουμε  με  √  ΔΕΝ ΕΛΕΓΧΟΥΜΕ ΑΦΜ & ΔΕΝ ΣΥΜΜΕΤΕΧΕΙ στη Μηνιαία ΚΦΣ από το tab Λογιστήριο.  Τέλος Καταχώρηση. 

Βήμα 2: [Ενέργειες -> Στοιχεία Πελάτη Hotel] Ορίζουμε το Τιμοκατάλογο του πελάτη πχ Γραφεία  ή Ιδιώτες καθώς και το Χρώμα που θα εμφανίζονται οι κρατήσεις του πελάτη στο Πλάνο Δωματίων.

Βήμα 3: Για κάθε Πελάτη μέσα από [Ενέργειες -> Συμβόλαια Πελάτη] καταχωρούμε τα σχετικά συμβόλαια.  Έχουμε τη δυνατότητα αντιγραφής εφόσον κάποια συμβόλαια φέρουν ομοιότητες μεταξύ τους.  [Ενέργειες- Αντιγραφή] 

Δίνουμε Περιγραφή και αν επιθυμούμε Κατηγορία Συμβολαίων. Επιλέγουμε με  √ Ενεργό.  

[Λεκτικά Συμβολαίου]

Καταχωρούμε τα Λεκτικά του Συμβολαίου όπως θα εμφανίζονται σε μία Κράτηση. πχ Λεκτικό Ενήλια 1: Βασικός Διαμένοντας ή Λεκτικό Παιδιού 1: Παιδί 0-4. 

[Τιμές Δωματίων]

Καταχωρούμε τις τιμές ανά Τύπο Δωματίου.  Ακολουθούμε τη λογική της Μελέτης εδώ Βήμα 2.  Προσοχή: Σύνολο ατόμων = για να ενεργοποιηθεί ο τιμοκατάλογος θα πρέπει η κράτηση να έχει τόσα άτομα όσα έχετε ορίσει. πχ για Δίκλινο = 2 άτομα.   Ισχύει για ενήλικες μέχρι και = θέτουμε το όριο των ενηλίκων που μπορεί να διαμείνει στο δωμάτιο και για το οποίο θα ισχύει η τιμή δωματίου.

Αναλυτικότερα όταν έχουμε Τιμές Δωματίων ανά Περίοδο που είναι και η συνήθης πρακτική, ακολουθούμε τις παρακάτω οδηγίες:

Η Βασική Τιμή Δωματίου υπολογίζεται ως εξής: Βασική Τιμή = Τιμή Δωματίου + (Ενήλικες με μέγιστο το "Ενήλικες μέχρι και") * Τιμή Ενήλικα. Επιπλέον αυτής προστίθενται:

• [Πλήθος Παιδιιών ανά Τύπο] * Ποσό 
• [Πλήθος Ενηλίκων ανά Τύπο] * Ποσό 
• [Πλήθος  Επιπλέον Ενηλίκων ανά Τύπο] * Ποσό όπου οι Επιπλέον Ενήλικες είναι το πλήθος που ξεπερνάει το "Ενήλικες μέχρι και" αν αυτό είναι διαφορετικό του μηδέν.  

Συνεπώς ορίζουμε :

1. Περίοδος
2. Τιμή Δωματίου ή Τιμή Ενήλικα (ισχύει μέχρι το όριο που έχουμε θέσει στο πεδίο "Ενήλικες μέχρι και"
3. Ημέρες Κράτησης (πριν την Άφιξη): πόσες ημέρες πριν την άφιξη θα πρέπει να γίνει η κράτηση ώστε να ισχύει η τιμή του δωματίου. Αν η κράτηση πραγματοποιηθεί σε μικρότερο διάστημα βγαίνει ανάλογο μήνυμα στη καταχώρησή της.  
4. Πλήθος Δωματίων: Για κάθε τιμή - (είδος δωματίου και περίοδο) δίνετε το πλήθος των δωματίων που έχετε ορίσει ότι αφορά. Το πλήθος των δωματίων εμφανίζεται στο Πλάνο ανά Τύπο Δωματίου.  Με το τρόπο μπορείτε να δείτε τη "πληρότητα" του συμβολαίου σε μία περίοδο μέσα από το Πλάνο.  

[Τιμές Υπηρεσιών]

Καταχωρούμε τις τιμές των Υπηρεσιών.  Ακολουθούμε τη λογική της Μελέτης εδώ 

[Special Offers - Ποινές Ακύρωσης]

Ορίζουμε τις Ειδικές Προσφορές και τις Ποινές Ακύρωσης που ισχύουν για το συγκεκριμένο Συμβόλαιο και τις οποίες έχουμε ήδη καταχωρήσει ακολουθώντας τις οδηγίες στις αντίστοιχες μελέτες εδώ & εδώ

[Ενδεικτική Κράτηση Συμβολαίου]

Όταν μία κράτηση προέρχεται από Συμβόλαιο με τουριστικό πρακτορείο τότε πραγματοποιούμε τους παρακάτω ορισμούς στα Λοιπά Στοιχεία. 

• Τιμολογούμενος: Το Τουριστικό Γραφείο
• Τιμοκατάλογος: Γραφεία 
• Συμβόλαιο: Επιλέγουμε το Συμβόλαιο 
• Εάν επιθυμούμε την έκδοση Μαζικού Παραστατικού για τη Διαμονή τότε επιλέγουμε με  √ το σχετικό checkbox.  Βλέπε Μαζική Τιμολόγηση εδώ

Η κράτηση θα καταχωρηθεί στο Πλάνο Δωματίων με το χρώμα που επιλέξαμε στο Βήμα 2. Οι κρατήσεις από άλλα Τουριστικά Πρακτορεία εμφανίζονται με το αντίστοιχο χρώμα που έχουμε επιλέξει κατά τη καταχώρηση των Συμβολαίων τους.   Στο πλάνο μπορούμε να επιλέξουμε εάν επιθυμούμε να εμφανίζονται : ο Πελάτης [Διαμένοντας] ή ο Τιμολογούμενος  [Τουριστικό Πρακτορείο] ή και οι δύο.  Δεν ξεχνάμε το refresh για την ανανέωση του Πλάνου.  

Βήμα 4: Αναφορές Ξενοδοχείου 

• [Λίστα Αναφορών -> Αναφορές Ξενοδοχείου -> Σύνολο Κρατήσεων - Διανυκτερεύσεων Ανά Τιμολογούμενο] . Καθορίζουμε Ημερομηνίες Από - Εώς και Αναζήτηση.  Στη συνέχεια μπορούμε να κάνουμε export σε μορφή αρχείου που επιιθυμούμε.  

Ανακαλύψτε το εύρος των Αναφορών του Pegasus eHotel Web App: 

• [Λίστα Αναφορών -> Αναφορές Ξενοδοχείου -> Reception -> Αφίξεις/Διαμονές/Αναχωρήσεις/Σύνολα Δωματίων & Ατόμων ανά Τιμολογούμενο σε περίοδο]
• [Λίστα Αναφορών -> Αναφορές Ξενοδοχείου -> Reception -> Κάλυψη από Συμβόλαιο]
• [Λίστα Αναφορών -> Αναφορές Ξενοδοχείου -> Λογιστήριο -> Προφόρμα Γραφείου] Υπολογίζει το πληρωτέο ποσό για όλες τις κρατήσεις που καταχωρήθηκαν στην περίοδο των κριτηρίων. Προαιρετικά, μπορείτε να δώσετε Ref Number, για να περιορίσετε τα αποτελέσματα της αναφοράς. Μπορείτε να εκτυπώσετε την αναφορά σε PDF. Στην τελευταία σελίδα, υπολογίζεται και το σύνολο του πληρωτέου ποσού από όλες τις κρατήσεις.

[Κρατήσεις από Κανάλια Channels]

Για να ισχύσουν τα παρακάτω θα πρέπει να ορίσουμε τις σχετικές Κατηγορίες Κρατήσεων εδώ [Toolbox -> Εργαλεία Παραμετροποίησης -> Παράμετροι Hotel -> Κατηγορίες Κρατήσεων Διαμονών]  και στη συνέχεια να δώσουμε Κατηγορία Κράτησης σε κάθε κράτηση που καταχωρούμε.  

Στη περίπτωση που έχουμε κρατήσεις όπου ο διαμένοντας πληρώνει προμήθεια στη πλατφόρμα Κρατήσεων πχ Booking.com, τότε μπορούμε να κάνουμε χρήση της αναφοράς: [Λίστα Αναφορών -> Αναφορές Ξενοδοχείου -> Λογιστήριο -> Σύνολα Ανά Κατηγορία Κράτησης σε Περίοδο]

Επίσης εξαιρετικό είναι το γράφημα [Λίστα Αναφορών -> Αναφορές Ξενοδοχείου -> Reception -> Σύνολα Ανά Κατηγορία Κράτησης σε Περίοδο]

Το Τμήμα Marketing & Πωλήσεων Παραμένει στην Διάθεση σας για Οποιαδήποτε Απορία!